Guía: todo lo que debes saber sobre el POS Electrónico

¿Sabías que ahora es obligatorio implementar el POS Electrónico en tu negocio y que las facturas en papel dejarán de ser válidas? Así es: la DIAN expidió una nueva resolución que regula la expedición y emisión de documentos soporte electrónicos. Por eso, es importante que conozcas qué cambia y cómo cumplir con esta obligación. Sigue leyendo, infórmate y toma nota, porque dejarlo pasar puede generarte sanciones y complicaciones innecesarias.

¿Qué es un POS electrónico y cómo funciona?

Un Punto de Venta (POS) Electrónico es un sistema automatizado que permite registrar y soportar las ventas de tu negocio de forma ágil y segura. Facilita el cobro de pagos en efectivo, con tarjeta débito o crédito, y además almacena la información de cada transacción. Esto ayuda a llevar un mejor control de las ventas, el inventario y la contabilidad y a generar reportes útiles para la gestión del negocio.

¿Cuándo entra en vigencia?

De manera gradual, a lo largo de 2024, los responsables que expidan tiquetes o boletas de máquina registradora con Sistema POS y otros documentos equivalentes a la factura de venta deberán hacerlo de forma electrónica.

Con este fin, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) amplió los plazos para la generación y transmisión electrónica de estos documentos mediante la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, la cual modificó las fechas inicialmente establecidas en la Resolución 165 de 2023.

Plazos para pasarse a POS electrónico

1. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con Sistema POS, de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.

¿Quiénes están obligados a facturar con POS electrónico?

Según lo establecido por la DIAN, las personas obligadas a facturar con Sistema POS electrónico son:

1. Los responsables del Impuesto Sobre las Ventas (IVA).
2. Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3, del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 61 8-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de tributación, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.

Quiénes NO están obligados a facturar con POS electrónico

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsables del Impuesto Sobre las Ventas (IVA).
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-1 3 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para no ser responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto Sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas – IVA.

Conoce los valores UVT para 2026.

¿Qué pasará con la factura POS?

Durante el año 2024, la DIAN estableció que aquellos que emitan recibos de caja registradora con Sistema POS y otros documentos similares a la factura de venta deberán realizar dichas transacciones de forma electrónica. Es decir, a partir de 2024 desaparecieron las facturas en papel.

Diferencias entre documento equivalente POS y POS Electrónico 

Beneficios de implementar un POS Electrónico en tu negocio

1. Evita sanciones

En Colombia, la facturación electrónica es obligatoria para muchos negocios. Un POS Electrónico te ayuda a cumplir con este requisito de forma sencilla y segura, evitando multas y sanciones por incumplimiento.

2. Factura electrónicamente

Permite emitir facturas electrónicas cumpliendo con todos los lineamientos de la DIAN, como la validación previa, la generación del archivo XML, la inclusión del código QR para verificación y la asignación del CUFE.

3. Disminuye errores

Al automatizar procesos clave, el POS Electrónico disminuye los errores humanos, lo que se traduce en ahorro de tiempo, mayor precisión y menos reprocesos.

4. Mejora tu servicio al cliente

Agiliza las transacciones, reduce los tiempos de espera y ofrece una experiencia de compra más rápida y eficiente. Los cálculos automáticos del software te permiten atender a tus clientes de forma ágil y profesional.

5. Mejor control de ventas e inventario

Facilita la organización de productos y servicios, los ajustes y los recuentos físicos, permitiéndote llevar un control detallado del inventario, prevenir pérdidas y optimizar la gestión del stock.

6. Mayor seguridad

Las facturas electrónicas se transmiten y almacenan de forma encriptada, lo que protege la información de accesos no autorizados y garantiza la integridad de los datos.

7. Reportes en tiempo real

Accede a informes como el reporte de ventas diarias para analizar transacciones, identificar tendencias y hacer un seguimiento preciso de los ingresos, apoyando la toma de decisiones estratégicas para el crecimiento de tu negocio.

Lee también: Resolución 165 de noviembre de 2023: ¿Qué es y cómo funciona el tiquete de máquina registradora con Sistema POS?

Es momento de cumplir con la Resolución 000165 y Siigo te ayuda a hacerlo

La facturación electrónica ilimitada tiene varios beneficios para tu negocio. En primer lugar, te permite cumplir con la resolución 000165 de forma sencilla y sin complicaciones legales. Solicitar la resolución de factura electrónica es un proceso sencillo que te permitirá cumplir con lo establecido por la DIAN. Incluso si ya utilizas factura electrónica, la implementación del documento equivalente electrónico es opcional, lo que simplifica aún más la gestión de tus documentos fiscales.

Además, la facturación electrónica agiliza y automatiza la emisión de los documentos, lo que te permite ahorrar tiempo y enfocarte en lo que realmente importa: tu negocio. También te brinda mayor seguridad al proteger tu información y la de tus clientes. Utiliza mecanismos electrónicos confiables que garanticen la integridad y autenticidad de los datos.

Cómo elegir un sistema de facturación POS adecuado para tu negocio

Al momento de seleccionar un POS Electrónico, es clave tener en cuenta las necesidades específicas de tu empresa y elegir una solución que se adapte a la operación diaria.

• Considera el tamaño de tu negocio

Evalúa el volumen de ventas y las funcionalidades que necesitas para optimizar tus procesos. Pregúntate si requieres integración con herramientas de gestión empresarial o si necesitas ofrecer múltiples medios de pago para tus clientes.

• Evalúa las funcionalidades necesarias

Con la evolución de la facturación electrónica, es fundamental elegir un POS que garantice seguridad, eficiencia y una experiencia positiva tanto para tu equipo como para tus clientes. La personalización de facturas, la automatización contable y el control de ventas son características clave a considerar.

• Define tu presupuesto

Analiza cuánto puedes invertir y busca un Sistema POS que ofrezca el mejor equilibrio entre precio y funcionalidades. No siempre la opción más económica es la más conveniente: lo ideal es que la herramienta se ajuste a tus necesidades actuales y te acompañe en el crecimiento de tu negocio.

• Reputación del proveedor

La trayectoria del proveedor es un factor decisivo. Investiga qué tan reconocido es en el mercado, la calidad de su soporte y la experiencia de otros usuarios. Elegir un proveedor confiable te dará la tranquilidad de contar con un sistema estable y un respaldo oportuno cuando lo necesites.

Tomar una decisión informada al elegir tu POS Electrónico te permitirá optimizar la gestión de ventas, cumplir con la normativa vigente y fortalecer la operación de tu negocio a largo plazo.