Qué es un Sistema POS y cómo funciona: te contamos todo lo que debes saber

¿Tienes un negocio y quieres potenciar tu proceso de ventas? Entonces, implementar este sistema es la respuesta y en este artículo te contamos qué es un Sistema POS, cómo funciona y mucho más. Así que lee detalladamente: es hora de adentrarte en el mundo digital e impulsar tu negocio.

¿Qué significa POS?

Es un Sistema de Punto de Venta o, por sus siglas en inglés, Point of Sales, el cual, dentro del ecosistema digital de las empresas, se define como una herramienta tecnológica que permite realizar las operaciones de venta y atención al cliente en un negocio.

Por lo general, este tipo de sistemas puede ser instalado en un centro de cómputo o funcionar directamente en la Nube; esto depende de cada negocio y de las necesidades de atención al cliente que se requieran.

Cómo ha evolucionado el Sistema POS

Hace más de 53 años, cuando hablábamos de Punto de Venta nos referíamos al sitio físico donde se realizaban las operaciones de venta, que por lo general constaba de un local, un mostrador y la caja registradora donde los clientes elegían qué iban a comprar y entregaban al cajero el producto más la cantidad en efectivo del valor del mismo.

Luego, aproximadamente para la década de los 70, la caja registradora se empieza a fusionar con los ordenadores y el Punto de Venta empieza una transformación tecnológica importante en la que se centralizan los procesos operativos, de venta, promociones y financieros del negocio. Adentrándose así en una ola tecnológica que no parecía acabar; por el contrario, a medida que avanza, introduce en su modalidad POS códigos de barras para la lectura de los productos, novedosas interfaces gráficas para los 80 y 90 o pedidos online para el inicio del nuevo siglo.

En este sentido, tras el avance del siglo, estalla una revolución digital que pretende agilizar los procesos de compra y hacer que el cliente tenga una mejor experiencia en la adquisición de productos o servicios.

Por lo que ha convertido el proceso de pago tradicional en toda una apuesta digital que transforma la tradicional tienda o punto de venta físico en un Sistema POS electrónico capaz de funcionar en tabletas, computadoras, teléfonos móviles y demás dispositivos; dando lugar a un nuevo concepto, el e-commerce o comercio en línea, donde se integran los sistemas y se garantiza una mejor experiencia de usuario.

Hoy, el proceso de venta y pago sigue siendo el aspecto central de cualquier Punto de Venta o Sistema POS, solo que tiene mayor tecnología y el cliente puede elegir qué comprar sin necesidad de estar en el punto físico de la tienda, o si está allí, el proceso se hace más sencillo y rápido mediante un dispositivo electrónico portátil.

Cómo funciona el Sistema POS

Por lo general, el Sistema POS como el de Siigo es un sistema que funciona en la Nube, es decir, en Internet, y ya no requiere de tediosas instalaciones o equipos robustos para que pueda funcionar; además, es ideal que el proveedor tecnológico que contrates para tal fin te garantice un funcionamiento totalmente online y offline, para que, si la conexión a la web llega a fallar, puedas seguir trabajando sin inconvenientes.

Así las cosas, el funcionamiento de un Sistema POS deberá contar con elementos mínimos dentro de su estructura para que pueda funcionar debidamente.

1. La persona elige el producto o servicio que desea adquirir.
2. El encargado del Punto de Venta registra la compra.
3. El Sistema POS habilita un espacio para poner los datos del cliente; aquí puedes poner a la persona como cliente frecuente o favorito para que la próxima vez sea mucho más sencillo facturar.
4. El producto o servicio puede ser registrado por foto o a través de un lector de código de barras para que el proceso sea más sencillo.
5. El sistema muestra el precio y va agregando productos, calcula el valor final y muestra los medios de pago.
6. Se registra el pago.
7. El sistema expide la factura electrónica o tirilla de soporte de la compra, según sea el caso, y el proceso termina.

A continuación, te mostramos el funcionamiento del Sistema POS de Siigo para que te hagas una idea de cómo se ve una interfaz POS.

Tipos de Sistema POS

A continuación, te presentamos una variedad de Sistemas de Punto de Venta con características únicas que se ajustan a las particularidades de cada negocio.

POS tradicional

Sistema que se compone de una terminal física conectada a una caja registradora y otros dispositivos como impresoras y escáneres. Es perfecto para pequeñas empresas que no necesitan una gestión avanzada del inventario.

POS móvil

Este sistema te brinda la oportunidad de emplear un dispositivo móvil, ya sea una tableta o un smartphone, como tu Punto de Venta. Resulta especialmente beneficioso para negocios que requieren flexibilidad y movilidad, como restaurantes, eventos o tiendas ambulantes.

POS en la Nube

Un Sistema POS en la Nube lmacena todos los datos de forma segura en Internet, brindando la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet.  Es la solución perfecta para empresas con múltiples sucursales o para dueños que desean supervisar su negocio en tiempo real.

POS integrado

Estos sistemas están pensados para trabajar de la mano con otras herramientas empresariales, como software de gestión de inventario o programas contables, lo que permite una automatización y eficiencia superiores en la gestión del negocio.

POS especializados

Hay sistemas de punto de venta especializados para diversas industrias, como la gastronomía y el comercio al por menor. Estos sistemas brindan funciones y características adaptadas a las necesidades específicas de cada sector.

Cómo mejora un Sistema POS el control de inventario y la eficiencia operativa

Una de las grandes ventajas de implementar un Sistema POS en tu tienda es la posibilidad de llevar un control de inventario en tiempo real. Gracias a la automatización que ofrecen estas plataformas, cada venta registrada se descuenta automáticamente del inventario, lo que permite mantener un seguimiento constante del stock sin necesidad de controles manuales.

Además, los sistemas POS más avanzados generan alertas de bajo inventario, identifican productos de alta rotación y permiten anticiparse a la reposición de mercancía. Esto evita tanto la ruptura de stock como la sobrecompra innecesaria, optimizando la gestión de almacenes.

Incluso, muchos sistemas POS pueden integrarse con plataformas de compras o proveedores, facilitando la automatización de pedidos cuando ciertos productos llegan a un umbral mínimo. Todo esto contribuye a una operación más eficiente, reduce los errores humanos y permite que el personal enfoque su tiempo en tareas más estratégicas.

Para qué sectores se recomienda usar un Sistema POS

Los sectores económicos en los que más se recomienda utilizar un Sistema POS son los negocios minoristas o tiendas, hoteles, restaurantes, bares, tiendas de ropa y aerolíneas. Así que si tu pyme está dentro de estos sectores, lo ideal es que implementes un Sistema POS que te permita gestionar tu negocio en cualquier momento y lugar al sistematizar tu proceso de venta.

Siigo: tu aliado para cumplir con la Resolución 000165 sin problemas

Siigo te ofrece un Sistema POS completo para que cumplas con la Resolución 000165 de manera fácil y segura:

• Facturación electrónica ilimitada: emite facturas electrónicas sin restricciones, incluyendo el Documento Equivalente Electrónico.
• Cumplimiento legal simplificado: olvídate de procesos complejos. Siigo te guía paso a paso para que cumplas con los requisitos de la DIAN sin complicaciones.
• Beneficios que impulsan tu negocio:
  ¡Adopta la innovación y disfruta de los beneficios de Siigo!
  • Agilidad: automatiza la emisión de facturas y ahorra tiempo para enfocarte en lo que realmente importa.
  • Seguridad: protege tu información y la de tus clientes con los más altos estándares de seguridad.
  • Precisión: minimiza errores y reprocesos gracias a la automatización y validación de datos.
  • Simplificación: elige la Factura Electrónica como único documento electrónico para tus operaciones en POS, eliminando complejidades.

Gracias por acompañarnos hasta aquí; esperamos que este contenido te haya sido de ayuda, y si aún no has empezado a utilizar un Sistema POS, te invitamos a que conozcas nuestro Software POS para que descubras las ventajas que tiene implementar la tecnología Siigo en tu tienda.

Gracias por acompañarnos hasta aquí, esperamos que este contenido te haya sido de ayuda; y si aún no has empezado a utilizar un Sistema POS, te invitamos a que conozcas nuestro software POS para que descubras las ventajas que tiene implementar la tecnología Siigo en tu tienda. Comunícate con nosotros y recibe tu asesoría gratis.