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Cómo verificar una factura electrónica en la DIAN y consultar su validez legal

En el actual panorama empresarial, la factura electrónica no es solo un requisito; es la garantía de transparencia y legalidad en cada transacción. Como empresa obligada a facturar electrónicamente, tienes la responsabilidad de emitir documentos que tus clientes puedan verificar sin problema. Pero, ¿qué pasa cuando eres el receptor de una factura? La responsabilidad de validar que ese documento cumpla con todos los parámetros legales exigidos por la DIAN es tuya.

Por eso, en este artículo, vamos a explicarte de forma clara y sencilla cómo funciona el proceso de verificar factura electrónica en la DIAN. Así, tendrás el control total sobre tus transacciones, asegurando que cada documento recibido esté completamente ajustado a las exigencias legales y contribuyendo a la salud financiera y fiscal de tu negocio.

¿Quiénes deben validar una factura electrónica?

Los adquirentes o compradores. La factura es el soporte de la transacción de bienes y servicios entre un vendedor y un comprador. Por ello, quienes participen en este proceso tienen la responsabilidad de validar que el soporte electrónico entregado es verídico y conforme a lo establecido por la ley.

La empresa que emite las facturas debe cumplir unos criterios para que estas sean válidas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pero los que deben validar una factura son los clientes.

Pasos para verificar una factura electrónica en la DIAN

Como adquirente (es decir, el cliente que recibe una factura electrónica tras realizar una compra), es fundamental que sepas cómo consultarla y verificarla.

La DIAN ha dispuesto un sitio web específico para que puedas acceder a tus documentos. Ten en cuenta que, una vez que la factura ha sido firmada digitalmente por el emisor, esta aparecerá en el portal de la DIAN en un lapso de 48 horas. Es importante manejar este plazo para evitar reclamos prematuros.

Para realizar la consulta, necesitarás el código CUFE o UUID de la factura. Además, si al comprobar tu factura encuentras alguna inconsistencia, la DIAN también ha habilitado una página para que puedas realizar la denuncia correspondiente. ¡Así tienes control total y seguridad en tus transacciones!

¿Por qué validar una factura electrónica?

Porque el adquirente debe comprobar que la factura que se le entrega cumple con los parámetros establecidos por la DIAN.

El cliente es responsable de verificar que las facturas que recibe sean correctas. Así evita fraudes y lleva un control más organizado de sus transacciones.

¿Cuándo validar una factura electrónica?

Después de realizar una transacción en una empresa que tenga un sistema de facturación electrónica. El emisor de factura electrónica (la empresa) tiene un período de 48 horas máximo para que la factura se encuentre en el sitio de consulta de la DIAN para ser validada por el adquirente.

Recuerda: Si eres empresa obligada a facturar electrónicamente, debes cumplir con los parámetros indicados anteriormente. Los que deben validar una factura son los adquirentes, en este caso tus clientes.

¿Qué es la resolución de facturación y por qué es clave para validar una factura electrónica?

La resolución de facturación DIAN es el documento oficial que autoriza a un contribuyente a generar facturas electrónicas bajo una numeración específica. Esta resolución es expedida por la DIAN y contiene detalles como el rango de numeración autorizado, vigencia, tipo de facturación (electrónica, POS, etc.) y los datos del emisor.

Verificar esta resolución es fundamental porque:

• Permite confirmar que la empresa está habilitada para facturar legalmente.
• Evita recibir facturas apócrifas o sin respaldo legal.
• Es un requisito que valida otras partes del documento, como el código CUNE o CUFE, usados en la verificación digital.

Además, si se trata de un establecimiento que usa tirillas o sistemas tradicionales, es necesario revisar si cuenta con una resolución de facturación POS válida, especialmente en negocios físicos con ventas directas al consumidor final.

¿Cómo consultar la resolución de la facturación?

Consultar la resolución de facturación es un proceso fácil y rápido; aquí te mostramos cómo:

1. Ingresa al portal web de la DIAN.
2. Haz clic en la opción “Nuestros Servicios a tu alcance”.
3. Diligencia los datos de tu cuenta: si eres persona natural o si representas una personería jurídica.
4. Selecciona el gráfico de “Numeración electrónica”.
5. En el menú desplegable, presiona “Numeración de Facturación”.
6. Algunos datos aparecen diligenciados por defecto, pero en otras ocasiones será necesario que los digites.

¿Cuánto tiempo tiene de vigencia la resolución de facturación electrónica?

Tiene una vigencia de 2 años luego de ser emitida y es una autorización para utilizar ciertos números en los consecutivos de las facturas; además, es un trámite que debe pedirse en la DIAN.

¿Cómo saber si una factura es legal en Colombia?

En cuanto a la factura comercial, puedes verificar su legalidad comprobando estos 3 requisitos:

1. Debe tener una fecha de vencimiento; si no cuenta con ella, se dará por entendido que es a 30 días calendario, después de su elaboración.
2. Tendrá fecha de recibida, con la información correspondiente de su receptor.
3. Tanto en el original como en las copias de las facturas deberá estar establecido el precio de la prestación del servicio o la venta del producto, junto con sus condiciones de pago.

Ahora bien, en materia tributaria, son otros los requisitos a tener en cuenta:

1. Tener un encabezado como factura de venta.
2. Número de identificación de la persona que vende o presta el servicio, así como el nombre o razón social.
3. Identificación del adquiriente del servicio o producto, junto con su nombre o razón social y el IVA que cancela.
4. Numeración consecutiva.
5. Fecha de expedición.
6. Descripción o concepto del producto o servicio.
7. Total de la transacción.
8. Datos de la imprenta que realizó el documento.
9. Régimen al que pertenece y su calidad de retenedor.

¿Por qué es importante tener un sistema para validar una factura electrónica?

Porque a través de él tus clientes pueden hacer la verificación de sus facturas mucho más fácil, rápido y directo.

Recuerda que existen dos tipos de adquirentes:

1. Empresas que compran tus productos o servicios.

2. Personas que compran tus productos o servicios.

Un software de facturación es la mejor opción para validar una factura electrónica. Vamos a explicarte poniendo como ejemplo nuestro Software de Facturación Electrónica Siigo Nube. Es muy fácil.

1. Creas la factura.

2. Das clic en enviar.

3. La factura llega de inmediato al correo electrónico de tu cliente y al mismo tiempo al sistema de la DIAN.

4. Cuando tu cliente lea la factura, te llegará una notificación.

5. Para validar una factura electrónica, tu cliente solo necesitará ver el código QR y el CUFE en ella.

Las facturas electrónicas que emitas con Siigo Nube ya lo traen. Así que tus clientes solo con verlo sabrán que tus facturas son completamente válidas ante la DIAN.

¿Qué otras funcionalidades tiene un Software de Facturación Electrónica?

En principio, hacer el proceso de facturación más simple. Y claramente, como ya lo mencionamos, facilitar a tus clientes la validación de sus facturas. Además de eso, hay otras funciones que debe tener un sistema de facturación electrónica para que su implementación sea sencilla y rápida.

En el Software de Facturación Electrónica Siigo Nube tienes lo que necesitas y mucho más:

1. Hacer facturas profesionales

Una factura no debe ser aburrida. Al contrario, debe ser muy llamativa para que tus clientes puedan leerla fácilmente y encontrar en ella la información que requieran sobre su transacción.

En Siigo Nube encontrarás varias plantillas para seleccionar. Son formatos diseñados con el fin de facilitar la creación de la factura. Puedes añadir la información que necesites con un look muy atractivo a los ojos de tus clientes. Así ellos conocerán cada detalle de su compra y podrán entender las facturas fácilmente.

2. Convertir cotizaciones en factura

Las cotizaciones, por lo general, son demasiado planas. O mejor dicho, muy aburridas. En Siigo Nube puedes hacer que tus cotizaciones sean un medio para que tus clientes se sientan atraídos por tus productos.

En nuestro Software de Facturación Electrónica, puedes hacer cotizaciones elegantes y seductoras. Puedes añadir vídeos e imágenes de tus productos. Todo lo necesario para despertar desde el comienzo un gran interés en tus clientes potenciales.

Las cotizaciones se convierten en una herramienta de atracción. Y por si fuera poco, cuando tus clientes aprueban una cotización, solo das un clic y al instante se convierte en una factura. ¡Ahorras tiempo, atraes clientes y vendes más!

3. Realizar reporte de facturación

Para llevar una buena administración de tu negocio, es imprescindible tener una trazabilidad de las transacciones con tus clientes. Esto te permitirá brindar un servicio más personalizado y lograr que ellos se fidelicen contigo.

En el sistema de facturación electrónica, además de validar facturas, estas quedan guardadas como un historial. Cuando lo requieras, puedes consultarlo y sacar un reporte en el que conocerás el producto más demandado por tus clientes y con ello los productos de menor rotación. También identificarás quiénes son tus mejores vendedores.

Cuando sepas qué productos tienen poca rotación, podrás implementar estrategias para lograr venderlos. Es decir, creas a tiempo las acciones adecuadas para mover tus ventas porque siempre estarás enterado de lo que pasa con tus productos.

4. Pagar en línea

Además de validar una factura electrónica, tus clientes pueden pagar tan pronto como la reciban. Cada factura trae un botón llamado “pagar en línea”, así ellos no tendrán que moverse de donde están para pagarte. De esta forma se agiliza el recaudo de tu negocio y tus clientes se sienten satisfechos con tu servicio.

¿Dónde puedes consultar una Factura?

A través del sitio web de la DIAN, luego de 48 horas de haber adquirido el bien o servicio.

¿Qué pasa si se te vence la resolución?

Inmediatamente, debes solicitar una nueva; de no ser así, incurrirás en una falta y serás sancionado, en este caso, con el cierre de tu establecimiento o negocio.

Ahora que conoces cómo validar una factura electrónica en la DIAN, es momento de elegir la mejor opción para tu negocio. Ingresa y conoce los planes de facturación electrónica que tenemos para ti.