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EMPRESARIO | 5 MINUTOS DE LECTURA
En el actual panorama empresarial, la factura electrónica no es solo un requisito; es la garantía de transparencia y legalidad en cada transacción. Como empresa obligada a facturar electrónicamente, tienes la responsabilidad de emitir documentos que tus clientes puedan verificar sin problema. Pero, ¿qué pasa cuando eres el receptor de una factura? La responsabilidad de validar que ese documento cumpla con todos los parámetros legales exigidos por la DIAN es tuya.
Por eso, en este artículo, vamos a explicarte de forma clara y sencilla cómo funciona el proceso de verificar factura electrónica en la DIAN. Así, tendrás el control total sobre tus transacciones, asegurando que cada documento recibido esté completamente ajustado a las exigencias legales y contribuyendo a la salud financiera y fiscal de tu negocio.
Los adquirentes o compradores. La factura es el soporte de la transacción de bienes y servicios entre un vendedor y un comprador. Por ello, quienes participen en este proceso tienen la responsabilidad de validar que el soporte electrónico entregado es verídico y conforme a lo establecido por la ley.
La empresa que emite las facturas debe cumplir unos criterios para que estas sean válidas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pero los que deben validar una factura son los clientes.
Como adquirente (es decir, el cliente que recibe una factura electrónica tras realizar una compra), es fundamental que sepas cómo consultarla y verificarla.
La DIAN ha dispuesto un sitio web específico para que puedas acceder a tus documentos. Ten en cuenta que, una vez que la factura ha sido firmada digitalmente por el emisor, esta aparecerá en el portal de la DIAN en un lapso de 48 horas. Es importante manejar este plazo para evitar reclamos prematuros.
Para realizar la consulta, necesitarás el código CUFE o UUID de la factura. Además, si al comprobar tu factura encuentras alguna inconsistencia, la DIAN también ha habilitado una página para que puedas realizar la denuncia correspondiente. ¡Así tienes control total y seguridad en tus transacciones!
Porque el adquirente debe comprobar que la factura que se le entrega cumple con los parámetros establecidos por la DIAN.
El cliente es responsable de verificar que las facturas que recibe sean correctas. Así evita fraudes y lleva un control más organizado de sus transacciones.
Después de realizar una transacción en una empresa que tenga un sistema de facturación electrónica. El emisor de factura electrónica (la empresa) tiene un período de 48 horas máximo para que la factura se encuentre en el sitio de consulta de la DIAN para ser validada por el adquirente.
Recuerda: Si eres empresa obligada a facturar electrónicamente, debes cumplir con los parámetros indicados anteriormente. Los que deben validar una factura son los adquirentes, en este caso tus clientes.
La resolución de facturación DIAN es el documento oficial que autoriza a un contribuyente a generar facturas electrónicas bajo una numeración específica. Esta resolución es expedida por la DIAN y contiene detalles como el rango de numeración autorizado, vigencia, tipo de facturación (electrónica, POS, etc.) y los datos del emisor.
Verificar esta resolución es fundamental porque:
Además, si se trata de un establecimiento que usa tirillas o sistemas tradicionales, es necesario revisar si cuenta con una resolución de facturación POS válida, especialmente en negocios físicos con ventas directas al consumidor final.
Consultar la resolución de facturación es un proceso fácil y rápido; aquí te mostramos cómo:
Tiene una vigencia de 2 años luego de ser emitida y es una autorización para utilizar ciertos números en los consecutivos de las facturas; además, es un trámite que debe pedirse en la DIAN.
En cuanto a la factura comercial, puedes verificar su legalidad comprobando estos 3 requisitos:
Ahora bien, en materia tributaria, son otros los requisitos a tener en cuenta:
Porque a través de él tus clientes pueden hacer la verificación de sus facturas mucho más fácil, rápido y directo.
Recuerda que existen dos tipos de adquirentes:
1. Empresas que compran tus productos o servicios.
2. Personas que compran tus productos o servicios.
Un software de facturación es la mejor opción para validar una factura electrónica. Vamos a explicarte poniendo como ejemplo nuestro Software de Facturación Electrónica Siigo Nube. Es muy fácil.
1. Creas la factura.
2. Das clic en enviar.
3. La factura llega de inmediato al correo electrónico de tu cliente y al mismo tiempo al sistema de la DIAN.
4. Cuando tu cliente lea la factura, te llegará una notificación.
5. Para validar una factura electrónica, tu cliente solo necesitará ver el código QR y el CUFE en ella.
Las facturas electrónicas que emitas con Siigo Nube ya lo traen. Así que tus clientes solo con verlo sabrán que tus facturas son completamente válidas ante la DIAN.
En principio, hacer el proceso de facturación más simple. Y claramente, como ya lo mencionamos, facilitar a tus clientes la validación de sus facturas. Además de eso, hay otras funciones que debe tener un sistema de facturación electrónica para que su implementación sea sencilla y rápida.
En el Software de Facturación Electrónica Siigo Nube tienes lo que necesitas y mucho más:
Una factura no debe ser aburrida. Al contrario, debe ser muy llamativa para que tus clientes puedan leerla fácilmente y encontrar en ella la información que requieran sobre su transacción.
En Siigo Nube encontrarás varias plantillas para seleccionar. Son formatos diseñados con el fin de facilitar la creación de la factura. Puedes añadir la información que necesites con un look muy atractivo a los ojos de tus clientes. Así ellos conocerán cada detalle de su compra y podrán entender las facturas fácilmente.
Las cotizaciones, por lo general, son demasiado planas. O mejor dicho, muy aburridas. En Siigo Nube puedes hacer que tus cotizaciones sean un medio para que tus clientes se sientan atraídos por tus productos.
En nuestro Software de Facturación Electrónica, puedes hacer cotizaciones elegantes y seductoras. Puedes añadir vídeos e imágenes de tus productos. Todo lo necesario para despertar desde el comienzo un gran interés en tus clientes potenciales.
Las cotizaciones se convierten en una herramienta de atracción. Y por si fuera poco, cuando tus clientes aprueban una cotización, solo das un clic y al instante se convierte en una factura. ¡Ahorras tiempo, atraes clientes y vendes más!
Para llevar una buena administración de tu negocio, es imprescindible tener una trazabilidad de las transacciones con tus clientes. Esto te permitirá brindar un servicio más personalizado y lograr que ellos se fidelicen contigo.
En el sistema de facturación electrónica, además de validar facturas, estas quedan guardadas como un historial. Cuando lo requieras, puedes consultarlo y sacar un reporte en el que conocerás el producto más demandado por tus clientes y con ello los productos de menor rotación. También identificarás quiénes son tus mejores vendedores.
Cuando sepas qué productos tienen poca rotación, podrás implementar estrategias para lograr venderlos. Es decir, creas a tiempo las acciones adecuadas para mover tus ventas porque siempre estarás enterado de lo que pasa con tus productos.
Además de validar una factura electrónica, tus clientes pueden pagar tan pronto como la reciban. Cada factura trae un botón llamado “pagar en línea”, así ellos no tendrán que moverse de donde están para pagarte. De esta forma se agiliza el recaudo de tu negocio y tus clientes se sienten satisfechos con tu servicio.
A través del sitio web de la DIAN, luego de 48 horas de haber adquirido el bien o servicio.
Inmediatamente, debes solicitar una nueva; de no ser así, incurrirás en una falta y serás sancionado, en este caso, con el cierre de tu establecimiento o negocio.
Ahora que conoces cómo validar una factura electrónica en la DIAN, es momento de elegir la mejor opción para tu negocio. Ingresa y conoce los planes de facturación electrónica que tenemos para ti.
Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya
Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.
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