¿Qué se necesita para hacer nómina electrónica?

Hemos venido haciendo un recorrido por el decreto de nómina electrónica; en esta nueva parada te contamos acerca de los requisitos exigidos por la DIAN para su implementación. Estos requerimientos son una serie de datos necesarios para cumplir con lo establecido en las diferentes resoluciones que ha expedido la DIAN, entre ellas la 0013 del 11 de febrero de 2021 y la 000063 del 30 de julio de 2021. Conforme a lo anterior, los obligados a emitir nómina electrónica deberán cumplir con estas condiciones que permiten la correcta implementación y expedición del documento.

En este artículo sabrás cuáles son esos requisitos exigidos por la DIAN para que no dejes pasar detalle, empieces a emitir nómina electrónica y tus documentos tengan validez.

Requisitos necesarios que debes tener en cuenta para emitir nómina electrónica

Para implementar la nómina electrónica en tu empresa, según lo decreta la DIAN, es fundamental que los documentos soporte de pago de nómina electrónica que expidas tengan datos e información específica de la organización y consecutivos internos para que la liquidación sea debidamente soportada y válida.

A continuación, te contamos el ABC de la nomina electrónica. ¿Qué es?, ¿Cómo implementarla?, absolutamente todo lo que necesitas saber en la materia.

1. Cuenta con un proveedor tecnológico para emitir nómina electrónica.

2. Agrega como contribuyente del impuesto sobre la renta o responsable de una relación laboral, tus apellidos y nombres o razón social y NIT de tu empresa.

3. Incluye apellidos y nombres más el Número de Identificación de tu empleado.

4. Verifica que el documento tenga el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE, un valor alfa numérico que permite identificar el documento de manera inequívoca. Cada documento soporte de pago de nómina tiene un código diferente. Este código viene incluido el software para liquidar nómina

5. Determina como empleador el número consecutivo (CUNE) de los documentos soporte de pago de nómina electrónica para dar seguimiento al pago de nómina electrónica y estar al tanto del control interno

6. Añade el contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.

7. Relaciona el contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores correspondientes a deducción de nómina.

8. Recalca el valor total devengado menos el valor total deducido de nómina.

9. Da cuenta del ingreso total a liquidar.
10. Informa el medio de pago que usarás al pagar la nómina.

11. Diligencia fecha y hora en que generas el documento soporte de pago de nómina electrónica.

12. Firma digitalmente Puedes usar la misma con la que firmas tus facturas electrónicas.

13. Ingresa apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor tecnológico con el que manejas el pago de nómina junto con la identificación del software.

Ahora que sabes cuáles son los requisitos para implementar nomina electrónica ten en cuenta que el plazo para el envío del documento se realiza de manera mensual dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha en que originaste la información; por lo que si tu periodicidad de pago de nómina es quincenal debes reunir o consolidar la liquidación de la nómina para que presentes un único reporte al mes.

Ver nomina electrónica implementación, planes y calendario.

¿Qué beneficios trae la implementación de nómina electrónica para tu compañía?

• Te permite incluir estos pagos a los empleados como soporte de costos deducibles a la hora de presentar la declaración tributaria.
• Es un documento que se almacena en la nube ahorrando espacio, dándote la posibilidad de consultar y hacer seguimiento a los registros mostrándote todos los datos y estadísticas de tu nómina.
• Es 100% seguro pues al ser un documento en la nube no tienes que preocuparte por perder la información.
• Tienes acceso fácil a la información relevante de tus empleados.

¿Cuáles son los plazos para que te habilites como emisor de nómina electrónica?

Según lo determina la DIAN, todas las empresas que deben habilitarse para implementar nómina electrónica pueden iniciar el proceso el 18 de agosto de 2021 y deben culminarlo en una fecha que varía de acuerdo con el número de empleados, así:

• Más de 250 empleados: 29 de octubre de 2021
• 101 a 250 empleados: 10 de noviembre de 2021
• 11 a 100 empleados: 15 de diciembre de 2021
• 1 a 10 empleados: Primeros 10 días del mes de marzo 2022

Por otra parte, los no obligados a facturar electrónicamente pueden iniciar este proceso a partir del 31 de enero de 2022.

Conoce más sobre los plazos para empezar a emitir nómina electrónica

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