Naturaleza de las cuentas contables en Colombia: cómo aplicarlas en tu negocio

Las cuentas contables son una herramienta indispensable para que las empresas de cualquier tamaño puedan evaluar el estado de sus finanzas y tomar decisiones importantes. En el presente artículo te contamos en qué consisten, cómo se clasifican y cuál es la manera adecuada de utilizarlas en la contabilidad de tu negocio.

¿Qué son las cuentas contables?

Son un instrumento que registra de manera cronológica todos los movimientos financieros y contables que ocurren en una empresa o entidad. Las cuentas contables en Colombia están definidas a partir de normas como el Decreto 2650 de 1993, donde se establece el Plan Único de Cuentas con el objetivo de unificar el registro de las operaciones económicas y facilitar la claridad y transparencia de la información contable.

En general, las cuentas contables sirven para registrar cualquier movimiento económico, mostrando en detalle el origen y el destino de los recursos. Dichos movimientos se organizan como débito o crédito, según el tipo de transacción.

¿Por qué es importante contabilizarlas en la empresa?

Registrar la información financiera en cuentas contables es muy importante para tu negocio, debido a que este registro permite entender el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo; con estos datos se construye un estado financiero de valor, que lleva a tomar las mejores decisiones frente a accionistas, inversionistas y dueños de la empresa.

Partes que componen las cuentas contables

• Nombre de la cuenta: en este espacio se diligencia el titular al que se refiere la cuenta que estamos registrando.
• Detalle del debe o débito: se registra en el lado izquierdo de la cuenta e indica lo que entra a la empresa. Si la suma de los débitos es mayor a la de los créditos, se evidencia un saldo deudor en las cuentas contables.
• Detalle del haber o crédito: Se ubica en el lado derecho de la cuenta y en él se refleja todo lo que sale de la empresa. Si la suma de los créditos es mayor que la de los débitos, el saldo es acreedor.
• Saldo: aquí se detalla la diferencia entre el debe y el haber.

Estructura de la cuenta T

Clasificación de las cuentas contables

Las cuentas contables se clasifican en dos grupos, según las transacciones de la empresa:

Cuentas reales

Se les denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable, conservando sus balances. Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación Financiera. En estas cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:

• Activos: reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o intangibles.
• Pasivos: muestran las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Por ejemplo, el compromiso que tiene una empresa de pagar algún préstamo.
• Capital: Refleja las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que hacen los inversores externos.

 Cuentas nominales

Se les denomina así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable; luego de esto su balance o registro inicia desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el Estado de Resultados o Estado de Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes subcuentas principales:

• Ingresos: reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades económicas de la misma.
• Costos: están relacionados directamente con los procesos de producción en la empresa. Es lo que se invierte con el objetivo de obtener un beneficio económico a cambio. [Te invitamos a leer: ¿Qué es un costo en contabilidad?]
• Gastos: son los recursos que emplea un negocio para su funcionamiento (como los gastos administrativos y lo que se destina para publicidad). [También te puede interesar: ¿Qué son los gastos en contabilidad?]

Naturaleza de las cuentas contables

Las cuentas contables en Colombia se organizan de acuerdo con lo reglamentado en el artículo 14 del PUC (Plan Único de cuentas), del Decreto 2650 de 1993:

• Clase: Primer digito.
• Grupo: Dos primeros dígitos
• Cuenta: Cuatro primeros dígitos
• Subcuenta: Seis primeros dígitos

Ejemplo:

Luego de tener claro cómo se organizan las cuentas contables en Colombia, vale la pena aclarar que, cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas, hacemos referencia al modelo ya establecido para registrar las operaciones en una cuenta contable.

Este tipo de cuentas se registra de la siguiente forma según su naturaleza:

Cuentas según su naturaleza

Cómo implementar fácilmente las cuentas contables en tu empresa

Si actualmente no tienes un medio para realizar este registro contable o no tienes el apoyo de un contador para organizar tus finanzas, existen softwares de contabilidad que te van a facilitan el manejo de tu negocio. Estas herramientas tecnológicas se han vuelto indispensables, pues no solo permiten ingresar información como cuentas, libros oficiales y comprobantes, sino que además facilitan el agrupar datos y analizarlos para conocer la situación real de tu economía.

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