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¿Qué debes saber sobre la liquidación de vacaciones en una empresa?

Según el Código Sustantivo del Trabajo, todo empleado tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones por cada año trabajado. Por ello, tu empresa debe liquidar este descanso obligatorio al cumplirse el periodo correspondiente o según lo pactado en el contrato.

Cumplir con este pago es fundamental para evitar sanciones y errores en la nómina electrónica. A continuación, te explicamos cómo liquidarlas correctamente, qué hacer cuando el salario es variable y bajo qué condiciones es legal compensar la mitad de las vacaciones en dinero.

¿Cuál es la base para liquidar las vacaciones?

La base para liquidar las vacaciones depende del tipo de salario del trabajador. Si el salario es fijo, se toma como referencia el salario ordinario que esté devengando al momento de salir a vacaciones. En cambio, si el salario es variable, la base corresponde al promedio del salario devengado durante el último año, excluyendo únicamente los pagos no salariales.

A diferencia de otras prestaciones sociales, como las cesantías o la prima de servicios, para las vacaciones no se incluyen conceptos adicionales como el auxilio de transporte, las horas extras ni los recargos por domingos y festivos. Así lo establece el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, que define la base correcta para calcular su liquidación.

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¿Cómo se calcula la liquidación de las vacaciones?

La fórmula para el cálculo de vacaciones tiene en cuenta 3 elementos: el salario mensual básico, los días trabajados y el factor de división, que corresponde a 720 (resulta de multiplicar 360 días del año laboral por los 2 días de salario que se reconocen por cada mes trabajado).

Fórmula:
Vacaciones = salario mensual básico × días trabajados / 720

Cómo se liquidan las vacaciones: ejemplo

Cuando un empleado finaliza su contrato, la empresa debe liquidar las vacaciones en proporción al tiempo efectivamente laborado. Es decir, no se pagan los 15 días completos si no alcanzó a cumplir el año, sino el valor correspondiente a los días trabajados.

Por ejemplo, si un trabajador tuvo un salario mensual de $1.623.500 y laboró 210 días —del 3 de enero de 2025 al 2 de agosto de 2025—, el cálculo debe hacerse de manera proporcional.

Aplicando la fórmula para liquidar vacaciones, tenemos:
$1.623.500 × 210 / 720 = 473.520

Si tu empleado tiene un contrato de trabajo a término fijo inferior a un año, también tiene derecho al pago de las vacaciones. Esto se estipula en el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo.

Una alternativa para facilitar esta labor es incorporar el software de nómina autorizado por la DIAN de Siigo; así evitas recurrir a archivos de Excel o utilizar fórmulas complejas para calcular las vacaciones de tus empleados.

Con Siigo, tu proceso de habilitación de nómina electrónica se realiza en 4 pasos, de forma fácil, para que el cambio de la nómina manual a electrónica sea rápido y puedas manejar y liquidar conceptos como vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios, cumpliendo con todos los requerimientos de la DIAN.

Siigo, el software contable y administrativo en el que mantienes la información de la nómina de tus empleados organizada y liquidas sin problemas las vacaciones que por ley debes pagarles.

¿Cómo se liquidan las vacaciones cuando el salario es variable?

Cuando el trabajador no tiene un salario fijo, sino que recibe ingresos que varían mes a mes —como comisiones habituales, incentivos o bonificaciones de naturaleza salarial—, se considera que su salario es variable.

En estos casos, según el numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones deben liquidarse con base en el promedio de todo el salario de naturaleza salarial devengado durante el año inmediatamente anterior. Esto implica incluir comisiones habituales y cualquier otro pago que constituya salario.

Si el trabajador se retira antes de cumplir el año, el promedio se calcula con el tiempo efectivamente laborado.

Ejemplo

Juan es un trabajador que devenga un salario de $2.500.000 y recibe comisiones por ventas de manera mensual. Por lo que, para liquidar sus vacaciones, es necesario, primero, determinar cuál es el monto promedio del sueldo de Juan durante un año de trabajo.

El cual se saca sumando todos los pagos y dividiendo el resultado entre 12.

Mes	Salario
Enero	2.500.000
Febrero	3.100.000
Marzo	2.800.000
Abril	2.600.000
Mayo	3.300.000
Junio	3.500.000
Julio	3.000.000
Agosto	3.670.000
Septiembre	3.800.000
Octubre	2.500.000
Noviembre	4.000.000
Diciembre	4.200.00

Salario promedio = 38,970.000/12 = 3,247,500

Es decir, el salario promedio de Juan por el año de servicios es de $3,247,500.

Ahora tomamos este valor y utilizamos la fórmula de liquidación de las vacaciones:

Vacaciones = salario promedio × días laborados / 720
Vacaciones = 3.247.500 x 365/720 = 1.646.302,08

Así las cosas, a Juan le corresponde, por concepto de vacaciones, la suma de $1.646.302,08.

¿Qué pasa con las vacaciones durante una licencia no remunerada?

La licencia no remunerada es una suspensión temporal del contrato de trabajo, pactada entre la empresa y el trabajador, durante la cual el trabajador no presta servicios y el empleador no paga salario.

Suele solicitarse cuando el empleado necesita tiempo para actividades personales, como viajes o estudios en el exterior, que no están cubiertos por las licencias remuneradas, como sí lo son, por ejemplo, el fallecimiento de un familiar, licencia de maternidad o derecho al sufragio.

Según el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo, cuando un trabajador toma una licencia no remunerada, el tiempo que dure esta licencia no se tiene en cuenta para la liquidación de vacaciones y cesantías. Es decir, se descuenta ese periodo del cálculo de estos conceptos.

¿Cuándo se pueden pagar las vacaciones no gozadas en dinero?

Este caso se presenta cuando un empleado recibe una compensación en dinero de hasta la mitad de las vacaciones (máximo 7,5 días) porque no pidió o no disfrutó de los 15 días estipulados por la ley.

Para que esta compensación parcial sea válida, ambas partes deben acordarla por escrito, según lo estipulado en el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo. Además, debe darse mientras el trabajador cuente con un contrato de trabajo vigente, es decir, mientras se encuentra en ejecución de sus labores.

Además, por ley, la empresa debe compensar en dinero la mitad de las vacaciones; la otra mitad debe ser disfrutada por el trabajador y no puede ser inferior a 6 días hábiles, de acuerdo al artículo 190.

De igual manera, si el empleado no disfrutó de sus vacaciones porque renunció o terminó su contrato, se compensará en dinero de acuerdo al tiempo que haya laborado en la empresa.

Ejemplo

• Salario mensual: $2,000,000.
• Días de vacaciones acumuladas y no disfrutadas: 15 días.
• Aportes a la seguridad social: 4% del salario mensual (salud y pensión).
• Días trabajados en el año: 360 días.

Recuerda que las vacaciones solo son base de aportes a la seguridad social cuando se disfrutan durante la vigencia del contrato. Si se pagan en la liquidación final porque no se tomaron, se consideran una indemnización y no llevan esos descuentos.

Pasos para calcular la liquidación de vacaciones no disfrutadas

1. Determina el salario base diario
   Salario diario = Salario mensual/30
   Salario diario = 2.000.000/30 = 66,667
2. Calcula el valor de las vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = Salario diario × Días de vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = 66,667 × 15 = 1,000,005
3. No te olvides de los aportes a la seguridad social sobre las vacaciones
   Aportes a la seguridad social = Valor de las vacaciones no disfrutadas × 4%
   Aportes a la seguridad social = 1,000,005 × 0.04 = 40,000.2
4. Establece el valor neto a recibir
   Valor neto a recibir = Valor de las vacaciones no disfrutadas − Aportes a la seguridad social
   Valor neto a recibir = 1,000,005 − 40,000.2 = 960,004.8

El valor neto a recibir por las vacaciones no disfrutadas, después de los descuentos de seguridad social, es de $960,004.8.

Interrupción de las vacaciones

Existen circunstancias que pueden afectar las vacaciones de un empleado. En estos casos, el trabajador no pierde el derecho a disfrutarlas, sino que puede reanudar el tiempo pendiente cuando desaparezca la causa que originó la interrupción.

Así lo establece el artículo 188 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual regula la figura de la interrupción de las vacaciones.

¿Cuáles son los errores más comunes al liquidar vacaciones?

Cuando se trata de liquidar vacaciones, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia y que pueden generar inconformidad o incluso problemas legales. Por eso, es clave conocerlos y prevenirlos.

1. Cálculo incorrecto de los días de vacaciones

Uno de los más comunes es el cálculo incorrecto de los días de vacaciones. Esto ocurre cuando no se tiene en cuenta la antigüedad del trabajador, no se consideran los días festivos que coinciden con el periodo vacacional, no se descuentan los días de incapacidad o licencias no remuneradas. Además, muchos empleadores calculan mal los días en contratos de medio tiempo o jornadas parciales.

2. Omisión del pago de recargos

Otro error frecuente es la omisión del pago de recargos. En algunos casos no se reconocen los intereses o recargos que puedan originarse por pagos atrasados, lo que termina generando saldos pendientes o reclamaciones.

3. Errores en la base de cálculo

Claro, también es común equivocarse en la base de cálculo. Esto pasa cuando se utiliza un salario base incorrecto, por ejemplo, al no promediar comisiones o variables cuando aplica, o al incluir conceptos que no deben contarse para vacaciones, como el auxilio de transporte.

4. Falta de claridad en la información

Esto ocurre cuando no se entrega al trabajador un recibo de pago detallado que especifique los días de vacaciones disfrutados, el valor del salario vacacional, los recargos y las deducciones.

Asimismo, se presenta cuando las vacaciones no se registran correctamente en el sistema de nómina.

5. No considerar situaciones especiales

Ocurre cuando no se liquidan correctamente las vacaciones en caso de contratos a término fijo o parcial, donde debe aplicarse la proporcionalidad correspondiente.

También cuando no se aplica la normativa vigente en caso de suspensiones del contrato o terminación de la relación laboral, lo que puede afectar el reconocimiento adecuado de los días causados y generar contingencias laborales para el empleador.

En caso de presentarse este hecho, el empleado debe justificar las causas para interrumpirlas, como:

• Incapacidad por accidente o enfermedad.
• Muerte de un familiar.
• Situación extraordinaria que requiere su presencia en la empresa.
• Otra causa justificada.

Recomendaciones:

Para evitar errores en la liquidación de vacaciones, es recomendable utilizar un software especializado en nómina como el de Siigo, que te permite realizar los cálculos conforme a la normativa vigente y llevar un registro adecuado de los días causados y disfrutados.

Asimismo, es fundamental capacitar al personal del área de recursos humanos en materia laboral para garantizar una correcta aplicación de la ley y reducir riesgos de contingencias. En caso de dudas o situaciones particulares, también es aconsejable consultar con un asesor laboral que brinde orientación técnica y jurídica oportuna.

Hasta aquí tienes las herramientas necesarias para liquidar las vacaciones de tus empleados; sin embargo, recuerda utilizar alternativas menos complicadas, como un software administrativo que facilita las tareas correspondientes a conceptos de nómina y liquidación. Con Siigo encuentras un programa ajustado a tus necesidades y con todo el acompañamiento técnico que necesitas.