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Esto debes conocer sobre la liquidación de vacaciones en una empresa

Según el Código Sustantivo del Trabajo, cada empleado tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones por cada año de servicio. Por esta razón, tu empresa debe liquidarlas una vez completado el año o según lo pactado en el contrato.

Este beneficio hace parte de las prestaciones sociales y debe ser asumido por el empleador. Aquí te contamos cómo se liquidan las vacaciones, cómo calcularlas cuando el salario es variable y en qué situaciones tu empleado puede recibir compensación en dinero por la mitad de este periodo.

Base para liquidar las vacaciones

A diferencia de otras prestaciones sociales como las cesantías o la prima de servicios, la base para liquidar las vacaciones incluye únicamente el salario básico. Por eso, debes excluir de la base el auxilio de transporte, las horas extra y los recargos por trabajo en domingos y festivos.

Esta disposición está establecida en el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

Cómo calcular la liquidación de las vacaciones

La fórmula para calcular las vacaciones tiene en cuenta tres elementos: el salario mensual básico, los días trabajados en el periodo y el factor de división, que corresponde a 720 (equivalente a los días del año multiplicados por dos).

Vacaciones = Salario mensual básico × días trabajados / 720

Cómo se liquidan las vacaciones: ejemplo

Un empleado que finalizó su contrato tuvo un salario al mes de $1.300.000 y trabajó 210 días (del 3 de enero de 2019 al 2 de agosto).

Utilizando la fórmula, se obtiene el total que recibirá por vacaciones de acuerdo con el tiempo trabajado.

Vacaciones = 1.300.000 × 210 / 720 = 379.167

Si tu empleado tiene un contrato a término fijo inferior a un año, también tiene derecho al pago de vacaciones, según el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo.

Para facilitar este proceso, puedes usar el software de nómina de Siigo y evitar archivos en Excel. Con nuestro sistema, la habilitación nómina electrónica se realiza en 4 pasos y podrás manejar y liquidar vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios, cumpliendo con todos los requerimientos de la DIAN.

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Liquidación de las vacaciones cuando el salario es variable

Para algunos trabajadores, el salario al mes no es fijo, ya que obtienen ingresos adicionales por su desempeño, como comisiones o bonificaciones; esto se conoce como salario variable.

Según el numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, en estos casos las vacaciones se liquidan con base en el promedio del salario devengado durante el año inmediatamente anterior. Si el trabajador se retira antes de cumplir el año, el promedio se calcula con el tiempo efectivamente laborado.

Ejemplo

Juan gana un salario de $2.500.000 más comisiones por ventas al mes. Para liquidar sus vacaciones, primero se determina el monto promedio de su sueldo durante el año, sumando todos los pagos y dividiendo el resultado entre 12:

Mes	Salario
Enero	2.500.000
Febrero	3.100.000
Marzo	2.800.000
Abril	2.600.000
Mayo	3.300.000
Junio	3.500.000
Julio	3.000.000
Agosto	3.670.000
Septiembre	3.800.000
Octubre	2.500.000
Noviembre	4.000.000
Diciembre	4.200.00

Salario promedio = 38.970.000 / 12 = 3.247.500.

Ese será el salario base para las vacaciones. Luego se usa la fórmula:

Vacaciones = salario promedio × días laborados / 720

Vacaciones = 3.247.500 × 365 / 720 = 1.646.302,08

Es decir, a Juan le corresponden $1.646.302,08 por vacaciones.

Liquidación de vacaciones cuando hay licencia no remunerada

La licencia no remunerada es una suspensión temporal del contrato de trabajo, pactada entre la empresa y el trabajador, durante la cual no se paga salario. Suele solicitarse cuando el empleado necesita tiempo para actividades personales, como viajes o estudios en el exterior, que no están cubiertos por las licencias remuneradas, como sí lo son el fallecimiento de un familiar, licencia de maternidad o derecho al sufragio.

Según el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo, cuando un trabajador toma una licencia sin recibir pago a cambio, el tiempo que dure esta licencia no se tiene en cuenta para la liquidación de vacaciones y cesantías. Es decir, se descuenta ese lapso del cálculo de estos conceptos.

Liquidación de vacaciones no gozadas

Este se presenta cuando un empleado obtiene una compensación en dinero de hasta la mitad del periodo vacacional (máximo 7.5 días) porque no disfrutó de los 15 días estipulados por la ley.

Para que esta compensación parcial sea válida, ambas partes deben acordarla por escrito, según lo estipulado en el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo. Además, el artículo 190 señala que, incluso si hay compensación en dinero, el trabajador debe disfrutar de al menos 6 días hábiles continuos de vacaciones.

La compensación parcial se da mientras el contrato está vigente. Cuando el contrato termina (por renuncia o cualquier otra causa), las vacaciones no gozadas se pagan en dinero de acuerdo con el tiempo trabajado, como parte de la liquidación final.

Ejemplo

• Salario: $2,000,000
• Días de vacaciones acumuladas y no disfrutadas: 15
• Aportes a la seguridad social: 4 % del salario mensual (salud y pensión).
• Días trabajados en el año: 360

Pasos para calcular la liquidación de vacaciones no disfrutadas

1. Determina el salario base diario
   ​Salario diario = 2,000,000/30 = 66,667
2. Calcula las vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = 66,667 × 15 = 1,000,005
3. No te olvides de los aportes a la seguridad social sobre las vacaciones
   Aportes a la seguridad social = 1,000,005 × 0.04 = 40,000.2
4. Establece el neto a recibir
   Valor neto a recibir = 1,000,005 − 40,000.2 = 960,004.8

El valor neto a recibir por las vacaciones no disfrutadas, sin descuentos de seguridad social, es de $960,004.8.

Interrupción de las vacaciones

Existen circunstancias que pueden afectar el disfrute de las vacaciones de un empleado. En este caso, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas, según lo estipula el artículo 188 del Código Sustantivo del Trabajo sobre la interrupción de las vacaciones.

Errores comunes al liquidar vacaciones

Cuando se trata de liquidar vacaciones, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia y que pueden generar inconformidad o incluso problemas legales. Por eso, es clave conocerlos y prevenirlos.

Uno de los más comunes es el cálculo incorrecto de los días de vacaciones. Esto ocurre cuando no se tiene en cuenta la antigüedad del trabajador, no se consideran los días festivos que coinciden con el periodo vacacional, no se descuentan los días de incapacidad o licencias no remuneradas. Además, muchos empleadores calculan mal los días en contratos de medio tiempo o jornadas parciales.

Otro error frecuente es la omisión del pago de recargos. En algunos momentos no se paga el recargo por vacaciones (porcentaje adicional sobre el salario vacacional) o no se reconocen los intereses o recargos que puedan originarse por pagos atrasados, lo que termina generando saldos pendientes o reclamaciones.

Claro, también es común equivocarse en la base de cálculo. Esto pasa cuando se utiliza un salario base incorrecto, por ejemplo, al no promediar comisiones o variables cuando aplica, o al incluir aspectos que no deben contarse para vacaciones, como el auxilio de transporte.

La falta de claridad en la información también puede afectar la liquidación. A veces no se entrega al trabajador un comprobante claro donde se detallen los días de vacaciones disfrutados, el valor del salario vacacional, los recargos y las deducciones o no se registran adecuadamente las vacaciones en el sistema de nómina.

Por último, no considerar situaciones especiales, como los contratos parciales o la aplicación de la normativa vigente en casos de suspensiones o terminación de la relación laboral, puede generar liquidaciones incompletas o incorrectas.

Por eso es tan importante apoyarse en herramientas especializadas para la liquidación, como el software de Siigo, que te ayuda a automatizar cálculos y llevar un registro ordenado de las vacaciones y demás conceptos salariales.

Además, es recomendable capacitar al personal del área de Recursos Humanos en materia de liquidación de vacaciones para reducir errores y dar mayor seguridad al proceso.

Hasta aquí nuestro contenido. Esperamos que hayas aprendido cómo se liquidan las vacaciones de tus empleados. Recuerda utilizar alternativas menos complicadas, como el software de Siigo. Visita nuestro sitio web y encuentra programas ajustados a tus necesidades y con todo el acompañamiento técnico que necesitas.