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Liquidación de prima de servicios: fórmulas para calcularla

En Colombia, los empleados tienen derecho a recibir el pago de las prestaciones sociales por el trabajo que ejercen en una empresa y una de estas prestaciones se conoce como prima de servicios. La prima es el beneficio que recibe un trabajador cada año y corresponde al valor de 30 días de salario; este se reparte en dos pagos semestrales en los meses de julio y diciembre.

Para tu empresa es importante cumplir con lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo ya que de no hacerlo tus empleados pueden emprender acciones legales para recibir este pago obligatorio.

La liquidación de prima de servicios es una obligación que debe cumplir cada empresa y se calcula de acuerdo con unas fórmulas que te presentamos a continuación.

Base para liquidar la prima de servicios

Antes de realizar el cálculo de la prima debes conocer el salario base que recibe mensualmente cada empleado. Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo el salario incluye, además de la remuneración por el pago del trabajo:

• comisiones
• auxilio de transporte
• horas extras
• recargos nocturnos
• recargos por domingos y festivos

Por ejemplo, si el salario del empleado corresponde a un $1.100.000 a esto se le suma el auxilio de transporte, que actualmente corresponde a $97.032. Además, si el empleado recibió pagos por horas extras estos se suman para conocer la base total del salario devengado durante el mes.

Recuerda que solo los empleados que tienen un salario inferior a los 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) pueden recibir el auxilio de transporte.

¿Cómo calcular la liquidación de la prima de servicios?

Al momento de definir cómo se liquida la prima, se deben tener en cuenta tres aspectos:

• salario base
• días trabajados
• 360 (días del año)

Supongamos el siguiente caso: un empleado se retira de su trabajo el 18 de julio de 2019 y necesita conocer el pago que recibirá por la prima de servicios.

Si inició labores el 01 de enero de 2019, los días trabajados corresponden a 198 y el salario base del empleado corresponde a 1.100.000 más el subsidio de transporte.

Aplicando la fórmula para liquidar la prima tenemos:

Salario base: 1.100.000 + 97.032= 1.197.032

Días trabajados: 198

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Esta fórmula la puedes emplear en caso de cancelar la prima de servicios en un solo pago, sin embargo, la ley laboral en Colombia exige a las empresas que se divida en dos.

¿Cómo se calcula la prima semestral?

De acuerdo con el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo el pago de la prima de servicios lo realizas por semestre, es decir, cada seis meses; por esta razón se conoce el pago de la prima como semestral.

• Pago 1° semestre: 30 de junio
• Pago 2° semestre: 20 de diciembre

El valor de la prima por cada semestre se calcula utilizando la siguiente fórmula:

El número 180 corresponde a los días de un semestre, no obstante, este se puede reemplazar por el número de días trabajados durante seis meses, que en algunos casos puede ser inferior a 180.

Continuando con nuestro ejemplo, el primer pago de la prima debe calcularse para las fechas comprendidas entre enero y junio, que corresponden a 180 días trabajados:

1.197.032 x 180/ 360= $598.516

Para el segundo pago, se tiene en cuenta las fechas comprendidas entre el 30 de junio hasta la fecha del retiro, lo cual corresponde a 18 días trabajados durante el segundo semestre:

1.197.032 x 18/ 360= 59.852

Liquidación de nómina en Excel vs. software de nómina: te contamos los detalles importantes en programa de nomina en Excel.

Liquidación de la prima cuando el salario es variable

Cuando la base del salario no es fija y varia mes a mes, se debe determinar el ingreso promedio del trabajador durante el respectivo semestre. Esto puede suceder porque algunos reciben comisiones, horas extras o recargos, conceptos que pueden cambiar el valor del salario base mes a mes.

Para conocer cuál es el valor de la prima de servicios debes determinar el promedio del salario que recibió el empleado durante 6 meses, ya que este valor es la base para calcular el pago de un semestre. Una vez se obtiene el promedio se procede a aplicar la fórmula para liquidar la prima semestral.

Descarga este archivo de Excel para liquidar la prima de servicios y calcular el promedio del salario variable.

Software para liquidar la prima de servicios

Obtener el valor exacto de la liquidación de la prima de servicios de tus empleados es una tarea que debe ser fácil y sin complicaciones. Generalmente, se utilizan plantillas de Excel para realizar los cálculos y suelen dejarse de lado otras alternativas como un software administrativo que te facilita esta tarea.

Siigo Nube es un software contable y administrativo que te permite liquidar la prima de servicios de varios empleados o de uno solo. El programa tiene preconfigurado los conceptos que necesitas para liquidar y adicionar nuevos conceptos si así lo requieres.

Tienes la opción de pagar la prima de servicios en la nómina de tus empleados o liquidarla como un documento independiente. El manejo del software es intuitivo, por lo que encontrarás opciones para escoger cómo calcular la base para la liquidación de la prima:

• Promedio: calcula automáticamente la base si el salario es variable.
• Sueldo + auxilio de transporte: si es salario es fijo mes a mes seleccionas esta opción.

Entérate cuanto vale el día de trabajo en Colombia

Formato de nómina: lo que debes incluir y cómo generarlo

Con la nomina electrónica de Siigo generas desprendibles para imprimirlos o enviarlos por correo electrónico a tus empleados. Además, cuentas con el envío del documento soporte de nomina electrónica requerido por la Dian, de forma automática y preocuparte por la cantidad de tareas manuales que requiere una nomina en Excel.

Te sugerimos utilizar el sistema de nomina electrónica para que optimices este proceso y mantengas en orden los pagos que generas a tus empleados.