Formato de cotización: guía para crearlo de forma eficiente

Tener un buen formato de cotización te ayuda a comunicar valor, profesionalismo y confianza. Ya sea que vendas productos o servicios, este documento puede marcar la diferencia entre cerrar un negocio… o perder una oportunidad. Por eso, en este artículo te explicamos cuáles son los elementos clave que debes tener en cuenta al momento de elaborar tu propio formato personalizado.

¿Por qué es tan importante la cotización?

Para que tu negocio tenga uniformidad, es fundamental que manejes formatos estándar que te ayuden a proyectar una imagen corporativa que genere credibilidad. Ten presente que las cotizaciones son la puerta de entrada de un negocio y por eso debes manejar los mejores estándares que te permitan solucionar todas las dudas de tus clientes al momento de solicitarte algún tipo de servicio o producto.

¿Por qué tener un formato de cotización estandarizado?

Una de las razones principales por las que debes manejar un sistema unificado de cotización es para evitar que la información esté incompleta; es necesario que sepas cuáles son los datos que deben ir en tu cotización. Un formato estándar no solamente te ahorra procesos, sino que también te permite asegurarte de que estarás entregándole a tu cliente lo que necesita saber.

Beneficios de usar un formato de cotización estándar en tu negocio

• Transmite confianza y profesionalismo. Un diseño ordenado y claro da una mejor impresión de tu negocio.
• Aumenta las probabilidades de venta. Una cotización clara y bien presentada ayuda a que el cliente tome la decisión más rápido.
• Diferencia tu negocio. En un mercado competitivo, una cotización personalizada te permite diferenciarte para que puedas vender más y mejor.

Datos básicos que deben estar en una cotización

1. Enumera los ítems

Antes de empezar a describir los productos o servicios que vas a cotizar, determina cuántos son y enuméralos para que tengan un orden.

2. Qué producto es

Haz una descripción por cada producto o servicio a cotizar, determina en tu formato un espacio para hacerlo, pero asegúrate de incluir los nombres, cantidades y características principales.

3. Cuál es el valor unitario

Detalla claramente cuál es el precio de tu producto o servicio en la cotización y no olvides sumarle los impuestos (si aplica). En Colombia, por ejemplo, debes tener en cuenta el IVA (19%) si estás obligado a facturar con él. Si no lo incluyes desde la cotización, puede afectar tus ingresos reales.

Cómo calcular el valor de tus productos y servicios para una cotización efectiva

Una buena cotización comienza con algo esencial: saber cuánto vale realmente lo que ofreces. Sin embargo, establecer un valor para la venta no es una tarea fácil. Son muchos los factores, tanto internos como externos, que influyen en él y, por ello, hay que conocerlos bien para saber cómo establecerlo correctamente. A continuación, listamos algunos de los principales.

Variables internas y externas

• Oferta.
• Demanda.
• Calidad del producto o servicio, así como de las materias primas o bien, del profesionalismo con el que prestas tu servicio.
• Valor agregado que ofrece.
• Reconocimiento en el mercado.
• Costos de producción.
• Estrategia de marketing.

También debes elegir un método de fijación para calcular el precio. Existen dos formas. La primera, más tradicional y utilizada sobre todo en comercializadoras, es haciendo el Cálculo de Utilidad Bruta, que se halla sumando el Costo del Producto más el Margen de Utilidad.

Mientras que la segunda es mediante el Método de Margen de Contribución, que consiste en determinar cuánto ganas sobre el valor neto de tu producto final.

4. Código de producto

Asígnale un código a cada uno de tus productos, de modo que internamente puedas determinar cuáles son los productos más solicitados. Esto te servirá para crear estrategias de venta y de mercadeo cuando tu empresa lo necesite.

5. Cantidad

La cantidad te servirá para determinar el valor total. Además, es útil describir la condición de cada elemento para evitar malentendidos. Aquí es importante que lleves un control de inventarios con un sistema especializado como el Software de Inventario de Siigo, con el que mejoras la organización de tus productos y conoces su rentabilidad.

6. El valor total

Especifica el total del valor que vas a cobrar por tus productos. Si lo prefieres, pon una columna específica, antes del valor total, en donde incluyas los impuestos por cada producto o servicio.

Si necesitas información sobre cómo llevar la contabilidad de un negocio, te invitamos a leer nuestro contenido especialmente dedicado a este tema.

7. Fechas

La validez de la cotización debe estar estipulada en tu formato. Si cotizas un servicio, puede que suba o baje en uno o dos meses, de modo que nuestra recomendación es que le pongas una fecha de validez a tu cotización; generalmente es de no más de quince días.

8. Datos tuyos y de tu cliente

Las condiciones de cotización son diferentes para cada uno de tus clientes; las negociaciones también varían y por eso es importante que identifiques cuáles excepciones hiciste con qué clientes. Por eso es indispensable que indiques en tu formato de cotización cuáles son los datos de la persona que solicita tus productos.

Tus datos también deben estar en la cotización. Generalmente, tus clientes solicitan cotización en muchos lugares antes de contratar un servicio, por lo que no querrás ser la mejor propuesta para tu cliente, pero encontrarte con la sorpresa de que olvidaste detallar tus datos y que le cueste mucho trabajo a tu cliente contactarte nuevamente.

9. Observaciones

Aquí debes consignar tus anotaciones adicionales, cuál va a ser el método de pago y todas las observaciones adicionales, especificidades o glosario que quieras incluir, en caso de que lo que estés enviando sea demasiado técnico.

Ejemplos de cotización: cómo crear cotizaciones efectivas para tu negocio

Ejemplo de cotización de productos

Ejemplo de cotización de servicios

Personaliza tu formato de cotización para aumentar la probabilidad de cierre

Hasta aquí solamente hemos detallado el formato de cotización básico; ahora bien, es importante que sepas que, entre más personalizada sea tu cotización, más credibilidad transmitirás y aumentarás tu probabilidad de compra. A continuación te contamos lo que no debe faltar en tu cotización.

Objetivo

Muéstrale a tu cliente la profesionalidad de tus servicios con un objetivo claro en la cotización. Cuéntale por qué eres la mejor propuesta y cuál es tu objetivo de productos o servicios.

Fecha de inicio

Especifica también tiempos determinados para la entrega de cada uno de los requerimientos de tu cliente y la fecha en la que tienes disponibilidad para entregar tus productos o iniciar tus servicios. Si diseñas un plan de trabajo, inspirarás a tu cliente y le mostrarás cuál es el camino por seguir. Sabrá que contigo va a la fija. Que no improvisas y que tienes todo calculado.

Tu toque personal

¿Cuál es el lenguaje que vas a manejar con tus tipos de cliente? ¿Cuál es la personalidad de tu marca? ¿Cuáles son tus colores institucionales? Que todos los detalles de tu cotización inspiren a tu cliente. Asegúrate de crear un formato de cotización útil para ti y tu empresa.

Optimiza tus cotizaciones con el Software Contable de Siigo

Con Siigo sí es posible elaborar tus cotizaciones fácilmente. Tenemos el software contable para generar cotizaciones más eficiente del mercado. Ya no será difícil que tu cotización sea como tú quieres, pero conservando los elementos básicos, profesionales y corporativos que le generan a los clientes la credibilidad que necesitas.

Las cotizaciones que haces con Siigo se convierten en facturas cuando tu cliente selecciona la opción “aprobar” que aparece en su correo electrónico; además, el sistema te notifica cuándo fue abierta o reenviada a un tercero para que la evalúe. Es así como la cotización que puedes generar con Siigo no solamente puede convertirse en factura, sino también en recibo de pago con solo un par de clics.

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