Gestión administrativa

El kardex es un registro estructurado de las existencias de mercancías en un almacén o empresa. Este documento administrativo se elabora a partir de la gestión del inventario y registra información como la cantidad de bienes, la unidad de medida y el precio unitario, lo que permite controlar los movimientos de los productos. En las también llamadas tarjetas kardex se consignan datos generales sobre los bienes para controlar sus entradas y salidas y generar reportes sobre su comportamiento. Esta labor operativa antes se realizaba manualmente, pero hoy existen software administrativos que facilitan su elaboración y actualización. En este artículo te explicaremos qué es un kardex, cómo ayuda a controlar las entradas y salidas del inventario y cómo se registra mediante un ejemplo con el método PEPS.

Una factura es un documento que respalda la compra de un bien o la prestación de un servicio. En ella se detallan las condiciones de la transacción: datos del vendedor y del comprador, descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, impuestos aplicables y la forma de pago. En Colombia, la factura está regulada por el Estatuto Tributario, que establece la obligación de facturar y sus requisitos para efectos fiscales. Cuando cumple las condiciones para constituirse como título valor, también aplican las disposiciones del Código de Comercio (artículos 772 a 774). La normativa sobre las facturas de venta también contempla excepciones y condiciones específicas según el tipo de contribuyente y la operación realizada. La factura no solo es un comprobante de venta. También cumple funciones comerciales, contables y tributarias que ayudan a mantener el control del negocio: Entre sus principales usos están: Respaldar las operaciones comerciales: deja constancia de los bienes vendidos o los servicios prestados, así como de sus valores y condiciones. Facilitar el control contable: sirve como soporte para registrar ingresos, costos y gastos. Además, permite contabilizar cuentas por cobrar (cartera) o por pagar y mantener la trazabilidad de los movimientos financieros. Apoyar el cumplimiento tributario: documenta las transacciones y proporciona información para cumplir las obligaciones fiscales correspondientes. Facilitar reclamaciones y garantías: junto con otros documentos, puede servir como soporte para solicitar garantías, devoluciones o servicios de soporte técnico.

Un solo error en el control del inventario puede afectar toda la operación: generar compras innecesarias, aumentar los costos de almacenamiento, provocar faltantes, ocasionar pérdidas de ventas y, en última instancia, afectar la satisfacción de los clientes. Para evitar estos escenarios, los indicadores de inventario o KPI de inventario son grandes aliados. Estas métricas permiten medir el comportamiento de las existencias, evaluar la eficiencia de su gestión y tomar decisiones más informadas sobre compras, almacenamiento y abastecimiento. En este artículo te explicamos cuáles son los 7 principales indicadores de inventarios, cómo calcularlos, cómo interpretarlos y de qué manera pueden ayudarte a mejorar la gestión y la rentabilidad de tu negocio.

Vender no siempre significa tener más dinero disponible. Cuando una empresa otorga plazos de pago a sus clientes, las ventas se convierten en cuentas por cobrar que deben gestionarse hasta su recaudo. Si esos pagos se retrasan, la cartera puede afectar el flujo de caja y limitar la capacidad del negocio para atender sus compromisos financieros y operativos. En este artículo conocerás qué es el recaudo de cartera, cómo se genera, cuáles son sus principales indicadores y qué prácticas pueden ayudarte a optimizar este proceso para fortalecer la liquidez y la gestión financiera de tu empresa.

Cuando tu negocio empieza a crecer, gestionar la información con hojas de cálculo y procesos manuales puede convertirse en un desafío. En ese momento, un módulo de gestión puede ayudarte a organizar la operación, automatizar tareas y tener mayor control. Pero ¿qué es exactamente?, ¿para qué sirve?, ¿qué tipos existen? y, sobre todo, ¿cómo saber cuál necesita tu negocio? En este artículo encontrarás las claves para tomar una decisión informada y elegir una solución que acompañe el crecimiento de tu empresa en Colombia.

Vender es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es lograr que el dinero llegue a tu cuenta a tiempo. Emitir una factura no significa que la venta esté terminada. Después de enviarla, comienza un proceso que muchas empresas conocen bien: hacer seguimiento, verificar transferencias, identificar pagos y confirmar a qué factura corresponde cada movimiento. Cuando esa rutina se repite mes tras mes, el recaudo deja de ser una tarea puntual y se convierte en una carga operativa que consume tiempo y recursos. Por eso, cobrar en línea debería ser mucho más que agregar un botón de pago a una factura. Lo ideal es que tus clientes puedan pagar de forma rápida y sencilla, mientras tú mantienes el control de cada transacción y de cómo queda registrada dentro de tu negocio. En este artículo descubrirás cómo optimizar el cobro para que el proceso trabaje a tu favor. Además, conocerás los beneficios de una solución como Siigo Pay, que permite a tus clientes pagar en línea directamente desde una factura o cotización, mientras el recaudo se conecta con tu software Siigo. De esta forma, reduces seguimientos manuales, controlas mejor los pagos y mantienes la contabilidad al día sin duplicar esfuerzos. Porque vender es importante, pero tener el control de tus recaudos de forma ágil, ordenada y oportuna también es fundamental para el crecimiento de tu empresa.

Llevar un control de inventario para bares preciso permite saber cuántas bebidas e insumos entran, cuánto se consume y qué cantidad debería quedar disponible. En bares y gastrobares este proceso es clave porque muchos productos se manejan por mililitros, porciones o preparaciones, lo que aumenta el riesgo de diferencias.  Un sistema organizado ayuda a detectar mermas, controlar costos, evitar compras innecesarias y calcular la rentabilidad de cada bebida. También mejora el almacenamiento de bebidas e insumos y conecta las ventas, la barra, la cocina, la bodega y la facturación electrónica. 

Si tienes una tienda, una fábrica o un distribuidor, entender la clasificación de inventarios es clave para no quedarte sin stock crítico ni inmovilizar capital en productos que no se venden. Aquí te explicamos los tipos de inventarios, los métodos de clasificación más usados y cómo se relacionan con la valoración de inventarios bajo NIIF.

La salud mental para contadores está directamente relacionada con la forma en que organizan su trabajo, administran las fechas fiscales y gestionan la relación con sus clientes. La presión por cumplir obligaciones tributarias, responder solicitudes urgentes y corregir información puede afectar el bienestar y la motivación profesional, especialmente cuando no existen procesos claros que permitan distribuir la carga de trabajo.  Sin embargo, mejorar la gestión de clientes para contadores puede marcar una diferencia significativa. Implementar procesos, apoyarse en la tecnología y contar con el respaldo de una comunidad contable permite reducir la sobrecarga operativa, optimizar el tiempo y enfocarse en actividades de mayor valor. Como resultado, es posible fortalecer la felicidad laboral en contabilidad, ofrecer un mejor servicio y construir un despacho más sostenible a largo plazo. 

Un gastrobar es un modelo de negocio gastronómico que combina comida, bebidas, ambiente social y experiencia de servicio en un mismo lugar. En Colombia, este formato ha ganado relevancia porque responde a consumidores que buscan salir a comer, compartir, probar cocteles y vivir una experiencia diferente a la de un restaurante tradicional.   Administrar un gastrobar requiere más que una buena carta, también implica gestionar pedidos, mesas, caja, inventario, domicilios, facturación y permisos para operar sin errores. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para abrir y gestionar gastrobares con éxito.