qué es doble contabilidad

Es posible que en tu empresa te encargues tú mismo de la contabilidad o que recibas la ayuda de un experto. En cualquier caso, debes asegurarte de que en tus libros contables no cometas delitos que te expongan a sanciones y multas. La doble contabilidad es una de esas infracciones que debes conocer y evitar.

¿Qué es la doble contabilidad?

Tus libros contables te permiten tener claridad sobre tus recursos, gastos y actividades comerciales. Para muchas personas naturales y jurídicas en Colombia, llevar estos registros es además una obligación; pero en algunos casos, estos contribuyentes deciden saltarse la ley y terminan llevando una doble contabilidad.

¿En qué consiste este delito? Así lo describen el artículo 74 del Código de Comercio y el artículo 264 de la Ley 1564 de 2012:

Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.

Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

Se considera un delito y no un simple error, porque llevar doble contabilidad implica una acción consciente: se busca de manera intencional engañar a los usuarios de la información, especialmente a las entidades encargadas de ejercer control como la DIAN; generalmente, el objetivo es evitar el pago de las obligaciones tributarias.

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qué es doble contabilidad

Sanciones por cometer esta irregularidad contable

Ahora que ya tienes claro qué es la doble contabilidad, vamos a examinar las sanciones a las que te expones si tú o tu contador deciden recurrir a ella.

Estas sanciones no solo aplican para la doble contabilidad. Fueron creadas para penalizar cualquier irregularidad relacionada con los libros contables.

Sanción económica

El artículo 655 del Estatuto Tributario, establece una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la multa. Esta sanción económica no puede superar las 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario).

Desconocimiento por parte de la DIAN de costos y deducciones

El mismo artículo 655 del ET, explica que irregularidades como la doble contabilidad hace que los libros contables pierdan su valor probatorio. Por eso la Dian podrá rechazar los costos, deducciones e impuestos descontables incluidos en dichos registros. Esta sanción no es automática: puede ser omitida si el contribuyente demuestra la validez de estos conceptos, usando pruebas diferentes a los libros que están siendo cuestionados.

Clausura o cierre del establecimiento

La doble contabilidad también puede ser sancionada con el cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier otro espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. De acuerdo con el artículo 657 del ET, este cierre se puede realizar por un término de 3 días.

Es posible evitar esta sanción si la persona señalada de llevar doble contabilidad, paga una multa equivalente al 20% de los ingresos operacionales, obtenidos en el mes anterior a la fecha en que cometió el delito.

Recursos para apelar o reducir las sanciones

Lo ideal es que nunca incurras en una práctica indebida como la doble contabilidad. Pero si por algún motivo te ves involucrado en esta irregularidad, existen algunas opciones para apelar, modificar o reducir las sanciones.

Reducción de hasta el 50% de la multa

El artículo 640 del Estatuto Tributario, contempla la posibilidad de disminuir la sanción económica que la DIAN impone por doble contabilidad. Esto es posible cuando el contribuyente cumple con algunos requisitos como:

  • No haber cometido una infracción similar en los 4 años anteriores.
  • Que acepte la sanción impuesta y responda por ella.

El recurso de consideración

Si crees que la acusación por doble contabilidad es injusta, el Estatuto Tributario te permite imponer un recurso de consideración: un documento donde solicitas a la DIAN que se modifique o revoque la sanción.

Según el artículo 720 del ET, tienes hasta dos meses para interponer este recurso ante la oficina de la DIAN que emitió el acto administrativo. Por su parte, la DIAN se puede tomar hasta un año para resolver la solicitud. Si no presentas ningún recurso, la ley interpreta esta omisión como una aceptación de la sanción y el acto administrativo queda en firme.

Esta opción es aconsejable si consideras que se interpretaron erróneamente tus libros y no llevas una doble contabilidad; no debe ser vista como una forma de cometer el delito y evadir el castigo.

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Consejos para no caer en la doble contabilidad

Como lo decíamos antes, la doble contabilidad se hace de manera intencional, así que el primero consejo es, obviamente, que no recurras a esta opción. Si tu empresa atraviesa una mala situación económica, el evadir tus obligaciones solo trae más gastos y daña tu relación con las entidades de control. Piensa que cualquier solución para sanar tus finanzas, solo es efectiva si no afrontas problemas legales y conservas tu buena reputación.

Por otro lado, es ideal que confíes tu contabilidad a un profesional que te dé los consejos más acertados, especialmente en momentos de crisis. De todas formas, si no está dentro de tus posibilidades el contratar a un experto, siempre puedes aprender a manejar tus finanzas sin ser contador.

Finalmente, te sugerimos que recurras a la tecnología como tu mejor aliada para evitar prácticas como la doble contabilidad. Son múltiples los beneficios de tener un software contable:

  • Tu información siempre está segura y se actualiza en tiempo real.
  • Puedes conservar en forma digital o adjuntar fotos de tus documentos de soporte, lo que hace más fácil que respaldes tus libros contables.
  • Puedes generar informes de manera automática, por lo que vas a saber siempre cómo va tu negocio.
  • Vas a reducir errores y la posibilidad de que quien maneja tu contabilidad cometa alguna irregularidad.
  • Un software como el de Siigo ya viene configurado con las cuentas, tarifas e impuestos más importantes. Así que te da la seguridad de cumplir con tus obligaciones tributarias.

Ya lo sabes: la doble contabilidad es una opción que no tienes necesidad de considerar. Lleva tus libros de forma honesta y aprovecha las herramientas disponibles para facilitar esta labor. Vas a comprobar que manejar tus finanzas con transparencia y orden, es el mejor camino para resolver cualquier situación difícil que pueda afrontar tu negocio.

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