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¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?

Los obligados a llevar contabilidad son muchos en nuestro país, por esta razón vamos a explicarte en este artículo quiénes, y por qué razón deben llevar los registros contables, también, te vamos a explicar cuál es la importancia que tiene la contabilidad para que sepas cómo llevar la contabilidad sin ser contador.

Cuál es la importancia de la contabilidad

La contabilidad es la disciplina económica que ha utilizado el hombre desde hace mucho tiempo y le ha facilitado tener un orden preciso de sus actividades, gastos, recursos y dinero; por esta razón, la contabilidad es vital a la hora de administrar adecuadamente la vida económica y financiera de una organización, del trabajo o hasta de los que están emprendiendo.

La contabilidad es una tarea específica que cualquier persona podría llevar a cabo, pero es importante que la realicen los profesionales de la contabilidad porque tienen ellos los que saben cómo se debe realizar para evitar errores; sobre todo  al momento de pagar tributos, impuestos y de realizar balances y presupuestos que dan cuenta en lo que se debe invertir y al mismo tiempo ayuda en el control de las ganancias que ha obtenido una empresa.

Por la importancia que tiene la contabilidad en una empresa, los empresarios han necesitado implementar algún tipo de sistema para registrar las actividades contables que les faciliten realizar esta labor y al mismo tiempo que les permitan muchos beneficios, como…

• Identificar cuál es la situación financiera de la empresa y de los negocios que están realizando, en el momento que lo necesiten.
• Con la contabilidad puedes tener información oportuna que te ayude a tomar decisiones importantes.
• Puedes controlar tu gestión anterior, con el fin de que te sea más fácil planificar los fondos que vas a utilizar el año que sigue.

Además puedes revisar cómo  las empresas se benefician cuando adquieren un software y cómo crecen cuando lo implementan correctamente.

Esto quiere decir, que tu empresa debe asegurar los recursos con un equipo de profesionales en contabilidad para que desarrollen y se encarguen de todas las tareas contables y al mismo tiempo que sean capaces de trabajar en equipo con la directiva de la empresa y con acciones y recomendaciones que sean de gran aporte. En otras palabras, el objetivo de la contabilidad no es más que el de administrar y asegurar los recursos de una empresa y por eso te invitamos a que conozcas aquí la relación que existe entre la contabilidad y las finanzas de tu empresa.

¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?

De acuerdo con lo que estipula el artículo 19 del Código de Comercio, los comerciantes deben llevar la contabilidad regular de sus negocios teniendo en cuenta todas las prescripciones legales y sin importar si los comerciantes actúan como personas jurídicas o como personas naturales. A esto se suma que deben tener un archivo en donde se encuentren todos los documentos que soportan sus actividades o negocios. Para que identifiques si actúas o no como un comerciante te recomendamos que revises los Artículos 20 y 23 del Código de Comercio.

Sí actúas como comerciante es importante que contrates a un profesional contable, ya que en nuestro país, el único profesional facultado para reportar legalmente la información financiera de personas jurídicas o naturales es un contador público, ten presente que los profesionales contables deben estar certificados por medio de su tarjeta profesional que la emite la JCC (Junta Central de Contadores). Aquí puedes revisar cómo escoger el mejor programa de contabilidad.

Lineamientos para emitir la información financiera

Ten presente que la información financiera que debes emitir si estás obligado a llevar contabilidad, se realiza teniendo en cuenta los lineamientos que se encuentran en la Ley 1314 de 2009 que se reglamentó por medio del DUR 2024 de 2015 y sus modificaciones, tanto en lo que tiene que ver con las normas contables, como con lo que estipulan las normas de aseguramiento de la información.

Ten presente que en el Artículo 2 de la Ley 1314 del año 2009 expone que los lineamientos, además de ser obligatorios para las personas naturales y jurídicas que se encuentran obligadas a llevar contabilidad, son de carácter obligatorio para aquellas personas que sin estar obligadas quieran hacer valer su información contable como una prueba.

Si tu empresa está obligada a llevar contabilidad, te sugerimos dejar tus datos para brindarte una asesoría completa y conocer mas sobre el software contable que Siigo a través del cual llevamos mas de 30 años transformando la vida de contadores y empresarios.

¿El régimen simplificado y el común deben llevar su contabilidad?

Existe la duda entre los profesionales contables y los contribuyentes sobre si las personas naturales que se encuentran obligadas a llevar contabilidad poseen alguna implicación al pertenecer a algún régimen simplificado o común. El CTCP aclara la duda mencionando que la obligación de las personas naturales de llevar contabilidad no depende de sus responsabilidades inherentes al régimen en el que pertenecen sino a las actividades que realiza o a que la persona natural necesite o no utilizar su información contable como una prueba.

¿Cómo pertenecer al régimen común y simplificado?

Para poder pertenecer al régimen simplificado, que es el régimen en donde se encuentran la mayoría de los contribuyentes que se catalogan como personas naturales, se debe cumplir en su totalidad los requisitos que establece el Artículo 499 del ET, que se modificó por medio del Artículo 195 de la Ley 1819 de 2016.

Se debe tener en cuenta que todas las personas naturales se pueden clasificar en el régimen simplificado o en el régimen común, mientras que una persona catalogada como jurídica, por el simple hecho de serlo, está obligado a pertenecer al régimen común. 

Teniendo en cuenta el Concepto 223 de 2015, se aclara que las personas naturales que no ejercen actividades de comercio, sin importar si hacen parte del régimen simplificado, no se encuentran obligadas a llevar contabilidad; a menos de que realicen actividades comerciales o quieran llevar su contabilidad como una prueba. En este caso, lo único que deben hacer es gestionarla teniendo en cuenta el marco normativo del grupo en el que están clasificadas.

Diferencias de llevar contabilidad en Excel o en un software

En conclusión, ya sabes que llevar la contabilidad en un negocio es importante, no solo por cumplir con los requerimientos legales, sino que tendrás la necesidad para administrar y asegurar de la mejor manera los recursos que tiene tu empresa.

Ahora que sabes quiénes, por qué y cómo están obligados a llevar contabilidad, es importante que definas si llevarás tu contabilidad en Excel o si lo harás en un software. Dentro de las ventajas que tienen los software están la facilidad de ingreso de datos, que no te equivocas, porque sabes que un error te puede costar millones ante la DIAN y además ahorras mucho tiempo. Aquí puede revisar más diferencias.