¿Para qué sirve un software administrativo? | Funciones

EMPRESARIO | 5 MINUTOS DE LECTURA

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Como empresario sabes que después de entrar en el mercado tienes dos grandes desafíos: permanecer y crecer. Para poder superarlos tienes que buscar herramientas que te ayuden a mejorar tu gestión. Dirigir una empresa no es tarea fácil. Cuando te enfrentas a estos dos retos necesitas emplear un sistema que favorezca tus estrategias y optimice tu operación. Esto lo puede hacer un software administrativo; aunque existen muchas herramientas que pueden ayudar a tu negocio, un software administrativo pretende mejorar la manera en la que se realiza un proceso; por lo tanto sirve para optimizar tu gestión en las diferentes áreas de tu empresa.

software administrativo siigo para pymes

Funciones de un software administrativo

Dependiendo del tipo de software y proveedor, las funciones de un software administrativo pueden variar. A continuación te contamos algunas funciones importantes que debe tener un sistema como este:

1. Controlar tus compras y gastos

Administrar correctamente tus finanzas es crucial para el buen funcionamiento de tu empresa; por ello es importante que tengas una herramienta que te permita llevar un control detallado de tus ingresos y egresos, registrar las compras de tu inventario y mantenerlo organizado, conocer tus gastos y contabilizarlos a tiempo.

2. Gestionar la cobranza

Una de las tareas más difíciles es la cobranza. Muchas veces cobrar se convierte en una carga para las empresas. Para evitar dolores de cabeza y estrés innecesario, es importante que el sistema administrativo que elijas sirva para gestionar mejor esta tarea. Recuerda que el objetivo de obtener dicha herramienta es que cada proceso administrativo que está causando inconvenientes en tu gestión se pueda mejorar.

3. Administrar tu inventario

Manejar adecuadamente el inventario es una de las tareas que hace parte de tener un buen servicio al cliente; esto no se trata sólo de tener una bodega donde almacenar tu mercancía. Administrar correctamente el inventario es importante porque así podrás cumplir a tiempo con los pedidos de tus clientes; por eso es fundamental que el Software Administrativo que obtengas te permita saber qué productos tienes en stock y cuántas unidades de cada uno. Esta información debe estar siempre actualizada para agilizar el alistamiento de tus pedidos, cumplir con lo solicitado y satisfacer las necesidades de tus clientes.

4. Enviar y hacer seguimiento de cotizaciones

En el proceso de venta el envío de cotizaciones es uno de los pasos fundamentales para lograr un cierre. Tal vez algunas personas piensen que esto no es tan relevante como el contacto inicial que se tiene con un cliente, y contrario a eso, las cotizaciones cumplen un papel muy importante: mostrar la información sobre tus productos. Si un software administrativo te permite indicar detalladamente las características de los productos que un cliente quiere cotizar, como el precio y las funcionalidades, habrás obtenido un plus. Porque sin tener una asesoría personal con tu cliente, él conocerá al detalle los beneficios más destacables de tus productos o servicios; esto te permitirá ahorrar costos y tiempo.

No todos los software administrativos se ajustan a estas características; por ello es importante que tengas claro cuál es tu necesidad para que el sistema que elijas sea el adecuado para ti.

Saber para qué sirve un software administrativo es tan importante como saber de qué se trata; por eso a continuación te vamos a explicar qué es un software administrativo.

¿Qué es un software administrativo?

Aunque parezca extraño, no todas las personas saben qué es un software, por eso queremos aclarar que un software administrativo es equivalente a una plataforma web que tiene un fin determinado. El fin de un sistema o software administrativo es mejorar la gestión y administración de la información y los procesos de cada área de la empresa. Esto funciona a través de programación. Pero lo que realmente necesitas saber es que ese software también llamado plataforma, herramienta o sistema, es una de las mejores vías que tienes para superar el reto de permanecer y crecer.

Un software administrativo sirve para hacer que tu negocio crezca; por lo tanto es importante que sepas identificar cuál es el que más se ajusta a tus necesidades. Por ejemplo, el software administrativo de Siigo es ideal para pequeñas y medianas empresas.  En otras palabras un software administrativo es un sistema que facilita tu trabajo, que te ayuda a cumplir tu propósito y te hace la vida más fácil.

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Funciones que debe tener un buen Software Administrativo

Aunque ya mencionamos algunas funciones importantes de un software administrativo, existen otras indispensables para optimizar completamente la operación de tu negocio. A continuación te vamos a contar cuáles son:

1. Sistema POS

Un sistema POS (Point of Sales o punto de venta en español) es un conjunto de herramientas que mejoran la productividad de tu punto de venta. Desde hace un tiempo existen diferentes tipos de sistema POS que se han venido transformando para ser cada vez más sofisticados y modernos, ajustados a las necesidades actuales de las empresas.

Hace algunos años las funcionalidades de los Sistemas POS eran muy limitadas; sin embargo, esto ha cambiado gracias a la evolución de la tecnología.

Hoy en día, un buen Sistema POS te permite desempeñar mucho mejor las diferentes tareas necesarias en el punto de venta: administrar el inventario, tener una base de datos de clientes, crear facturas y controlar el ingreso y salida del dinero; además de esto un buen Sistema POS te permite gestionar todas las operaciones de tu punto de venta desde la nube; esto significa que puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo electrónico sin importar dónde te encuentres.

2. Gestión de bancos

Saber qué estás haciendo con tu dinero disponible es sumamente importante para la buena operación de tu negocio; por ello es primordial que conozcas los ingresos y egresos de los bancos que están enlazados con tu empresa. Un sistema administrativo que te permita monitorear tus movimientos bancarios te ayudará a gestionar adecuadamente tu capital. Además de eso la herramienta que elijas debe ayudarte a identificar cómo estás distribuyendo tu dinero para que determines si estás teniendo gastos innecesarios y comiences a administrar tus recursos correctamente.

3. Flujo de caja

Cumplir a tiempo con tus obligaciones financieras es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio; sin embargo, los afanes del día a día pueden hacer que olvides las deudas que debes pagar. Para evitar esto, necesitas un programa administrativo donde puedas consultar diariamente la liquidez y disponibilidad del dinero que tiene tu negocio. De esta manera sabrás en tiempo real con qué capital cuentas y cuáles son tus obligaciones más cercanas para que gestiones adecuadamente las decisiones financieras de tu empresa.

4. Centro de costos

Conocer los costos de tus sucursales es crucial para comprender su rentabilidad. A veces puede resultar complejo darse cuenta a tiempo de que una de las áreas, locales o sucursales de tu empresa está disminuyendo su rendimiento. Para que tomes medidas en el momento adecuado, es bueno contar con una herramienta que te muestre si los ingresos y gastos de tus sucursales se ajustan al presupuesto de tu negocio. Además tener un informe detallado sobre la situación financiera de cada una para decidir sabiamente.

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Estas funciones sumadas a las que mencionamos anteriormente, son las que te permitirán mejorar tu gestión. Si un software administrativo te permite tenerlas todas, este será el software adecuado para ti.

En una imagen, el software administrativo perfecto para tu negocio debería verse así:

el-software-administrativo-ideal-para-Pymes

Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

 

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