¿No sabes cómo generar una factura electrónica? Aquí te mostramos ejemplos

En el panorama empresarial actual, la factura electrónica es mucho más que un simple documento. Es una herramienta esencial que respalda tus transacciones comerciales de forma eficiente y segura, contribuyendo al éxito y la organización de tu empresa.

Al ser un documento digital que cumple con todos los requisitos legales y fiscales, la factura electrónica ofrece trazabilidad y transparencia en cada operación. En este artículo, te contaremos cómo generarla sin morir en el intento.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que se emite, envía, recibe y archiva en formato digital, sin necesidad de utilizar papel. Esto la hace más eficiente, segura y amigable con el medio ambiente.

Este archivo contiene la misma información de una factura tradicional, como los datos del emisor y receptor, los detalles de los productos o servicios, los montos y los impuestos. Sin embargo, al ser un documento digital, la factura electrónica puede incluir otros elementos interactivos, como enlaces a páginas web o códigos QR, que facilitan su verificación y consulta.

En resumen, una factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional, que cumple con todos los requisitos legales y ofrece ventajas adicionales en términos de eficiencia y seguridad.

Conoce la estructura general de una factura electrónica

Para que tu proceso de facturación sea exitoso es necesario, primero conocer cuáles son los elementos que sí o sí deben tener tus documentos electrónicos:

1. Número consecutivo o serie de la factura:

Para garantizar el control y la integridad de tus transacciones, cada factura electrónica cuenta con una serie única. Esta serie, que puede ser alfanumérica, numérica o solo con letras, permite llevar un registro ordenado y secuencial de cada documento emitido.

Es crucial que esta serie se asigne de forma automática y nunca se repita, asegurando así la trazabilidad y la validez de cada factura electrónica en todo momento.

2. Fecha de emisión

Indica el día en que se emitió el documento. Esta fecha es importante para establecer la validez y la temporalidad de la transacción comercial registrada en la factura.

Además, la fecha de emisión también sirve para cumplir con los plazos legales y fiscales establecidos para la emisión de facturas. Esta fecha debe ser clara y precisa, además de coincidir con el momento en que se realizó la transacción correspondiente.

3. Datos del emisor y receptor

En toda factura electrónica, los datos del emisor y receptor son cruciales para identificar a las partes de la transacción. Tanto quien emite como quien recibe deben incluir su nombre o razón social, número de identificación fiscal y dirección. Esto garantiza que el documento se genere y reciba correctamente.

Estos datos no solo son un requisito legal y fiscal, sino que también facilitan la comunicación efectiva entre ambas partes. Es vital verificar que esta información sea precisa y esté siempre actualizada en cada factura. Así se asegura la validez y transparencia de toda operación comercial.

4. Tipo de factura y concepto

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas que se pueden utilizar según las necesidades y características de cada transacción. Conocer el tipo de factura adecuado a emitir es importante, ya que cada uno cumple con requisitos específicos y se adapta a distintas situaciones comerciales.

Por otro lado, el concepto de la factura electrónica no solo cumple con los requisitos legales, sino que también ofrece ventajas adicionales en términos de organización y agilidad en la gestión de facturación.

5. Importes y método de pago

Los importes incluyen el subtotal de la factura, los impuestos aplicables, los descuentos y el total a pagar. Cada uno de estos conceptos debe estar desglosado para que el receptor de la factura pueda tener mayor claridad sobre el costo total de la transacción.

En cuanto al método de pago, este debe ser especificado en la factura electrónica para indicar cómo se realizará la transacción. Puede ser mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito, efectivo, entre otros. Cuando el método de pago está claramente indicado, facilita el proceso de pago por parte del cliente y garantiza la correcta recepción de los fondos por parte del emisor.

La claridad en estos aspectos contribuye a una mejor comprensión y fluidez en el proceso de facturación electrónica, asegurando una experiencia satisfactoria tanto para el emisor como para el receptor.

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Fecha de vencimiento y observaciones

La fecha de vencimiento es un elemento crucial en una factura electrónica, ya que establece el plazo límite para realizar el pago correspondiente. Esta fecha debe ser clara y estar especificada en el documento para evitar posibles retrasos en el pago.

En cuanto a las observaciones, este campo permite incluir información adicional relevante para la transacción, como instrucciones especiales, aclaraciones sobre los productos o servicios facturados y cualquier otro detalle que se considere importante. Las observaciones pueden ser útiles para aclarar dudas, proporcionar información adicional para la transacción comercial.

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Datos que debe suministrar el comprador al pedir factura electrónica

Para que un comprador en Colombia pueda recibir su factura electrónica, es esencial que le brinde al vendedor el nombre completo o razón social, NIT o número de documento y correo electrónico.

Recordemos que el vendedor solo necesita estos datos básicos. No debe exigir información adicional como el RUT completo o la cédula del representante legal. La normativa de la DIAN es clara al respecto: con estos pocos datos es suficiente para emitir y validar correctamente la factura electrónica. Si la factura es requerida para fines fiscales (como soporte de costos o deducciones), el comprador debe asegurarse de que se le emita y reciba correctamente.

 

5 ejemplos de facturas electrónicas

Te mostramos los ejemplos de facturas más comunes para que las conozcas detalladamente:

Facturas electrónicas

Es un documento digital que cumple con los requisitos legales y fiscales para respaldar una transacción comercial. Permite una gestión eficiente y segura de las facturas, brindando trazabilidad y transparencia en las operaciones comerciales.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Genera facturas electrónicas en cuestión de segundos en una interfaz intuitiva y sencilla, enviando y recibiendo documentos electrónicos que se guardan en línea. Podrás dar seguimiento al estado de tus facturas a través del envío y recepción de comprobantes DIAN, aprovechando al máximo la funcionalidad en la Nube para que tu software se sincronice automáticamente con la plataforma de esta entidad.

Factura Proforma

La factura proforma tiene una estructura bastante excepcional y podría caracterizarse como un documento informativo no contable. Si bien brinda información sobre cuánto podría llegar a costar un producto o servicio, no constituye un título valor contable; es decir, que no tiene ningún valor para efectos financieros; en otras palabras, la factura proforma oscila entre una propuesta comercial, un borrador de factura o un ejemplo de oferta.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Actualmente, Siigo no cuenta con esa funcionalidad específica. Sin embargo, te ofrecemos la opción de Remisión.

La Remisión es un documento clave que soporta la entrega física de mercancías al cliente. Indica las cantidades que han salido de tu inventario y ya fueron entregadas, aunque aún no se hayan facturado. Funciona como una confirmación de entrega y te ayuda a anticipar posibles errores, asegurando que la facturación posterior sea siempre correcta.

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Factura Rectificativa

Como su palabra lo indica, sirve para rectificar información de una factura previa. En el concepto de esta cotización se detalla cuál es la corrección y en dónde se cometió el error, con el fin de generar información acertada en futuros balances.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Todo el proceso de verificación de errores de una factura se realiza a través de Nota Crédito, que es el documento que permite corregir o anular facturas previamente emitidas.

Una Nota Crédito, en su versión electrónica, te permite revertir o registrar devoluciones, descuentos/rebajas de las facturas de venta electrónicas; la contabilización se realiza tanto en valores como en cantidades.

Ticket

El ticket se entrega a un particular, mientras que la factura se da a los profesionales autónomos o empresas. Por ese motivo, en el Ticket, solo encontraremos los datos identificativos del emisor, mientras que en la factura deben aparecer tanto los datos del emisor como los del receptor.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

En nuestro Sistema POS, el cliente encuentra una funcionalidad que se denomina Comprobante POS, y funciona solo para registrar otros ingresos; podrás registrar otros ingresos diferentes a ventas.

Factura Recapitulativa

Con la funcionalidad Comprobante POS, disponible en nuestro Sistema POS, puedes registrar ingresos que no provienen de ventas directas.

Este comprobante te permite recapitular varias facturas en un solo documento. Sin embargo, para que sea válido, es necesario anular las facturas previas que agrupa y la recapitulación no debe superar un mes. Además, debe describir en detalle todas las transacciones incluidas. Este tipo de documento es crucial, ya que soporta grandes transacciones en un solo comprobante, facilitando tu gestión. Ten en cuenta que todas las facturas consolidadas deben estar emitidas a la misma empresa o persona.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Si hay errores en una factura, la ley exige anularla con una Nota Crédito Electrónica y refacturar. Esto implica volver a emitir el documento de forma electrónica con los datos correctos del tercero.

Para simplificar este proceso y evitar que tengas que digitar la información repetidamente, te sugerimos emitir la factura electrónica y luego corregirla. Para casos donde las facturas de venta se generan periódicamente, afectando al mismo cliente y con los mismos productos o servicios, contamos con la funcionalidad de facturación recurrente. Esto facilita tus procesos y te ahorra tiempo.

Ahora, ya sabes cómo se generan y emiten las facturas electrónicas, así como los diferentes tipos que existen. Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para ti y des el salto a la era del software de facturación electrónica, mientras cumples con lo establecido por la DIAN.