Conoce qué es el documento soporte y para qué sirve

Con el objetivo de digitalizar el entorno de los documentos que se expiden en una organización al momento al momento de gestionar la contabilidad, la DIAN decretó el documento soporte como una manera de potencializar y respaldar las compras de un producto o servicio.

En este artículo te contamos todo lo que debes saber acerca del tema; desde qué es el documento soporte hasta la resolución de numeración que necesitas para expedirlo. Quédate y descúbrelo.

¿Qué es el documento soporte?

Este documento es el que se expide como soporte de las transacciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta o un documento equivalente; además, es ideal para dar seguimiento a las compras de un producto o un servicio. 

Por otro lado, el documento soporte se utiliza para la deducción de costos y gastos. Por ejemplo, si estás obligado a declarar renta, debes sustentar tus datos de adquisición de bienes o servicios a personas no obligadas a facturar electrónicamente.

Además, los facturadores electrónicos deben adherirse a este hecho para cumplir con lo establecido en la Resolución DIAN 063 del 30 de Julio de 2021.

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¿Quién debe emitir documento soporte?

Están obligados a expedir el documento soporte todas las personas naturales o jurídicas, que necesiten respaldar una transacción de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta. Esto sirve para tener el soporte de todos los costos y deducciones y poder descontar los impuestos en las declaraciones tributarias.

Requisitos que debe contener el documento soporte

La Resolución 00042 fija los siguientes requisitos:

1. 1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura de venta.
   2. Tener la fecha de operación correspondiente a la fecha de generación del documento soporte.
   3. Incluir los datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, y su Identificación Tributaria –NIT.
   4. Con los no residentes fiscales en Colombia, que no tengan Número de Identificación Tributaria NIT, se aceptará como válida la identificación estipulada en el país de origen del No residente.
   5. Incluir el nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.
   6. Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, que incorpore número, rango y vigencia de autorización ante la DIAN. Así lo establecieron los artículos 5 y 8 de la Resolución 000012 de febrero 9 de 2021, por medio de los cuales la DIAN modificó el artículo 55 de su anterior resolución (000042 de mayo de 2020).
   7. Incorporar la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
   8. Especificar el valor total de la operación

Diferencia entre documento soporte y documento equivalente

La principal diferencia  entre el documento soporte y el documento electrónico equivalente radica en que el primero, es la forma en la que se soportan las compras de bienes y servicios realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente con el fin de sustentar la operación hecha y  usar este documento para deducir impuestos. Mientras que el documento equivalente solo puede ser expedido por aquellas personas obligadas a facturar electrónicamente, tiene alcance normativo y sirve para descontar costos, gastos e impuestos. Asimismo, se diferencian  porque quien expide el documento soporte es el que adquiriente del producto y en el caso del documento equivalente, la persona que lo expide es quien realiza la venta.

¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?

La resolución DIAN 0488 emitida el 29 de abril de 2022, modifica el plazo para implementar, generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte para sujetos no obligados a expedir factura de venta. La fecha límite para realizar este trámite es el 1 de agosto de 2022.

¿Este envío tendrá costo adicional?

Como tal las personas que deseen utilizar el servicio de envío/reporte digital a la DIAN a través de Siigo no incurrirán en costos adicionales, lo que si implica es el descuento de los envíos del total de Documentos contratados y disponibles dentro de su plan Siigo Nube. Lo anterior podrá ser sujeto a modificaciones y cambios toda vez que entre en vigencia la nueva Resolución.

¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución?

Entre los requisitos para expedir este documento soporte se debe solicitar una resolución de numeración autorizada ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.

facturar se volverá electrónico a partir de julio 1 de 2021 y se tendrá que solicitar una nueva Resolución de Autorización ante la DIAN, con nuevos rangos de numeración.

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En conclusión, el documento soporte lo tramita el responsable de facturación en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Lo debe elaborar el comprador obligado a expedir factura que requiere soportar o documentar las transacciones con estos sujetos. Cuando compren un bien o servicio que otorgue derecho a deducciones, costos o impuestos descontables en la declaración de renta.

Ahora que ya sabes qué es el documento soporte, genera fácilmente este y otros comprobantes, utilizando las soluciones tecnológicas optimas de Siigo para la gestión y contabilidad de tu empresa, optimiza tus tiempos y lleva la información de tu negocio en tiempo real porque ¡Cuando tienes Siigo Nube se nota!