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En el mes de diciembre, la DIAN emitió el primer proyecto de norma con el objetivo de reglamentar el documento soporte de pago de nómina electrónica, base para soporte de costos y deducciones aplicables al impuesto a la renta.

Es importante tener en cuenta que, al ser un proyecto de norma, esta podría estar sujeta a cambios por parte de la DIAN una vez aprobada, en especial en relación al calendario de implementación.

¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Es el documento en formato XML que permite soportar costos y deducciones del impuesto a la renta y complementarios e IVA en los casos que aplique, de los conceptos por pago de nómina, los cuales derivan de una relación laboral, legal o reglamentaria.

¿Cada cuánto se deberá generar el documento soporte?

Según el proyecto de norma, el documento soporte de pago de nómina electrónica en Colombia se deberá transmitir con una periodicidad mensual. La transmisión de este documento se podrá generar en los 10 primeros días del mes siguiente al momento de generarse la información.

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¿Quiénes están obligados a emitirlo?

Los obligados serían todos aquellos contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o complementaria y a su vez, pensionados, quienes requieran éste como soporte de costos y deducciones del impuesto sobre la renta e IVA, solo en caso que aplique.

 

¿Qué información debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Como mínimo este documento soporte deberá contar con la siguiente información:

  • Estar denominado expresamente como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del contribuyente quien realiza el pago o abono en cuenta (Empleador).
  • Apellidos, y nombres e identificación del beneficiario del pago (empleado).
  • Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  • El empleador deberá manejar la asignación de un sistema de numeración consecutivo.
  • Conceptos y valores definidos dentro del valor devengado de la nómina.
  • Conceptos y valores definidos dentro del valor deducido de la nómina.
  • Valor total de la diferencia entre el devengo y el deducido.
  • Medio de pago
  • Todo lo relacionado con el anexo técnico del documento soporte de pago de nómina.
  • Fecha y hora de generación
  • Firma digital del sujeto obligado a emitir el documento soporte.
  • Apellidos, nombre, razón social, NIT del fabricante del software, nombre del software.
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¿Qué es el CUNE?

El CUNE es el código único de Documento soporte de pago de nómina electrónica, es un código alfanumérico que identifica de manera precisa el documento soporte de pago de nómina por cada uno de los empleados.

¿Qué son las notas de ajuste?

Adicional a la generación del documento soporte, se podrán generar notas de ajuste. Las notas de ajuste serán documentos electrónicos que permitirán efectuar anulaciones y ajustes a errores en cálculos aritméticos o de contenido en los casos en los que el usuario requiera corregir. Dentro de los requisitos mínimos para la generación de las notas de ajuste se encuentran:

  • Tener la denominación expresa de “nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  • Llevar un sistema de numeración consecutivo interno de quien genera la nota.
  • Número, y la fecha utilizada para la generación del CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • El código único de soporte de pago electrónico (CUNE).
  • Tipo de documento de ajuste
  • Fecha y hora de generación
  • La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anularía.
  • Apellidos, nombres o razón social y NIT, de quien genera el documento soporte de pago de nómina.
  • Apellidos, nombres o razón social y NIT del beneficiario del pago.
  • Firma digital de quien genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
  • El CUNE del documento de nómina electrónica que se anula.

Adicionalmente, es importante tener en cuenta que la DIAN dentro de este proyecto de norma adicionó el anexo técnico, el cual contiene las reglas para su respectivo desarrollo una vez sea aprobada la resolución y se dé vía libre a ser implementada.

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Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por el Consejo de Redacción de Siigo