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La nómina electrónica es la noticia del momento. Por eso queremos aclarar todas las dudas que puedas tener sobre el calendario de implementación de nómina electrónica, para que su proceso de generación y transmisión te resulte más sencillo. Si tu empresa es una de las obligadas a emitir nómina electrónica, en este artículo te contaremos cuáles son los plazos y fechas estipuladas para empezar a implementarla.

¿Qué estipula la DIAN sobre la nómina electrónica? 

(…) “El soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.” (2020, DIAN)

En palabras más sencillas, la nómina electrónica es un documento soporte que debes emitir a través de un software como Siigo para tener el control de la nómina de tus empleados y de esta manera poder aplicar a descuentos en tus obligaciones tributarias.

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Obligados a emitir nómina electrónica

Es fundamental saber que todas las empresas generadoras de empleo deben emitir nómina de forma electrónica. Es decir, aunque tu empresa no esté obligada a facturar electrónicamente, si cuentas con capital humano, así sea un solo trabajador, la DIAN te exige contar con el sistema de nómina electrónica.

Calendario de implementación de nómina electrónica

Los plazos establecidos por la DIAN para emitirla, varían de acuerdo con la cantidad de trabajadores que tengas. A continuación, te presentamos el Calendario de implementación de nómina electrónica.

Nuevo calendario de nómina electrónica DIAN 2021

GrupoPlazo para habilitarte como generador de nómina electrónicaPlazo máximo para iniciar con la generación y transmisión de nóminaNúmero de empleados
118/08/202129/10/2021Más de 250
218/08/202110/11/2021De 101 hasta 250
318/08/202115/12/2021De 11 hasta 100
418/08/2021
Las nóminas de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022 se deberán presentar dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de mayo 2022 y para las que se den entre marzo y mayo de 2022 se presentarán en los 10 primeros días hábiles del mes de junio de 2022
De 1 hasta 10

Calendario de implementación permanente

GrupoFecha de inicio de habilitación en el servicio informático de nómina electrónica (DD/MM/AAAA) y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónicaIntervalo en relación con el número de empleados
1Tienes 2 meses contados  desde el momento en que realizas los pagos a tus empleados para que te habilites como generador y emisor del documento soporte de pago de nómina electrónica, sus respectivas notas de ajuste y la fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión .Si eres de los obligados a implementar la nómina electrónica en tu compañía puedes usar estos comprobantes, al igual que las notas de ajuste, como soporte para que solicites costos y deducciones aplicables en el impuesto sobre la renta y Sobre las Ventas (IVA). Adicionalmente, este calendario da cuenta de las personas que tienen la responsabilidad de facturar electrónicamente.

Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

GrupoFecha de inicio
habilitación en el
servicio informático
electrónico nómina
electrónica 
Otros sujetos
 118/08/2021Personas no obligadas a expedir factura electrónica de
venta.

De este modo, los contribuyentes que ejercen una relación laboral, empleador-empleado, tendrán plazo para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, si así se requiere, durante los 10 primeros días del mes siguiente al que se generó la información del pago de nómina del empleado.

Ya sea que consignes la nómina a tus colaboradores de manera semanal, quincenal o mensual, cuando envíes la información a la DIAN solo debes enviar un reporte, es decir, si tu pago es cada 15 días al finalizar el mes compilas, en un mismo documento soporte de pago de nómina electrónica, ambos pagos.

Te contamos más sobre las partes de la nómina, su formato y generación.

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Conforme a las características de tu empresa, revisa muy bien en qué momento debes empezar a implementar nómina electrónica y no dejes pasar las fechas. El Calendario de implementación de nómina electrónica Colombia es fundamental para saber en qué fecha tu empresa debe iniciar con la habilitación e implementación.

Si te preguntas qué relación existe entre la nómina electrónica y la facturación electrónica, a continuación te lo explicamos:

¿Cómo se relaciona la facturación electrónica con la nómina electrónica? 

Sencillo, cuando se establece la Resolución 042 de 2020, por la cual se determina la obligatoriedad de implementar factura electrónica, los plazos para hacerlo y sus responsables; se expresa, también, que no están obligadas a expedir factura de venta y/o documento equivalente, las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades”

En otras palabras, las personas que tengan empresa y sean generadoras de empleo por contrato, según las condiciones reglamentadas por el Código Sustantivo de Trabajo, no están obligadas a facturar electrónicamente  pero sí a emitir y reportar un documento soporte en el que se exponga el pago de nómina a los empleados haciendo caso de la relación empleador – empleado. De igual manera, existen empresas obligadas a facturar electrónicamente que por sus relaciones laborales bajo contrato también deben emitir nómina electrónica.

Consulta los tipos de contrato laboral en Colombia.

Si fuiste uno de los obligados a facturar electrónicamente, el proceso de habilitación e implementación de nómina electrónica va resultar súper fácil ya que es muy similar al de facturación.

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¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?

Al igual que se maneja en el proceso de Facturación, una de las formas más eficaces y seguras para implementar nómina electrónica en tu empresa es a través de un proveedor tecnológico que te permita estar al día con las regulaciones de ley y agilizar los procesos de tu empresa para llevarla a otro nivel. Recuerda que en Siigo tenemos planes de nómina electrónica especiales para ti. Visítanos en nuestro sitio web y elige el tuyo.