La nómina de pago: qué es y cómo hacerla en solo 3 pasos

Si estás comenzando tu empresa o eres dueño de un negocio pequeño, es normal que las tareas administrativas, como la remuneración de tus empleados, te generen dudas. Si tienes preguntas sobre qué es exactamente la nómina de pago y cómo elaborarla, estos consejos son para ti. En este artículo te contamos cómo realizar tu nómina de forma sencilla, sin estrés y sin que te tome mucho tiempo.

¿Qué es una nómina de pago?

Es un soporte que te permite llevar el control de los pagos y deducciones que realizas a tus trabajadores, como retribución por los servicios que ellos prestan dentro de tu empresa. Dicho documento se debe generar de forma quincenal o mensual, dependiendo de la forma como programes los pagos a tus empleados.

El pago que se detalla en la nómina se realiza de acuerdo con el tipo de contrato firmado con cada colaborador, pero en términos generales, debe incluir conceptos como:

• el salario básico devengado
• las prestaciones sociales, seguridad social y los aportes parafiscales
• el pago de vacaciones
• comisiones que aplican
• auxilio de transporte
• horas extras
• recargos nocturnos, dominicales y festivos

Por qué es importante el manejo adecuado de la nómina

Liquidar la nómina a tiempo y de acuerdo con normas como el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 1819 de 2016 es una responsabilidad que tienes no solo con tus colaboradores. Este compromiso también lo asumes con el Estado colombiano, ya que registrar y reportar la nómina de forma correcta es un paso importante para cumplir con tus obligaciones tributarias y fiscales.

Por otro lado, el calcular correctamente la nómina te protege de penalizaciones que pueden afectar tus finanzas: los empleadores que no cumplen con los aportes de salud, pensión, parafiscales y demás prestaciones sociales son sancionados económicamente por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP).

Qué elementos debe contener la nómina de pago

Para que sea válido, debe incluir la siguiente información:

• Datos del trabajador: como el nombre completo, número de identificación, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato.
• Información básica de la empresa, como el nombre o razón social y el NIT.
• Periodo de liquidación de la nómina (mensual o quincenal).
• Deducciones o retenciones legales del personal.
• Salario bruto: es el monto o valor total de la retribución, antes de llevar a cabo las deducciones del mes.
• Salario líquido: también conocido como salario neto, es el pago definitivo que recibe el empleado, luego de hacer efectivos los descuentos.
• La firma del empleador y del empleado.

Qué es la nómina de pago electrónica

La nómina electrónica es la evolución de la tradicional nómina de pago y forma parte de una modernización impulsada por la DIAN que busca optimizar procesos, aprovechando los recursos tecnológicos disponibles.

Si tienes por lo menos un empleado vinculado por medio de contrato laboral, estás obligado a emitir y transmitir la nómina de pago de forma electrónica. Este documento digital, que está regulado por resoluciones como la 000063 del 30 de julio de 2021, está diseñado para brindarte múltiples beneficios como:

• La posibilidad de acceder a los datos en tiempo real y desde cualquier lugar, ya que la información está guardada en la Nube (online).
• El envío por correo electrónico a tus empleados del comprobante de nómina.
• Descuentos tributarios a partir de los pagos que realices a tus trabajadores.
• Ahorro de tiempo con la automatización de procesos.
• Calculas impuestos sin errores manuales y con total seguridad.
• Al disminuir el uso de papel, ayudas a cuidar el medio ambiente y ahorras espacio, porque ya no necesitas un lugar físico para almacenar los documentos.
• Puedes generar al instante los reportes que debes entregar a entidades como la DIAN y la UGPP.
• Con un software en la Nube como el de Siigo, obtienes de forma fácil datos que puedes analizar para evaluar cómo estás remunerando a tus trabajadores y qué incidencia tiene la nómina en el estado general de tu negocio.

Cómo realizar la nómina de pago en 3 pasos

La transición de la nómina tradicional a la electrónica ha simplificado los trámites de cumplimiento. Ahora, para registrar el pago de nómina de tus empleados ante la DIAN, solo necesitas enfocarte en estos tres pasos:

1. Habilitación

Es el trámite base que realizas ante la DIAN para calificar a tu empresa como generadora del documento soporte de nómina electrónica. En esta etapa debes seleccionar tu proveedor tecnológico (software) y realizar las pruebas obligatorias que aseguren que el sistema cumpla con todos los requisitos exigidos por la ley.

2. Generación y transmisión

Una vez habilitado, comienza el proceso de registro: debes generar el documento soporte de la nómina electrónica por cada empleado y transmitirlo inmediatamente a la DIAN. Este envío debe ir acompañado de notas de ajuste, en caso de ser necesarias.

3. Validación

El último punto es la revisión que la DIAN hace sobre los documentos soporte que enviaste. Si estos cumplen con todos los requisitos, son validados y quedan oficialmente registrados. Si, por el contrario, son rechazados, la DIAN te lo devolverá indicando la información que debes corregir para emitirlo y transmitirlo de nuevo en el sistema.

¡Listo! Ahora ya sabes lo esencial sobre la nómina de pago y lo fácil que es realizarla usando sistemas electrónicos. La tecnología establece una nueva forma de calcular aspectos complejos como las cesantías y la cotización de todas las personas que trabajan en tu empresa, simplificando el proceso. Recuerda que con Siigo el trámite para generar tu nómina electrónica lo puedes realizar en solo minutos. Elige tu plan ideal y comienza a disfrutar de todos sus beneficios.