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programa para controlar stock

El programa de inventario de cada empresa lo eligen los fundadores y gerentes debido a que luego de crecimientos sostenidos es necesario utilizar mecanismos automatizados para evitar errores y optimizar tiempos. Los inventarios tradicionales pueden hacer que los procesos se obstaculicen y pierdan agilidad y en el momento de necesitar información sobre una operación en concreto o sobre el rendimiento específico de productos es posible que los sistemas manuales resulten obsoletos.

Antes de conocer qué es un programa de inventario, debemos tener claro su concepto y las características con las que cuenta un buen programa de inventarios, de esta manera vas a saber si es algo que en realidad necesita tu empresa, o por lo contrario decidirás seguir utilizando métodos tradicionales para el control de tus inventarios.

Programa de inventario: definición

Los inventarios no son más que la representación de las existencias de los bienes que se encuentran almacenados en tu compañía. Gracias al uso de un inventario puedes tener el control de tu patrimonio, y por lo general se utiliza para:

  • tener un registro de los productos con los que cuenta tu empresa para tener un control detallado y real;
  • controlar las operaciones de transformación, venta, alquiler y compra que realiza tu empresa.

Esto logras controlando tu stock

El software de control para inventarios es una herramienta que te permite acceder a tus existencias reales y conocer los productos de todos los puntos de venta que tienes. De esta forma puedes simplificar la labor de gestionar y administrar el paquete completo de servidores y PC.

El control de stock mediante un programa de inventarios busca ir más allá de las complicadas hojas de cálculo brindando un lugar más tranquilo en el que puedas almacenar tu información de forma organizada, en el mismo lugar, lo que hace que tus búsquedas se faciliten.

¿En qué te ayuda un programa de inventarios?

El control de stock no es una tarea fácil, pero con la ayuda de un programa puedes disminuir hasta un 80 % de las labores operativas.

El control de inventarios te permite gestionar clientes y productos con los que cuentas. Pero sistematizarlo te permite categorizarlos de forma ordenada por precio, fecha, tipo, referencias, lugar, etc. Con el programa te va a resultar posible coordinar y controlar los materiales con los que dispones, a pesar de no tener un inventario muy grande.

Cuando las empresas administran sus inventarios de manera eficaz ahorran tiempo, espacio y dinero.

Características básicas que debes pedirle a tu programa de inventarios

Actualmente existen diferentes tipos de programas para llevar el inventario en las empresas a continuación te nombramos varias que debes tener en cuenta a la hora de adquirir uno de estos.

Stock alineado con las ventas

Es importante que este te sirva a la hora de mejorar la organización de las ventas y las compras, evitando que tengas mercancía represada en exceso o por el contrario que te falte. Para que puedas lograrlo tu programa debe tener un uso sencillo, debe entender y ser capaz de mostrar una visión global de cómo está el inventario. Luego de saber lo que se vende en cada momento, puedes hacer un balance entre los egresos y los ingresos, con el fin de tener el control general de los productos.

Categorización de referencias

Asegúrate de que los bienes se puedan almacenar en diferentes categorías de producto, por fechas de expiración, cantidades, caducidades, direcciones, entre otros.

Uso intuitivo

Debe brindarte una gran flexibilidad a la hora de introducir las características de cada producto. Ten presente que todos los programas de inventarios no son iguales, por esta razón es de gran importancia que elijas uno personalizado en el que te sea posible hacer diferentes cambios cuando sea necesario.

Revisa aquí a qué se debe el éxito del inventario de Siigo

Notificaciones

Es importante que tengas alertas de tus stocks, esto quiere decir que tu programa te avise en el momento en que algo no está funcionando bien en tu inventario. Debes partir de que somos seres humanos y por esta razón podemos tener olvidos, con el programa de inventarios seguro sabrás cuando se ha agotado algún producto.

Informes personalizados

El último consejo, pero no el menos importante, es que te asegures de que tu programa realice informes personalizados y que los comprendan las personas que van a ver la información. En estos informes se puede ver las ventas que se han hecho, las previsiones de las ventas, saber hacia donde va tu negocio y es de gran importancia que utilices hasta lo mínimo que te ofrece con seguridad se va a ver reflejado en los indicadores de tu empresa.

¿Las empresas pequeñas necesitan controlar su stock?

Los programas de control de stock se diseñaron con el fin de ayudar a cualquier empresa que venda servicios o productos y que su prioridad sea controlar lo que sale y entra de su almacén. Revisa aquí si estás necesitando un sistema de control de inventarios.

También son indispensable para aquellas empresas que manejan diferentes tipos de materiales, como por ejemplo computadores, teléfonos, teclados, sillas, libros, agendas, etc. Lo que importa es que la empresa sea consciente y quiera tener orden y control para que todo esté en un mejor estado.

Entre más grande la empresa más importancia tiene un programa de inventario

En el momento que una empresa se hace más grande es importante que deje atrás los modos clásicos de llevar los inventarios; esto se debe a que con este tipo de sistema no es posible saber qué es lo que se está vendiendo.

Con el programa de control de stock tienes alertas que te indican qué producto se está agotando, con el fin de que pidas más y suplas la demanda. Por otro lado, si tienes productos que no se han vendido el programa te informa para que cuando lleguen tus proveedores no les compres más unidades de esos productos.

Programa de inventarios de SIIGO

Con el programa de inventario de Siigo tienes diferentes ventajas, como crear tu producto poniéndole un nombre y un código que te facilitará su búsqueda; también puedes manejar tus productos por códigos de barras.

Puedes crear una agrupación de inventario con el criterio que quieras.

  • Es posible incluir información tributaria y manejar diferentes listas de precios;
  • puedes agregarle imágenes a tus productos que se reflejarán en tus cotizaciones;
  • vas a poder revisar las cantidades de productos que tienes en diferentes bodegas;
  • vas a encontrar de forma intuitiva diferentes reportes de tu inventario con identificar cuál es el producto que más vendes y el que más ganancia te deja;
  • también vas a poder revisar todos los movimientos de tus productos en el tiempo que quieras;
  • con este programa tu conteo físico siempre va a ser igual al de tu sistema y algo muy importante que te ofrecemos que es el informe de valorización de saldos.

Así que ya conoces todas las ventajas que te puede brindar un programa de  inventario sin importar si tienes una pequeña, mediana o gran empresa utilízalo para que veas cómo tu empresa puede ser más ordenada y crecer de la mejor forma.    

Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por Luisa Fernanda Cortés Ruiz

Soy politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá. Me apasiona la danza, la música, el diseño de modas, la investigación financiera y el business intelligence. Mi propósito en cada renglón es que mis lectores transformen su vida cuando me leen, es decir, que la información que investigo para ellos sea tan relevante que les cambien pequeñas prácticas de su cotidianidad.

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