Trámites que hacer en la DIAN para facturar electrónicamente | Blog Siigo

EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

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Los trámites ante la DIAN para facturar electrónicamente comprenden una serie de pasos necesarios para cumplir con lo establecido en la Ley 1819 de 2016. Esta Ley exige que las empresas obligadas a declarar IVA e Impoconsumo empleen factura electrónica desde el 1 de enero de 2019. En este artículo te vamos a contar cuáles son esos trámites exigidos por la DIAN para que alistes a tiempo lo necesario y puedas comenzar a facturar electrónicamente.

Para implementar la facturación electrónica en tu empresa es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso se trata de que tú como empresario, obligado o voluntario, compruebes a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica. Aquí puedes consultar los software autorizados por la DIAN.

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Trámites que debes hacer ante la DIAN para facturar electrónicamente:

La DIAN pone a disposición de las Mipyme obligadas y las voluntarias una plataforma web gratuita donde pueden hacer las pruebas para implementar el software de facturación electrónica. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:

1. Regístrate como facturador electrónico

Ingresa a https://facturaciongratuita.dian.gov.co y selecciona la opción “registrar usuario”. A continuación diligencia los campos de identificación. Esta información debes ingresarla de la misma forma en la que aparece en el RUT de tu empresa.

2. Registra el software de facturación electrónica

Selecciona el botón “registrar” para ingresar el nombre del software que deseas utilizar. Diligencia los campos que te aparecen, de la siguiente manera:

  • “Nombre”: digita el NIT de tu empresa junto al nombre del software que vas a utilizar; es decir, en este espacio ingresas números y letras.
  • “Ingrese pin”: crea una clave con siete caracteres. Esta debe contener números, letras mayúsculas y minúsculas.
  • “Confirme pin”: escribe nuevamente el pin (clave) que creaste en el espacio anterior para confirmar que coincidan.

3. Genera datos de prueba

Después de diligenciar los campos del punto anterior, haz clic en “generar datos de prueba”, así el sistema te va a mostrar el identificador del software, la URL y el usuario ambiente.

4. Crea una nueva contraseña

Luego de generar el ambiente donde funcionará el software, debes crear una nueva contraseña.

5. Guarda y comienza

Cuando terminas los pasos anteriores, guardas y de inmediato se carga la información del software registrado. Te llegará un correo electrónico especificando toda la información correspondiente.

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Después de seguir los cinco pasos, podrás comenzar a implementar la facturación electrónica. Cuando utilices este sistema, realiza facturas, notas crédito, notas débito y el acuse de recibido.

Cuando hayas hecho esto, puedes utilizar el software de prueba. Recuerda que si tu empresa está obligada, tienes máximo seis meses para implementar el software definitivo; si quieres hacerlo voluntariamente, tienes tres meses antes de que la DIAN te exija cumplir obligatoriamente con la facturación electrónica.

¿Puedo probar más de un software de facturación electrónica?

Sí. Mediante el sistema dispuesto por la DIAN tienes la posibilidad de registrar más de un software; para ello, debes seguir los cinco pasos anteriores. Después de haber registrado el primer software, podrás habilitar la opción “registrar nuevo software para pruebas” y listo. Esta opción también aplica para quienes ya han obtenido la resolución de habilitación por parte de la DIAN.

¿Qué otra función me brinda este sistema?

Cuando comiences a utilizar el software de prueba mediante el sitio web de la DIAN, podrás ver algunas funciones adicionales que te permitirán llevar adecuadamente el proceso de facturación electrónica. Te contamos cuáles:

  1. ver los resultados de las transacciones de facturación;
  2. consultar el detalle de tus facturas;
  3. conocer la información de los usuarios que están empleando el sitio web de la DIAN para hacer las pruebas del software de facturación electrónica y,
  4. asociar y eliminar prefijos.

El periodo de prueba se trata de que puedas ver que los servicios del software se ajustan a las exigencias técnicas de la DIAN, por ello durante este tiempo podrás realizar todo el proceso de envío de facturas, creación de notas débito y crédito con datos ficticios que te permitirán conocer y aplicar todo lo necesario dentro de la facturación electrónica.

Aunque la facturación electrónica es indispensable para algunas empresas, existen otras que no están obligadas a emplearla, pero que voluntariamente quieren hacerlo. Si tu empresa es obligada o voluntaria, aquí te contamos las ventajas de emplear la facturación electrónica.

¿Por qué debes emplear la facturación electrónica?

Porque además de ser una Ley de cumplimiento obligatorio para muchas empresas, la facturación electrónica es un sistema que mejora el rendimiento de tu negocio y trae consigo muchos beneficios. A continuación, te vamos a mencionar algunos.

Beneficios de la facturación electrónica en tu empresa.

1. Disminución de costos

Facturar electrónicamente minimiza en un alto porcentaje tus costos, ya que no vas a necesitar papel, todo lo puedes hacer de manera digital. Ahorras costos de impresión, entrega y almacenamiento. El espacio físico utilizado para almacenar facturas representa un gasto. Al utilizar un software de facturación electrónica eliminas ese gasto y puedes emplear dicho espacio para optimizar la gestión de la empresa. El último artículo de La República sobre los costos de facturación afirma que emitir una factura en físico cuesta $3.500 mientras que una digital tan solo cuesta $300. Con Siigo el precio promedio de una factura cuesta justamente el valor que promedia La República. Nuestro costo de implementación es cero y además la firma electrónica y el CUFE son cortesía de nuestro Software. Olvídate de pagar valores adicionales por estos trámites y requerimientos.

2. Soporte digital

Siempre tendrás a la mano las facturas emitidas a cada cliente facilitando la verificación de datos para cualquier reclamo o garantía. Ahora tus clientes podrán hacer cualquier validación presentando solamente el soporte digital. Con las facturas en papel existían algunos inconvenientes: se perdían, la información impresa se borraba después de un tiempo e invadían espacio útil. Con el soporte digital ambos podrán almacenar indefinidamente sus facturas sin ocupar espacio adicional y llevar un registro organizado de sus transacciones para facilitar cualquier trámite en el que sea necesario la presentación de la factura.

3. Minimizas tiempo

El tiempo que antes gastabas haciendo facturas manuales, ahora puedes invertirlo en algo más productivo, pues la emisión y entrega de facturas digitales es mucho más rápida.

4. Ayudas al medio ambiente

Dejar de utilizar papel en un proceso tan necesario como la facturación, aparte de ahorrarte mucho dinero, te permitirá contribuir con el cuidado del medio ambiente.

5. Aumentas tu competitividad

Facturar electrónicamente te ayudará a ir un paso más adelante con tus clientes porque disminuyes los tiempos de respuesta.

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Si quieres conocer más detalles sobre los trámites necesarios para comenzar a facturar electrónicamente puedes consultar la guía completa para habilitarte como facturador electrónico.

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Recuerda que en Siigo te brindamos el servicio de facturación electrónica, a través de nuestro software administrativo que te permite ahorrar tiempo desde la generación de la factura hasta la recepción del pago. En simples pasos, Siigo te hace la vida más fácil, para que la facturación electrónica sea un proceso sencillo y alineado con los requerimientos de la DIAN.

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Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

 
2018-12-18T09:53:39+00:00Julio 11th, 2018|Facturación electrónica|12 Comentarios

12 Comments

  1. Maricela Molina 24 Agosto, 2018 at 9:34 am - Reply

    hola buenos dias , tengo dos preguntas estoy cotizando para factura electronica, hay que tener el mismo sofware de facturacion electronica y contable , para que la informacion quede en linea , si no se tiene el mismo sofware se tendria que digitar la factura luego em sistema contable

    • Laura Valentina Navarro Olaya 24 Agosto, 2018 at 5:24 pm - Reply

      Hola Maricela. Gracias por leer nuestro artículo. Por lo general, cuando el software de contabilidad es diferente al software de facturación electrónica, es necesario hacer doble digitación. En Siigo no tienes esta preocupación porque toda la información queda en la nube y se sincroniza automáticamente con la contabilidad de tu empresa. Así que se elimina la ardua tarea de la doble digitación. Si quieres obtener más información sobre nuestro software Siigo Nube puedes dejar tus datos de contacto para atenderte cuanto antes. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la facturación electrónica con Siigo Nube. Un saludo.

  2. ivan pulido 5 Septiembre, 2018 at 12:54 am - Reply

    hola laura:muy buena informacion. una consulta. al digitar y guardar y emitir la factura electronica el sistema automaticamente me hace el envio de la factura a la dian o ese es otro procedimiento aparte? y por otro lado tiene al gun costo el envio de cada factura electronica o hay que pagar alguna mensualidad por el envio de la informacion ?

    gracias.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 14 Septiembre, 2018 at 11:24 am - Reply

      Hola Ivan. Gracias por tu comentario 🙂 Respecto a tu duda: una vez realices la factura, el sistema se encarga de hacer lo necesario para que de inmediato le llegue a tu cliente a su correo electrónico y al mismo tiempo a la DIAN en formato XML; tú no debes hacer ningún procedimiento aparte. Por otro lado, normalmente cada factura que emitas tiene un costo; el precio de cada factura depende de cuántas emitas al mes. Si quieres saber cómo funciona este proceso con Siigo, puedes dejarnos tus datos para ponernos en contacto contigo. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la implementación de la facturación electrónica con Siigo. Saludos.

  3. Jeimmy Dulce 18 Octubre, 2018 at 6:33 am - Reply

    Buenos días
    Cuál es el proceso que debo seguir : compro software , escojo operador autorizado y qué pasos realizo ante la Dian

    • Laura Valentina Navarro Olaya 23 Noviembre, 2018 at 12:07 pm - Reply

      Jeimmy, gracias por participar en nuestro blog. Para que puedas iniciar a facturar electronicamente debes estar registrado ante la DIAN, con las responsabilidades y resolucion de facturacion electronica correspondiente; allí tambien es necesario seleccionar el proveedor tecnologico. Una vez ccuentes con estos pasos confirmaras estos datos en tu software. Recuerda que Siigo tambien es el proveedor tecnólogico y para conocer el manejo de esta funcionalidad en el programa puedes ingresar a nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ y seleccionar el producto que manejas en tu empresa, allí encontrarás el detalle de esta información. Buen día

  4. Carolina Mateus 16 Noviembre, 2018 at 3:21 pm - Reply

    Hola buenas tardes, en nuestra empresa contamos con la subscripcion mensual de siigo nube mas el programa contable, quería preguntarte si es necesario hacer algún tipo de actualización al plan que tenemos para implementar la facturación electrónica o cual es el proceso a seguir.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:19 pm - Reply

      Hola Carolina, tendrias que comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica

  5. Margarita 16 Noviembre, 2018 at 10:52 pm - Reply

    Hola en nuestra empresa ya manejamos siigo nube, quisiera preguntar cuándo se habilitará la factura electrónica en el aplicativo para los clientes?

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:20 pm - Reply

      Margarita buen dia, te sugerimos comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto que manejes y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica. Saludos!!

  6. Tatiana Beron 17 Noviembre, 2018 at 2:30 pm - Reply

    Buen día, Solicite la información necesaria para iniciar el proceso con siigo nube y redireccionaron a otro proveedor electrónico, estoy pendiente que hacer porque requiero tomar un plan de acción inmediato, si van a facturar electrónicamente, que debo hacer o definitivamente sigo evaluando las 2 sugerencias que ustedes me hicieron. Gracias

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:27 pm - Reply

      Tatiana en este momento nuestro nuevo siigo nube, es decir, aquel que maneja el módulo de contabilidad tiene dentro de sus funcionalidades el manejo de facturación electrónica; para conocer el detalle de los procesos que debes realizar puedes ingresar a nuestro portal de clientes y en el siguiente enlace https://portaldeclientes.siigo.com/FacturacionElectronica/nube/ encuentras el paso a paso de como puedes realizar la implementación en tu empresa. Buen día

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