EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

trámites facturación electrónica requisitos procedimiento pasos factura electrónica software

Los trámites ante la DIAN para facturar electrónicamente comprenden una serie de pasos necesarios para cumplir con lo establecido en la Resolución 000030 de 2019. De acuerdo a lo anterior, durante el 2019 y el 2020 las empresas obligadas a expedir factura electrónica deberán acogerse a la reglamentación que indica como validar, expedir y entregar la factura.

En este artículo te vamos a contar cuáles son esos trámites exigidos por la DIAN para que alistes a tiempo lo necesario y puedas comenzar a facturar electrónicamente.

Nueva llamada a la acción

Trámites que debes hacer ante la DIAN para facturar electrónicamente

Para implementar la facturación electrónica en tu empresa es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso se trata de que tú como empresario, según sea tu actividad económica principal, compruebes a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica. También, debes solicitar la autorización de numeración para la factura electrónica, puesto que es un requisito indispensable de acuerdo a la Resolución 000030 de 2019.

La DIAN pone a disposición de las Mipyme dos formas para empezar a facturar: mediante una herramienta propia o mediante el apoyo de un proveedor tecnológico. Antes de iniciarte como facturador electrónico y hacer las pruebas para implementar el software de facturación electrónica en tu empresa debes seguir estos pasos:

1. Habilítate como facturador electrónico

Debes ingresar a la página de la DIAN  y de acuerdo a la herramienta tecnológica que elegiste te habilitas como facturador electrónico. Si tu proveedor tecnológico es Siigo realiza los siguientes pasos con el fin de completar el proceso.

  • Ingresa a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co y en la parte inferior de la pantalla selecciona el icono llamado “Habilitación”.
  • En la parte derecha, selecciona “Empresa” y diligencia el número de la cédula del representante legal y el NIT de la empresa. Cuando finalices dale clic en el botón “Entrar”.
  • La DIAN enviará un correo electrónico al representante legal de la empresa. En el mensaje enviado busca y dale clic a la palabra “Acceder”.
  • Cuando te redirijan a la nueva plataforma de la DIAN, ubícate en la opción “Participantes – Facturador”. Debes verificar los datos de tu empresa y luego dale clic en el botón “Confirmar modo de operación”.
  • En la pantalla que genera debes darle clic en “Seleccione el modo de operación – Software de un proveedor tecnológico”.
  • En el campo “Datos de la empresa y Software” selecciona SIIGO S.A para finalmente en el inferior de la pantalla dar clic en “Adicionar”.

Cuando se confirme que el facturador electrónico es Siigo ya puedes iniciar el seguimiento para el set de pruebas de facturación.

<<Tenemos un software de facturación electrónica gratis para ti. Crea tu  cuenta>>

2. Inicia la fase de pruebas

Después de diligenciar los campos del punto anterior, encontrarás el Rango de pruebas y el Detalle de set de pruebas; esto consiste en que puedas verificar si los servicios del software se ajustan a las exigencias técnicas de la DIAN. Durante este proceso debes elaborar máximo 5 facturas electrónicas a través del software que elegiste: propio o con un proveedor tecnológico.

Si elegiste Siigo Nube, solo debes elaborar la factura electrónica y el software se encarga de enviarla directamente a la DIAN; la entidad realizará un proceso de validación que tardará solo segundos.

Con la solución de facturación electrónica de Siigo Nube podrás realizar todo el proceso de envío de facturas, creación de notas débito y crédito que te permitirán conocer y aplicar todo lo necesario dentro de la facturación electrónica. En Siigo, nos esforzamos por mejorar nuestro sistema de facturación, por ello, trabajamos para darte acceso al set de pruebas. Puedes consultar más en el portal clientes: Habilitación como facturador electrónico y seguimiento del set de pruebas.

3. Solicita la resolución de facturación electrónica

Si ya has emitido facturas de venta sabes que estas deben llevar una autorización de numeración. En el caso de las facturas electrónicas debes hacer una solicitud ante la DIAN para obtener un número de autorización; este consiste en un sistema de anotación consecutiva que irá en cada factura electrónica que expidas.

Para esto debes ir a la página de la DIAN:

  • Al final de la página busca la opción “Portal Transaccional” luego dale clic en “Usuario registrado”. El sistema abrirá una nueva pestaña para ingresar a la plataforma Muisca.
  • Diligencia los datos de ingreso: encontrarás 5 opciones y deberás escoger una. Luego diligencia el número de cédula y la contraseña.
  • En la plataforma busca en la parte izquierda la opción “Numeración de facturación-Solicitar numeración de facturación”.
  • Por último, diligencia los campos que el sistema te solicita.

Aquí puedes consultar todo lo relacionado con la resolución de facturación electrónica.

Completar el proceso de facturación electrónica

Ademas de realizar estos trámites ante la DIAN, recuerda que debes elegir un software para facturar y contar con una firma digital o certificado digital para expedir facturas electrónicas.

1. Software de facturación electrónica

Para expedir facturas electrónicas debes contar con un software que te permita cumplir con los requisitos técnicos y tecnológicos estipulados por la DIAN:

  1. código QR;
  2. formato XML;
  3. CUFE;
  4. validación previa.

El software que elijas debe garantizarte que tus facturas tendrás los elementos mencionados anteriormente, por ello, si no vas a utilizar un software propio, busca los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo. Con Siigo Nube podrás elaborar facturas electrónicas de manera sencilla y rápida, además cuentas con soporte técnico ante cualquier duda que tengas.

2. Certificado digital o firma digital

Uno de los requisitos estipulados en la Resolución 000030 de 2019 es contar con un certificado digital o firma digital. La firma digital es un respaldo para asegurar la autenticidad y la confiabilidad de todos los datos que se encuentran en cada factura electrónica y debe contar con una fecha vigente.

Esta no debe confundirse con la firma electrónica que se usa para documentos jurídicos y permite reconocer a la persona que firma el documento.

Esta guía sobre la facturación electrónica es lo que necesitas leer

Beneficios de la facturación electrónica en tu empresa

Además de ser una Ley de cumplimiento obligatorio, la facturación electrónica es un sistema que mejora el rendimiento de tu negocio y trae consigo muchos beneficios.  Aquí te contamos las ventajas de emplear la facturación electrónica:

1. Disminución de costos

Facturar electrónicamente minimiza en un alto porcentaje tus costos, ya que no vas a necesitar papel, todo lo puedes hacer de manera digital. Ahorras costos de impresión, entrega y almacenamiento. El espacio físico utilizado para almacenar facturas representa un gasto. Al utilizar un software de facturación electrónica lo eliminas y puedes emplear espacio para optimizar la gestión de la empresa. Nuestro costo de implementación es cero y además incluye los códigos QR, CUDE y CUFE. Olvídate de pagar valores adicionales por estos trámites y requerimientos.

2. Soporte electrónico

Con las facturas en papel existían algunos inconvenientes: se perdían o la información impresa se borraba después de un tiempo. Con el soporte electrónico ambos podrán almacenar indefinidamente sus facturas sin ocupar espacio adicional y llevar un registro de sus transacciones para facilitar cualquier trámite en el que sea necesario la presentación de la factura.

3. Minimizas tiempo

El tiempo que antes gastabas haciendo facturas manuales, ahora puedes invertirlo en algo más productivo, pues la emisión y entrega de facturas digitales es mucho más rápida.

4. Ayudas al medio ambiente

Dejar de utilizar papel en un proceso tan necesario como la facturación, aparte de ahorrarte mucho dinero, te permitirá contribuir con el cuidado del medio ambiente.

5. Aumentas tu competitividad

Facturar electrónicamente te ayudará a ir un paso más adelante con tus clientes porque disminuyes los tiempos de respuesta.

Si quieres conocer más detalles sobre la facturación electrónica puedes descargar el siguiente ebook:

Costos reales de la facturación electrónica 2

Recuerda que en Siigo te brindamos el servicio de facturación electrónica, a través de nuestro software administrativo que te permite ahorrar tiempo desde la generación de la factura hasta la recepción del pago. En simples pasos, Siigo te hace la vida más fácil, para que la facturación electrónica sea un proceso sencillo y alineado con los requerimientos de la DIAN.

La solución de facturación electrónica gratuita también está disponible para ti, podrás hacer hasta 20 facturas electrónicas por mes.

También te puede interesar Software para facturación electrónica ¿Cómo elegir el mejor?

Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

2019-10-15T13:33:47-05:00Julio 11th, 2018|Facturación electrónica|16 Comentarios

16 Comments

  1. Zully 11 Junio, 2019 at 4:35 pm - Reply

    Buenas tardes, yo tengo Siigo Nube y me llama la atención la charla, dice empieza a las 8 y a que hora termina? tienen programadas mas conferencias acerca de este tema, pues no puedo asistir el 13 por eso la pregunta.

  2. CARLOS ARANGO 14 Diciembre, 2018 at 2:46 pm - Reply

    como hago para registrarme en la dian para la facturación electronica. con mi propio software no con factuarción gratuita de la dian.

  3. Tatiana Beron 17 Noviembre, 2018 at 2:30 pm - Reply

    Buen día, Solicite la información necesaria para iniciar el proceso con siigo nube y redireccionaron a otro proveedor electrónico, estoy pendiente que hacer porque requiero tomar un plan de acción inmediato, si van a facturar electrónicamente, que debo hacer o definitivamente sigo evaluando las 2 sugerencias que ustedes me hicieron. Gracias

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:27 pm - Reply

      Tatiana en este momento nuestro nuevo siigo nube, es decir, aquel que maneja el módulo de contabilidad tiene dentro de sus funcionalidades el manejo de facturación electrónica; para conocer el detalle de los procesos que debes realizar puedes ingresar a nuestro portal de clientes y en el siguiente enlace https://portaldeclientes.siigo.com/FacturacionElectronica/nube/ encuentras el paso a paso de como puedes realizar la implementación en tu empresa. Buen día

  4. Margarita 16 Noviembre, 2018 at 10:52 pm - Reply

    Hola en nuestra empresa ya manejamos siigo nube, quisiera preguntar cuándo se habilitará la factura electrónica en el aplicativo para los clientes?

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:20 pm - Reply

      Margarita buen dia, te sugerimos comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto que manejes y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica. Saludos!!

  5. Carolina Mateus 16 Noviembre, 2018 at 3:21 pm - Reply

    Hola buenas tardes, en nuestra empresa contamos con la subscripcion mensual de siigo nube mas el programa contable, quería preguntarte si es necesario hacer algún tipo de actualización al plan que tenemos para implementar la facturación electrónica o cual es el proceso a seguir.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 27 Noviembre, 2018 at 4:19 pm - Reply

      Hola Carolina, tendrias que comunicarte con nuestra área de servicio al cliente donde uno de nuestros asesores revisa exactamente el tipo de producto que manejas en tu empresa y te puede confirmar el proceso a seguir. De igual forma en nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ puedes ingresar y selecciar el tipo de producto y allí encontrarás información sobre el manejo de facturación electrónica

  6. Jeimmy Dulce 18 Octubre, 2018 at 6:33 am - Reply

    Buenos días
    Cuál es el proceso que debo seguir : compro software , escojo operador autorizado y qué pasos realizo ante la Dian

    • Laura Valentina Navarro Olaya 23 Noviembre, 2018 at 12:07 pm - Reply

      Jeimmy, gracias por participar en nuestro blog. Para que puedas iniciar a facturar electronicamente debes estar registrado ante la DIAN, con las responsabilidades y resolucion de facturacion electronica correspondiente; allí tambien es necesario seleccionar el proveedor tecnologico. Una vez ccuentes con estos pasos confirmaras estos datos en tu software. Recuerda que Siigo tambien es el proveedor tecnólogico y para conocer el manejo de esta funcionalidad en el programa puedes ingresar a nuestro portal de clientes https://portaldeclientes.siigo.com/ y seleccionar el producto que manejas en tu empresa, allí encontrarás el detalle de esta información. Buen día

  7. ivan pulido 5 Septiembre, 2018 at 12:54 am - Reply

    hola laura:muy buena informacion. una consulta. al digitar y guardar y emitir la factura electronica el sistema automaticamente me hace el envio de la factura a la dian o ese es otro procedimiento aparte? y por otro lado tiene al gun costo el envio de cada factura electronica o hay que pagar alguna mensualidad por el envio de la informacion ?

    gracias.

    • Laura Valentina Navarro Olaya 14 Septiembre, 2018 at 11:24 am - Reply

      Hola Ivan. Gracias por tu comentario 🙂 Respecto a tu duda: una vez realices la factura, el sistema se encarga de hacer lo necesario para que de inmediato le llegue a tu cliente a su correo electrónico y al mismo tiempo a la DIAN en formato XML; tú no debes hacer ningún procedimiento aparte. Por otro lado, normalmente cada factura que emitas tiene un costo; el precio de cada factura depende de cuántas emitas al mes. Si quieres saber cómo funciona este proceso con Siigo, puedes dejarnos tus datos para ponernos en contacto contigo. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la implementación de la facturación electrónica con Siigo. Saludos.

  8. Maricela Molina 24 Agosto, 2018 at 9:34 am - Reply

    hola buenos dias , tengo dos preguntas estoy cotizando para factura electronica, hay que tener el mismo sofware de facturacion electronica y contable , para que la informacion quede en linea , si no se tiene el mismo sofware se tendria que digitar la factura luego em sistema contable

    • Laura Valentina Navarro Olaya 24 Agosto, 2018 at 5:24 pm - Reply

      Hola Maricela. Gracias por leer nuestro artículo. Por lo general, cuando el software de contabilidad es diferente al software de facturación electrónica, es necesario hacer doble digitación. En Siigo no tienes esta preocupación porque toda la información queda en la nube y se sincroniza automáticamente con la contabilidad de tu empresa. Así que se elimina la ardua tarea de la doble digitación. Si quieres obtener más información sobre nuestro software Siigo Nube puedes dejar tus datos de contacto para atenderte cuanto antes. También te invito a leer nuestro artículo: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio para que sepas cómo funciona la facturación electrónica con Siigo Nube. Un saludo.

Deja Un Comentario