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Los trámites ante la DIAN para facturar electrónicamente comprenden una serie de pasos necesarios para cumplir con lo establecido en la Resolución 000042 de 2020. De acuerdo a lo anterior, durante el 2020 las empresas obligadas a expedir factura electrónica deberán acogerse a la reglamentación que indica como validar, expedir y entregar la factura.

En este artículo te vamos a contar cuáles son esos trámites exigidos por la DIAN para que alistes a tiempo lo necesario y puedas comenzar a facturar electrónicamente.

Nueva llamada a la acción

Trámites que debes hacer ante la DIAN para Facturar Electrónicamente

Para implementar la Facturación Electrónica en tu empresa es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso se trata de que tú como empresario, según sea tu actividad económica principal, compruebes a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica.

La DIAN pone a disposición de las Mipymes dos formas para empezar a facturar: mediante una herramienta propia o mediante el apoyo de un proveedor tecnológico. Adicionalmente, debes solicitar una autorización de numeración para la factura electrónica, requisito indispensable de acuerdo a la Resolución 000042 de 2020.

A continuación te contamos los pasos que debes seguir para cumplir con el proceso de implementación.

1. Habilítate como facturador electrónico

Debes ingresar a la página de la DIAN  y de acuerdo a la herramienta tecnológica que elegiste te habilitas como facturador electrónico. Si tu proveedor tecnológico es Siigo realiza los siguientes pasos con el fin de completar el proceso.

  • Ingresa a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co y en la parte inferior de la pantalla selecciona el icono llamado “Habilitación”.
  • En la parte derecha, selecciona “Empresa” y diligencia el número de la cédula del representante legal y el NIT de la empresa. Cuando finalices dale clic en el botón “Entrar”.
  • La DIAN enviará un correo electrónico al representante legal de la empresa. En el mensaje enviado busca y dale clic a la palabra “Acceder”.
  • Cuando te redirijan a la nueva plataforma de la DIAN, ubícate en la opción “Participantes – Facturador”. Debes verificar los datos de tu empresa y luego dale clic en el botón “Confirmar modo de operación”.
  • En la pantalla que genera debes darle clic en “Seleccione el modo de operación – Software de un proveedor tecnológico”.
  • En el campo “Datos de la empresa y Software” selecciona SIIGO S.A para finalmente en el inferior de la pantalla dar clic en “Adicionar”.

Cuando se confirme que el facturador electrónico es Siigo ya puedes iniciar el seguimiento para el set de pruebas de facturación.

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2. Inicia la fase de pruebas

Después de diligenciar los campos del punto anterior, encontrarás el Rango de pruebas y el Detalle de set de pruebas; esto consiste en que puedas verificar si los servicios del software se ajustan a las exigencias técnicas de la DIAN. Durante este proceso debes elaborar máximo 5 facturas electrónicas a través del software que elegiste: propio o con un proveedor tecnológico.

Si elegiste Siigo Nube, solo debes elaborar la factura electrónica y el software se encarga de enviarla directamente a la DIAN; la entidad realizará un proceso de validación que tardará solo segundos.

Con la solución de Facturación Electrónica de Siigo Nube podrás realizar todo el proceso de envío de facturas, creación de notas débito y crédito que te permitirán conocer y aplicar todo lo necesario dentro de la Facturación Electrónica. En Siigo, nos esforzamos por mejorar nuestro sistema de facturación, por ello, trabajamos para darte acceso al set de pruebas. Puedes consultar más en el portal clientes: Habilitación como facturador electrónico y seguimiento del set de pruebas.

3. Solicita la resolución de Facturación Electrónica

Si ya has emitido facturas de venta sabes que estas deben llevar una autorización de numeración. En el caso de las facturas electrónicas debes hacer una solicitud ante la DIAN para obtener un número de autorización; este consiste en un sistema de anotación consecutiva que irá en cada factura electrónica que expidas.

Para esto debes ir a la página de la DIAN:

  • Al final de la página busca la opción “Portal Transaccional” luego dale clic en “Usuario registrado”. El sistema abrirá una nueva pestaña para ingresar a la plataforma Muisca.
  • Diligencia los datos de ingreso: encontrarás 5 opciones y deberás escoger una. Luego diligencia el número de cédula y la contraseña.
  • En la plataforma busca en la parte izquierda la opción “Numeración de facturación-Solicitar numeración de facturación”.
  • Por último, diligencia los campos que el sistema te solicita.

Aquí puedes consultar todo lo relacionado con la resolución de facturación electrónica.

Completar el proceso de Facturación Electrónica

Además de realizar estos trámites ante la DIAN, recuerda que debes elegir un software para facturar y contar con una firma digital o certificado digital para expedir facturas electrónicas.

1. Software de Facturación Electrónica

Para expedir facturas electrónicas debes contar con un software que te permita cumplir con los requisitos técnicos y tecnológicos estipulados por la DIAN:

  1. código QR;
  2. formato XML;
  3. CUFE;
  4. validación previa.

El software que elijas debe garantizarte que en tus facturas tendrás los elementos mencionados anteriormente, por ello, si no vas a utilizar un software propio, busca los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo. Con Siigo Nube podrás elaborar facturas electrónicas de manera sencilla y rápida, además cuentas con soporte técnico ante cualquier duda que tengas.

2. Certificado digital o firma digital

Uno de los requisitos estipulados en la Resolución 000042 de 2020 es contar con un certificado digital o firma digital. La firma digital es un respaldo para asegurar la autenticidad y la confiabilidad de todos los datos que se encuentran en cada factura electrónica y debe contar con una fecha vigente.

Esta no debe confundirse con la firma electrónica que se usa para documentos jurídicos y permite reconocer a la persona que firma el documento.

Esta guía sobre la facturación electrónica es lo que necesitas leer

Beneficios de la Facturación Electrónica en tu empresa

Además de ser una Ley de cumplimiento obligatorio, la facturación electrónica es un sistema que mejora el rendimiento de tu negocio y trae consigo muchos beneficios.  Aquí te contamos las ventajas de emplear la facturación electrónica:

1. Disminución de costos

Facturar electrónicamente minimiza en un alto porcentaje tus costos, ya que no vas a necesitar papel, todo lo puedes hacer de manera digital. Ahorras costos de impresión, entrega y almacenamiento. El espacio físico utilizado para almacenar facturas representa un gasto. Al utilizar un software de Facturación Electrónica lo eliminas y puedes emplear espacio para optimizar la gestión de la empresa. Nuestro costo de implementación es cero y además incluye los códigos QR, CUDE y CUFE. Olvídate de pagar valores adicionales por estos trámites y requerimientos.

2. Soporte electrónico

Con las facturas en papel existían algunos inconvenientes: se perdían o la información impresa se borraba después de un tiempo. Con el soporte electrónico ambos podrán almacenar indefinidamente sus facturas sin ocupar espacio adicional y llevar un registro de sus transacciones para facilitar cualquier trámite en el que sea necesario la presentación de la factura.

3. Minimizas tiempo

El tiempo que antes gastabas haciendo facturas manuales, ahora puedes invertirlo en algo más productivo, pues la emisión y entrega de facturas digitales es mucho más rápida.

4. Ayudas al medio ambiente

Dejar de utilizar papel en un proceso tan necesario como la facturación, aparte de ahorrarte mucho dinero, te permitirá contribuir con el cuidado del medio ambiente.

5. Aumentas tu competitividad

Facturar electrónicamente te ayudará a ir un paso más adelante con tus clientes porque disminuyes los tiempos de respuesta.

Si quieres conocer más detalles sobre la facturación electrónica puedes descargar el siguiente ebook:

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Recuerda que en Siigo te brindamos el servicio de Facturación Electrónica, a través de nuestro software administrativo que te permite ahorrar tiempo desde la generación de la factura hasta la recepción del pago. En simples pasos, Siigo te hace la vida más fácil, para que la Facturación Electrónica sea un proceso sencillo y alineado con los requerimientos de la DIAN.

La solución de Facturación Electrónica gratuita también está disponible para ti, podrás hacer hasta 25 facturas electrónicas por mes.

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Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.