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software para facturación electrónica

Luego del plazo estipulado por la DIAN en la Resolución 000020 de 2019, muchos empresarios están en la búsqueda de un software de facturación electrónica con el objetivo de implementar esta tecnología en sus negocios.

A pesar de tratarse de una obligación, facturar electrónicamente representa un progreso operativo bastante significativo en el contexto empresarial colombiano y por ello es importante conocer las características que debe tener una solución tecnológica y cuáles son las ventajas de utilizarla.

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¿Cómo funciona un software de facturación electrónica?

Al adquirir un software de facturación electrónica el proceso para generar los documentos y enviarlos a la DIAN es mucho más rápido y eficiente de lo que imaginas. Anteriormente, el empresario debía generar la factura, imprimirla, archivarla, enviar el sobre por correo postal y confirmar que había sido recibido; para que luego se hicieran los trámites y la contabilidad correspondiente que permitiera generar el pago.

Este era un modelo en el que participaban muchos intermediarios y que tenía un margen de error considerable, dado que las facturas se podían perder o dañar. Todo este proceso podía tomar alrededor de 48 horas para llevarse a cabo.

En cambio, utilizando un software para facturación electrónica, los documentos son enviados y recibidos literalmente en segundos. Convirtiéndose en un modelo en el que se alinean los procesos y se hace mucho más eficiente el pago.

En palabras de María Pierina González, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, el principal objetivo de esta unidad administrativa es mejorar la comunicación con la entidad y contribuir a la optimización de las empresas colombianas. Lo anterior lleva a un ahorro considerable de tiempo y de recursos humanos que antes debían ejecutar estos procesos operativos.

Si quieres saber más puedes leer los objetivos de la DIAN con la facturación electrónica 

¿Qué debe tener un software para facturación electrónica?

Interfaz sencillo

Aunque el software para facturación electrónica que necesitas usar es un programa con múltiples funcionalidades, este no tiene que ser difícil de usar. En este caso, entre más simple, mejor.

Si necesitas agilizar los procesos, un software con una interfaz amigable e intuitiva es la mejor opción. Además, recuerda que debes capacitar a los trabajadores que tendrán acceso a esta tecnología; entonces el software debe brindarte todas las herramientas, entre videos tutoriales y guías interactivas para lograrlo de manera eficaz, rápida e incluso divertida.

Apoyo técnico constante

Es normal que algunas veces tengas preguntas y quieras que otra persona te las responda; también en el caso de que el software presente alguna falla y necesites soporte técnico inmediato. Por esta razón es importante que evalúes la calidad de los canales de atención que la empresa prestadora del servicio te ofrece para que en ningún momento te sientas solo.

Todo incluido

En el momento de hacer la compra de tu software para facturación electrónica fíjate detenidamente en las herramientas que te ofrecen y cuánto te cobrarán por factura, ya que puede suceder que algunos costos no estén especificados y luego te lleves una sorpresa desagradable.

Nueva llamada a la acción

En ese sentido asegúrate de que vas a poder descargar las facturas y enviarlas por correo electrónico, ya que la DIAN exige que toda factura electrónica esté en formato XML; el XML es el lenguaje elegido para unificar la escritura de las facturas electrónicas. Por ello, cuando estés comprando un servicio para facturar electrónicamente asegúrate de que el software cumple con todas las funcionalidades y que tu proveedor tecnológico tiene todos los requisitos exigidos por la DIAN.

Adicionalmente valora si las actualizaciones se harán de manera automática y si puedes pedir algún tipo de ajuste de acuerdo con las necesidades de tu negocio para que, en caso contrario, puedas cotizar el costo adicional. Estos casos suelen ser muy pocos ya que la mayoría de los programas de software están diseñados para funcionar en empresas con cualquier razón social.

Que sea en la nube

Tener un software para facturación electrónica en la nube es una opción muy novedosa que se ofrece hoy en día y que ha relegado a los programas tradicionales de instalación fija, ya que ofrece más herramientas y es mucho más cómodo de usar.

Con un software para facturación electrónica en la nube puedes alinear la información de las facturas, enviarlas a la DIAN y, al mismo tiempo, permitir que tu contador tenga acceso para generar los informes contables y procesos relacionados. Además, tu puedes monitorear todos los movimientos desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día desde un computador, una tableta o un celular.

El software de facturación electrónica y el software administrativo

Existen algunos software muy completos en los que puedes gestionar todas las operaciones de una empresa de manera unificada, es decir, tienes un software administrativo, un software contable y un software para facturación electrónica, todo en un solo programa.

En Siigo Nube encuentras todas estas funciones pues es una característica que ayuda a simplificar los procesos y puede cambiarte la vida. Lo sabemos porque la tasa de satisfacción de nuestros canales de servicio al cliente es del 98%.

Te puede interesar leer: Siigo: software administrativo con sistema de facturación electrónica propio

Ahora bien, es cierto que hay algunas empresas que son tan grandes a las que les puede parecer inmanejable incluir toda su información contable en un solo software administrativo que haga facturación electrónica en la nube, pero esto sucede solo en casos específicos, pues hablamos de multinacionales o compañías que cotizan en la bolsa, cuyos monumentales volúmenes de datos producidos periódicamente requieren de soluciones tecnológicas particulares y que en Colombia representan menos del 5%.

Sin embargo, para la mayoría de empresas colombianas que son de escala mediana o pequeña y que tienen la obligación de declarar y pagar IVA e Impuesto Nacional al Consumo, un software administrativo y para facturación electrónica es la solución tecnológica más apropiada que además puede ayudar a la empresa a estar a la vanguardia y tener una imagen corporativa favorable.

Costos reales de la facturación electrónica 1
Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

12 Comments

  1. Sergio García 3 enero, 2020 at 10:49 pm - Reply

    Q costo tiene su software para la facturación electrónica

    • Mayra Alexandra Barrero Coral 8 enero, 2020 at 8:28 am - Reply

      Hola, Sergio 😊
      Siigo cuenta con un software de facturación completamente gratis. Puedes realizar 20 facturas electrónicas al mes y 240 al año. En este enlace encuentras más información, recuerda que contamos con todos los requisitos de Ley.

  2. salomon 15 septiembre, 2019 at 8:54 pm - Reply

    nuestra empresa cuenta con hosting propio, venden el software para instalarlo en nuestros servidores??

    • Mayra Alexandra Barrero Coral 19 septiembre, 2019 at 5:43 pm - Reply

      Hola, Salomón.
      En Siigo nuestro software no necesita instalarse en servidores, pues contamos un un sistema de facturación 100% en la nube. Si lo deseas un asesor especializado se puede poner en contacto contigo, solo déjanos tu correo electrónico y un número de celular.
      ¡Estaremos atentos! 🙂

  3. Nilson Espitia 21 julio, 2019 at 5:29 pm - Reply

    Para facturacion electronica que es mas recomendale siigo pyme o sigo nube. Que diferencias hay y beneficios de cada uno., que costo tiene el cambio

    • Laura Valentina Navarro Olaya 24 julio, 2019 at 8:31 am - Reply

      Hola Nilson. Cada uno tiene sus ventajas y depende mucho de las necesidades de tu empresa; por tanto te invito para que nos dejes tus datos de contacto y te llame un asesor experto que te indique toda la información que requieres 🙂 o si prefieres puedes comunicarte directamente a nuestras líneas de atención: contáctanos

  4. Gabriel 29 abril, 2019 at 8:43 am - Reply

    Solicitamos cotización para conocer qué nos ofrecen respecto a un Software Contable y el servicio de facturación electrónica incliudo.

    Agradecemos la respuesta a la mayor brevedad.

    • Juan Esteban Rodriguez Peña 29 abril, 2019 at 9:08 am - Reply

      Buen día Gabriel

      De acuerdo a lo que estás buscando te ofrecemos nuestro software Siigo Nube: Es un software administrativo para empresarios que permite tener un mayor control de la información que se maneja. Este software cuenta con funcionalidades como lo son: Inventario, compras y gastos, nómina, facturación electrónica y mucho más. Si deseas más información te invitamos a registrarte en la siguiente página web: http://www.siigo.com

      Quedo atento a tus comentarios 🙂

  5. andres francisco trillos medina 2 agosto, 2018 at 11:02 am - Reply

    Buenos días, agradezco su amable colaboración para indicarme que precio tiene el programa de facturación, con todo.,

  6. gustavo isoza 6 junio, 2018 at 9:12 pm - Reply

    tengo un programa contador, favor explicarme cual es el costo para factura electronica, de la empresa
    que manejo, enviar vr. en nube y sin nube, gracias.

    • Luisa Cortes 13 junio, 2018 at 8:08 am - Reply

      Hola, Gustavo:

      Qué gusto es saludarte. Te cuento que Siigo ya tiene todo en la Nube, de modo que nos resulta imposible enviarte la cotización para facturar electrónicamente en los programas locales. Te cuento además que el Nuevo Siigo administrativo en la Nube te permite tener todas las funcionalidades del anterior Siigo Pyme, en su modalidad local. La cotización la tendrás en tu corre y, si lo prefieres, puesdes escribirnos a siempreterespondemos@siigo.com

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