EMPRESARIO | 10 MINUTOS DE LECTURA

Ahora que los empresarios están en la búsqueda de un software para facturación electrónica con el objetivo de implementar esta tecnología en sus negocios, antes de que se termine el plazo estipulado por la DIAN, es importante conocer las características que debe tener una solución tecnológica como esta y cuáles son las ventajas de utilizarla. Ya que, a pesar de tratarse de una obligación, facturar electrónicamente representa un progreso operativo bastante significativo en el contexto empresarial colombiano.

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¿Cómo funciona un software de facturación electrónica?

Al adquirir un software de facturación electrónica el proceso para generar los documentos y enviarlos a la DIAN es mucho más rápido y eficiente de lo que imaginas, pues lo que antes se hacía en diez etapas, con esta tecnología se logra en cinco.

Anteriormente, el empresario debía generar la factura, imprimirla, archivarla, enviar el sobre por correo postal y confirmar que había sido recibido; para que luego se hicieran los trámites y la contabilidad correspondiente que permitiera generar el pago.

Este era un modelo asincrónico en el que participaban muchos intermediarios, que tenía un margen de error considerable, dado que las facturas se podían perder o dañar, y que podía tomar alrededor de 48 horas para llevarse a cabo.

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Infografía: proceso para emitir facturación electrónica

En cambio, como podemos ver en la gráfica anterior, utilizando un software de facturación electrónica los documentos son enviados y recibidos literalmente en segundos. Convirtiéndose en un modelo sincrónico en el que se alinean los procesos y se hace mucho más eficiente el pago.

Además, con ello se ahorra tiempo, recursos humanos que antes debían ejecutar estos procesos operativos, y económicos, porque facturar electrónicamente cuesta 84% menos que hacerlo en papel. En palabras de María Pierina Gonzáles, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, el principal objetivo de la DIAN es mejorar la comunicación con la entidad y contribuir a la optimización de las empresas colombianas.

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Si quieres saber más puedes leer los objetivos de la DIAN con la facturación electrónica 

¿Qué debe tener un software para facturación electrónica?

  • Interfaz sencillo: aunque el software para facturación electrónica que necesitas usar es un programa complejo con múltiples funcionalidades, este no tiene que ser difícil de usar. En este caso, entre más simple, mejor.

Ya que si necesitas agilizar los procesos, un software con una interfaz amigable e intuitiva es la mejor opción. Además, recuerda que debes capacitar a los trabajadores que tendrán acceso, en los puntos de venta, por ejemplo; entonces el software debe brindarte todas las herramientas, entre videos tutoriales y guías interactivas, para lograrlo de manera eficaz, rápida e incluso, divertida.

  • Apoyo técnico constante: es normal que algunas veces tengas preguntas y quieras que otra persona te las responda, o en caso de que el software presente alguna falla, necesitas soporte técnico inmediato. Por esta razón es importante que evalúes la calidad de los canales de atención que la empresa prestadora del servicio te ofrece para que en ningún momento te sientas solo.
  • Todo incluido: en el momento de hacer la compra de tu software para facturación electrónica fíjate detenidamente en las herramientas que te ofrecen y en cuánto te cobrarán por factura, ya que puede suceder que algunos costos no estén especificados y luego te puedas llevar una sorpresa desagradable.

En ese sentido asegúrate de que vas a poder descargar las facturas y enviarlas por correo electrónica, que la DIAN puede validarlas en el formato XML que está exigido y que serán archivadas de manera transparente y durante el tiempo necesario. Pues a pesar de que la DIAN debe validar todas estas funcionalidades para avalar el servicio a los proveedores electrónicos, es mejor estar seguro de lo que estas comprando.

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Adicionalmente valora si las actualizaciones se harán de manera automática y si puedes pedir algún tipo de ajuste de acuerdo con las necesidades de tu negocio para que en caso contrario, puedas cotizar el costo adicional. Aunque esto es necesario en muy pocos casos ya que la mayoría de los software están diseñados para funcionar en empresas con cualquier razón social.

  • Que sea en la nube: tener un software para facturación electrónica en la nube es una opción muy novedosa que se ofrece hoy en día y que ha relegado a los programas tradicionales de instalación fija, ya que ofrece más herramientas y es mucho más cómodo de usar.

Con un software para facturación electrónica en la nube puedes alinear la información de las facturas, enviarlas a la DIAN y, al mismo tiempo, permitir que tu contador tenga acceso para generar los informes contables y procesos relacionados. Además, tu puedes monitorear todos los movimientos desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día desde un computador, una tableta o un celular.

El software de facturación electrónica y el software administrativo

Existen software tan completos en los que puedes gestionar todas las operaciones de una empresa, de manera unificada, para que no tengas la necesidad de comprar un software administrativo, un software contable y un software para facturación electrónica de manera individual; sino que encuentras todo en un solo programa.

En Siigo nube encuentras todas estas funciones y, además, de modo remoto, que como te contamos anteriormente, es una característica que ayuda a simplificar los procesos y puede cambiarte la vida. Lo sabemos porque la tasa de satisfacción de nuestros canales de servicio al cliente es del 98%.

Ahora bien, es cierto que hay algunas empresas que son tan grandes a las que les puede parecer inmanejable incluir toda su información contable en un solo software administrativo que haga facturación electrónica en la nube, pero esto sucede solo en casos específicos, pues hablamos de multinacionales o compañías que cotizan en la bolsa, cuyos monumentales volúmenes de datos producidos periódicamente requieren de soluciones tecnológicas particulares y que en Colombia representan menos del 5%.

Sin embargo, para la mayoría de empresas colombianas que son de escala mediana o pequeña y que tienen la obligación de declarar y pagar IVA e Impuesto Nacional al Consumo, un software administrativo y para facturación electrónica es la solución tecnológica más apropiada que además puede ayudar a la empresa a estar a la vanguardia y tener una imagen corporativa favorable.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 

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