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factura electrónica plazos y obligados

Con la entrada en vigencia de las Resoluciones 000030 y 000064 de 2019 los empresarios colombianos iniciaron con la implementación de la factura electrónica para evitar complicaciones a futuro, sin embargo, aun existen dudas sobre qué hacer para facturar electrónicamente y cuándo hacerlo.

Aquí te contamos los detalles importantes que debes conocer para expedir facturas electrónicas acorde a los requerimientos establecidos por la DIAN.

Qué es la facturación electrónica

La facturación electrónica se trata de que tu empresa emita sus facturas de venta en un documento electrónico en lugar de emitirlas en papel o computador. La factura electrónica tiene ciertos requisitos para expedirla, por lo que deberás cumplir y seguir un proceso para empezar a facturar electrónicamente.

Al implementar este sistema de facturación, la DIAN verifica que los datos suministrados en la factura sean verídicos y no haya lugar a errores ni inconsistencias. Por esta razón, la factura electrónica debe ser suministrada a la entidad antes de entregarla al comprador.

Como ves, beneficia tanto a la empresa y a la DIAN, pues se crea un canal de comunicación directa con la entidad.

Nueva llamada a la acción

Quiénes están obligados a facturar electrónicamente

Lo primero que debes hacer es verificar la actividad económica principal inscrita en el RUT. Esto te permitirá conocer la fecha establecida para empezar con la implementación.

Adicionalmente, la DIAN señaló mediante la Resolución 000020 de 2019 los sujetos obligados a facturar electrónicamente. Esta clasificación comprende:

obligados a facturar electrónicamente

Todos los sujetos obligados a facturar electrónicamente son conocidos con el término de facturador electrónico, es decir, quien expide factura electrónica de venta, notas crédito, débito y demás documentos electrónicos derivados de la factura conforme lo dispone la Ley.

Plazos para la facturación electrónica en Colombia

Como cualquier proceso, la facturación electrónica debe hacerse en unos plazos establecidos. El paso a seguir es:

  • Verifica en el RUT tu actividad económica principal.
  • Revisa el código de clasificación – código CIIU- para las actividades económicas; lo encuentras en el calendario.
  • Inicia el proceso para expedir factura electrónica.

Aquí te dejamos el calendario establecido de acuerdo a la Resolución 000064 de 2019:

Según el calendario cuentas con tres meses entre la fecha de inicio de registro y la fecha máxima de expedición para realizar pruebas al software de facturación que elijas, así verificas que cumpla con los requisitos exigidos por la DIAN. Adicionalmente, debes tener en cuenta los plazos adicionales para los grupos de cada tabla del calendario:

Tabla 1:

  • Grupos 1, 2, 3 y 4 cuentan con tres meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica.
  • Grupos 5 al 14 cuentan con dos meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica.

Tabla 2:

  • Grupo 2 tiene tres meses adicionales contados desde la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica.
  • Grupos 3 al 7 tienen dos meses adicionales contados desde la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica.

Es importante que revises tus actividades económicas adicionales inscritas en el RUT, pues si alguna de estas te obliga a expedir factura electrónica deberás cumplir con todo el proceso de implementación. La fecha para registrarte como facturador electrónico corresponderá a la actividad económica que te genere mayores ingresos.

Requisitos para implementar la factura electrónica en Colombia

El sistema de facturación electrónica debe cumplir con requerimientos especiales de acuerdo con lo establecido por la DIAN:

  1. Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico.
  2. Tener un software para facturar electrónicamente: puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico como Siigo.
  3. Contar con un certificado de firma digital.

Una vez hayas elegido el software de facturación electrónica debes realizar una fase de pruebas para constatar que el programa cumple con todos los requisitos exigidos en la Resolución 000030 de 2019.

También es importante que tengas una solicitud de autorización de numeración ya que cada factura electrónica debe contar con:

  • número de autorización
  • rango autorizado
  • vigencia de autorización

Beneficios de la implementación de la factura electrónica

Un punto importante es conocer los beneficios que trae la factura electrónica en las empresas, pues los obligados a facturar necesitan conocer que tan positivo es el efecto del proceso de implementación:

  • Reducción de costos: evitas pagar por elementos como la tinta y el papel, ahorras en tiempo y despacho de la factura, pero sobre todo tendrás mejor espacio de almacenamiento ya que todo se hace desde un software de facturación electrónica.
  • Cobros eficientes: facturar electrónicamente te permite mejorar la gestión de cobro.
  • Optimización de procesos de tu empresa: implementar este sistema te permite ser más rápido y eficiente en tus procesos administrativos.
  • Protección al medio ambiente: reduces el consumo de papel y contribuyes a reducir la tala de bosques.
  • Facilidad en las transacciones: tienes un canal de comunicación entre tú y tus clientes; además tanto vendedor como comprador pueden consultar las facturas de manera online siempre que lo necesiten.
  • Trazabilidad y seguridad en la operación: con la facturación electrónica facilitas el seguimiento y control de las facturas de venta, eliminas el riesgo de perder estos documentos y mejoras la gestión documental.

 

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Cómo funciona la factura electrónica

El proceso de facturación electrónica debe contar con una validación previa de la DIAN, es decir, la DIAN valida la factura electrónica antes de que sea entregada al comprador.

Cuando una empresa implementa el sistema de facturación electrónica debe enviar la factura en formato XML a la DIAN para su validación; lo puede hacer a través de un software propio o con un proveedor tecnológico. Seguidamente la DIAN valida que la factura cumpla con todos los requisitos y la devuelve al facturador electrónico.

Una vez que el facturador obtenga la validación de la DIAN podrá entregar la factura electrónica al comprador, ya sea en formato XML o en su versión gráfica (formato PDF).

modelo factura electrónica

Todo este proceso se realiza mediante un software de facturación electrónica y se da en segundos. Por ello te recomendamos que emplees los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo.

Cómo se genera una factura electrónica

Para generar la factura electrónica es necesario contar con un programa de facturación electrónica. Como es necesario que la factura electrónica cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 2 de la Resolución 000030 de 2019 elije un software que se encargue de incorporar:

  • formato XML
  • CUFE (Código Único de Facturación Electrónica)
  • código QR
  • validación previa

En Siigo puedes empezar a utilizar nuestro software de facturación electrónica completamente gratis. Podrás expedir hasta 20 facturas electrónicas al mes y 240 al año y contarás con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

Aquí puedes visualizar una factura tradicional versus la factura electrónica:

factura tradicionalfactura-electronica-software-de-facturacion-siigo-colombia

Beneficios de tener un Software para facturación electrónica

Al emplear un software de facturación electrónica puedes tener todo organizado en un solo lugar, acceder a tu información de manera rápida y sin complicaciones, además de mejorar la seguridad de los datos que almacenas.

Otros beneficios de tener un software de facturación electrónica son:

  • Ahorrar en costo de papel.
  • Estar a la vanguardia de la tecnología.
  • Simplificar procesos administrativos y contables.
  • Reducir errores en el proceso de generación, entrega y almacenamiento.

Cuando utilizas el software de facturación electrónica de Siigo obtienes un programa totalmente en la nube, es decir, no tendrás que instalarlo en tu computador y estará disponible siempre que lo requieras. Su interfaz sencilla permite utilizarlo sin muchas complicaciones y en caso de inquietudes cuentas con apoyo técnico constante.

Generalidades de la facturación electrónica en Colombia

Conocer las fechas establecidas e iniciar a tiempo la implementación te beneficiará en gran medida, especialmente porque evitarás ser sancionado si incumples con el calendario estipulado en la Resolución 000064 de 2019.

Solo evitarás las sanciones si:

  • Demuestras que expediste factura o un documento equivalente vigente a través de métodos tradicionales.
  • Demuestras que tuviste un impedimento tecnológico o inconvenientes comerciales para expedir factura electrónica.

Por otra parte, es importante que inicies el proceso de facturación electrónica con tiempo para evitar inconvenientes futuros. Recuerda que cuentas con 3 meses desde que registras el software de facturación ante la DIAN para realizar la fase de pruebas de la facturación electrónica.

Marco legal de la Facturación electrónica en Colombia

En Colombia la implementación de la factura electrónica en todo el territorio es un proceso que se ha dado de manera progresiva. Desde el año 1996 se han realizado diversas modificaciones para este proceso hasta llegar finalmente a las Resoluciones que rigen actualmente: 000030 y 000064 de 2019.

En el siguiente cuadro te mostramos lo que se ha establecido legalmente en Colombia sobre la facturación electrónica:

Todo lo que debes saber sobre facturación electrónica 2

Con la información presentada puedes iniciar el proceso para expedir factura electrónica y elegir un software que te facilite la implementación. Recuerda que nuestro software de facturación electrónica es completamente gratuito y cumple con los requisitos establecidos en la Resolución 000030 de 2019.

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Escrito por Mayra Alexandra Barrero

Lingüista graduada de la Universidad Nacional. Me interesan los temas relacionados con educación, historia y marketing digital. A través de mis textos busco compartir con los lectores mi conocimiento y aportar valor a su vida profesional y a su cotidianidad.

2 Comments

  1. VICTOR MAURICIO NASSAR 27 Septiembre, 2019 at 10:29 am - Reply

    Buenos días, según la resolución 30 en el parágrafo 3 del título III dice que podrán contar con dos meses adicionales a la fecha máxima para iniciar a expedir factura, De igual manera hay dos meses también de plazo para el registro ante la DIAN

    • Mayra Alexandra Barrero Coral 2 Octubre, 2019 at 11:53 am - Reply

      Hola, Victor 🙂
      Muchas gracias por tu aporte, tu participación nos ayuda a mejorar el contenido de nuestros artículos.
      ¡Saludos!

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