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Sistema de contabilidad: lo que no debería faltarle para que sea útil

Los sistemas de contabilidad se encargan de optimizar el flujo de trabajo de una empresa, además de que reducen horas de trabajo operativo muy extenuantes, por ejemplo, tareas de personal administrativo, de cálculos, resumen y preparación de información y registros.

Los sistemas de contabilidad son una ventaja competitiva a nivel operacional para las empresas, gracias a que se pueden enfocar continuamente en poner más atención a su objeto social, es decir a prestar un servicio oportuno o a ofrecer un producto de calidad y a la vez de mejorar todos sus estándares por medio del análisis de la información.

Por esta razón en la actualidad los softwares de contabilidad se han convertido en la herramienta clave a la hora de tratar los procesos contables de las compañías, sin importar el sector en el que se encuentre o el tamaño que tenga.

Un sistema contable debe estar diseñado para los dueños de pequeños negocios

Estos sistemas se han caracterizado por conseguir niveles de sofisticación y simplicidad tan altos que su uso se recomienda para todos los dueños de negocios pequeños, gracias a que no es necesario ser contador o tener fundamentos contables para manejarlos de forma correcta.

Siigo, por ejemplo, tiene interfaces intuitivas, de modo que puedes navegar fácilmente por los diferentes módulos para que lo uses de forma sencilla y puedas tener seguridad de los movimientos que realizas en tu sistema contable. Aquí te contamos cómo puedes elegir el mejor programa de contabilidad.

Pero, ¿qué es un sistema contable?

Es un programa que se utiliza desde una computadora o desde cualquier dispositivo móvil y si quieres estar a la vanguardia, debería estar en la nube para evitar que pierdas la información, para tener actualizaciones inmediatas, para acceder desde cualquier dispositivo y cualquier lugar, entre otros beneficios.

Además, un sistema contable y administrativo les permite a los empresarios de cualquier tipo de negocio la clasificación, registro, procesamiento y resumen electrónico de todas las transacciones financieras y contables que debe hacer una empresa.

Tipos de sistemas contable

El mercado cuenta con diferentes tipos de sistemas o software contable que se ajustan a sus operaciones dependiendo del tamaño y el tipo de compañía. Esto quiere decir que estos programas se ajustan o son especialistas en empresas por departamentos, entidades financieras, tiendas mayoristas y minoristas, fabricantes de diferentes tipos de productos, contratistas, etc.

Esto quiere decir que puedes encontrar diferentes tipos de software para llevar tu contabilidad y cada uno de ellos cuentan con diferentes características, lo único que debes hacer antes de comprarlo es asesorarte con un auditor o seguir la opinión de tu contador.

Siigo tiene treinta años en el mercado y se ha consolidado como una solución eficiente para los empresarios, así que su sistema contable y administrativo, además de estar en la nube tiene la riqueza que le han dado sus años de experiencia, ayudándoles a los empresarios a tener mejores experiencias con sus finanzas.

Características generales que debes saber al buscar un sistema contable

Ten presente que, si estás interesado en adquirir un software para llevar la contabilidad de tu negocio debes verificar que cuenta con varios módulos que se encargan de separar cada proceso o función de tus operaciones.

Los módulos están desglosados por funciones contables como las siguientes: recepción de cuentas, facturación y pagos de ordenes de compra, bienes fijos e inventarios, libros de compras, mayor y diario.   

Lo que debes tener en cuenta a la hora de adquirir programas contables en Colombia

Al elegir un sistema de contabilidad debes tener en cuenta que debería tener asesoría constante para que la puedas utilizar en el momento que lo necesites, es decir que debes fijarte en el nivel de satisfacción de servicio al cliente y sobre todo, qué opinan los contadores sobre este sistema, pues en muchos casos son ellos quienes están involucrados totalmente en su manejo.

Las diferentes opciones de software contables brindan conjuntos particulares de características, pero, ten en cuenta que tu decisión no debe estar fundamentada en lo que cuesta implementarlo y el mantenimiento, sino que debes tener en cuenta la vigencia que tiene, si está en la nube, si es fácil de usar, que cumpla con los requisitos de Ley, como la facturación electrónica y sobre todo, qué servicio al cliente puedes tener cuando algo te falle y necesites solucionarlo de urgencia.

Beneficios que un software contable tiene para tu empresa

Un programa de contabilidad, sistema o software contable se encuentra diseñado para hacer más simples y sistemáticas las tareas contables que se realizan en una empresa, bien sea una gran multinacional o en una Mipyme.

Importancia de los sistemas contables en las empresas

Si tener o no tener un sistema contable no debería ser una decisión para pensar demasiado. Es innegociable contar con uno en todas las empresas para garantizar el orden financiero y el cumplimiento de términos y condiciones legales.

Con un sistema contable la operación comercial y contable de tu empresa se podrá automatizar y unificar, lo que a su vez te permitirá gestionar los diferentes recursos con los que cuentes de una manera más eficiente.

Los beneficios que trae tener un software contable se pueden evidenciar en el ahorro, mejora en la gestión, la disponibilidad de la información, la simplificación de las tareas y en la seguridad y confidencialidad que adquieres.

Ahorro que brinda un software contable

El ahorro que te brinda un programa contable se puede evidenciar en dos factores en el tiempo que ahorras al realizar diferentes tareas y en el dinero que te ahorras ya que necesitas una cantidad menor de recursos para la ejecución de las tareas contables y de almacenamiento de documentos. A esto se suma que al tener todo debidamente automatizado, reduces los posibles errores.

Mejoras la gestión de tu negocio

Utilizar un software contable para llevar las cuentas de los gastos e ingresos de tu empresa supone, no solo que tengas los datos unificados y almacenados en el mismo sitio; sino que con este se hace más fácil la toma de decisiones y la gestión de tu compañía. De la misma forma, se tiene información de gran importancia para que tu negocio pueda ser llevado por el mejor camino.

Disponibilidad de la información

Los programas contables se caracterizan por hacer que dispongas de tu información en el momento que lo desees y sin ningún tipo de limitación. Solo debes asegurarte de que tu sistema contable esté en la Nube. 

Todos los sistemas en la nube, si realmente están en la nube funcionan con internet ya sea desde un ordenador, tablet o celular. Los sistemas de software en la nube son mucho mas seguros, disponibles y accesibles que los sistemas instalados en un computador. 

Otro aspecto a tener en cuenta es que son mucho mas económicos y mucho mas flexibles. Se pueden pagar anual, semestral o mensual en algunos casos. Te invitamos a conocer mas sobre que son los costos en contabilidad.

Simplificas las tareas contables

Sabes que llevar la contabilidad de tu empresa al día y realizarlo de la manera adecuada es y ha sido una de las tareas más arduas y complicadas para muchos trabajadores. Pero, con la ayuda de un software contable puedes automatizar y agilizar las tareas, de una forma correcta y muy simple.

Seguridad y confidencialidad de tu información

Las diferentes soluciones que tienen los sistemas contables en la Nube hacen que sean más seguras, la información se almacena en sistemas que son muy confiables y seguros alejándola de los accidentes o los ataques informáticos.

Desventajas de un software contable

Ya sabes que los programas contables presentan muchas ventajas para tu empresa, pero, debes saber que algunos tienen desventajas que debes evitar a la hora de adquirir el tuyo.

Dificultad en el manejo

Existen algunos sistemas contables que no se ajustan a aquellas personas que no cuentan con un gran conocimiento en los temas contables, también existen otros tipos de programas que para poder utilizarlos se necesita de un gran conocimiento, tanto técnico como contable, para que puedas utilizarlo con gran eficiencia.

Mantenimiento del programa

Otro inconveniente que se puede evidenciar en algunos programas contables es que necesitan de actualizaciones manuales y mantenimientos periódicos, con el fin de que este pueda trabajar de manera óptima, con seguridad estos dos aspectos que te mencionamos van a generar un costo adicional.

Costo del software

Actualmente existen en el mercado softwares contables gratuitos, pero existen otros que tienen costos razonables y otros que no tanto. Ten presente todo lo que te ofrecen y te piden para saber si en verdad no va a ser un dolor de cabeza más adelante.

En conclusión, un sistema contable es una herramienta que trae grandes ventajas para cualquier tipo de empresa, ya conoces la importancia de los sistemas contables, sus ventajas y desventajas, así que elige el que más le convenga tanto a tu empresa como a su operación y a tus colaboradores, pero siempre asegurándote de estar a la vanguardia y sin olvidar las garantías a las que tienes derecho.