La guía definitiva del asesor contable: herramientas y conceptos clave que no puedes olvidar para asegurar tu éxito

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Mega guía de contabilidad

Si te dedicas a la contabilidad y estás buscando opciones para crecer como profesional, seguramente has pensado en convertirte en un asesor contable. Pero recorrer este camino puede ser complejo si no tienes claros los conocimientos y herramientas para llevar a cabo tu labor con agilidad, transparencia y precisión. ¡No te preocupes! La guía que te presentamos a continuación es la hoja de ruta que necesitas para ser un mejor contador, conseguir más asesorías y asegurar la fidelidad de tus clientes.

¿Por qué es importante la contabilidad?

La contabilidad es una herramienta indispensable para cualquier persona o empresa que busque mantener la estabilidad de sus finanzas y quiera obtener beneficios económicos. Desde los métodos más elementales que usaban las civilizaciones antiguas para llevar sus cuentas, hasta las innovaciones más recientes como la inteligencia artificial y la big data, la contabilidad ha apoyado siempre al ser humano en sus intercambios comerciales, ayudándole a conocer sus ingresos y gastos, y a tomar decisiones con base en esta información.

Cuando analizamos por qué es importante la contabilidad, podemos concluir que su principal utilidad es que nos permite administrar nuestro dinero de la mejor forma posible, con claridad y precisión. Cuando te apoyas en la contabilidad para manejar tus recursos, accedes a información y herramientas que te permiten:

La labor del contador: ¿Para qué sirve la contabilidad en una empresa?

El sostenimiento de cualquier empresa depende de que quienes la administren sepan cómo medir su rentabilidad, pues los beneficios obtenidos son los que permiten que el negocio se mantenga a flote.

Por eso, una empresa debe apoyarse en un contador y en la contabilidad para saber cuáles fueron sus movimientos durante cierto periodo de tiempo. En especial, debe prestar atención al estado de sus ventas y a las deudas que adquirió mientras llevaba a cabo su actividad productiva.

Saber cómo las ventas se convierten en utilidades y determinar si estas utilidades son suficientes para mantenerse a flote y cumplir con los gastos y obligaciones, es una información valiosa que la empresa solo obtiene de su contador de confianza.

Conoce más sobre la influencia que la contabilidad tiene en las finanzas de tu empresa

Herramientas indispensables para el contador: el software contable

La principal herramienta que un contador puede usar para optimizar su trabajo es un software contable; este es un programa que permite registrar de forma digital las operaciones financieras de una empresa. Gracias a que ayudan a optimizar el trabajo y reducen considerablemente las tareas operativas, estos software de contabilidad se han convertido en una herramienta fundamental para los contadores y las compañías de cualquier tamaño.

Un sistema contable puede ser instalado en la computadora o también estar en la nube (online). La ventaja de este tipo de software contable en la nube, es que funciona a través de cualquier dispositivo con internet, lo que significa que se puede acceder a él desde cualquier lugar.

Otra de las ventajas de un software contable online es que te permite ahorrar, pues ya no es necesario que compres una costosa licencia para instalar el programa en la computadora. Además, puedes ver reflejado en el espacio que queda libre en los equipos de cómputo, que ya no gastan memoria alojando un programa instalado. Es más, incluso existen sistemas contables gratis como Siigo Contador, por lo que ya no hay excusas para que sigas llevando tu contabilidad en Excel o con programas de escritorio.

Portal contador gratis

Ventajas de realizar tus asesorías con un software contable

Llevar a cabo tus asesorías contables utilizando un programa de contabilidad en línea, es la mejor decisión que puedes tomar. En un mercado tan competido, un software contable es un elemento que te permite sobresalir y ganar clientes. Esto porque reduces el tiempo que dedicas a las tareas operativas y te enfocas en lo más importante: analizar información y facilitar la toma de decisiones.

Además, el tiempo que ahorras con un software contable te permite aceptar más clientes, lo que se traduce en mayores posibilidades de prosperar y ser rentable.

Los mejores software contables te permiten manejar todo desde una sola plataforma y además se caracterizan porque:

  • Están pre-configurados con las cuentas, comprobantes, tarifas e impuestos más importantes.
  • Vienen alineados con las normas locales e internacionales de contabilidad.
  • Tienen cargadas plantillas que te van a ahorrar tiempo en la elaboración de documentos.

Mira, por ejemplo, lo fácil que es crear comprobantes contables con el software en la nube de Siigo Contador:

Conceptos básicos de contabilidad que debes dominar

Ahora que ya tienes claro qué es un software contable y cómo puede ayudarte a ser el mejor asesor, te invitamos a que aprendas y refresques algunos conceptos que son fundamentales para ejercer la contabilidad de manera apropiada. ¡Comencemos!

Qué es un débito y un crédito en contabilidad

Los créditos y los débitos son dos elementos fundamentales en todas las operaciones económicas que lleva a cabo una empresa. Incluirlos de forma correcta dentro de los registros contables, es indispensable para evitar errores y para generar informes que revelen la situación real del negocio.

De acuerdo con lo anterior, es muy importante que tengas claro qué es un débito y qué es un crédito en contabilidad. A continuación, te lo explicamos:

El débito y el crédito son dos conceptos a partir de los cuales se clasifican las transacciones comerciales. Estos conceptos ayudan a estructurar los registros contables, dividiendo el contenido de dichos registros con base en los tipos de cuentas existentes.

Débito

Activo

– Produce un aumento en una cuenta de activos.

– Implica la creación de un gasto, y la disminución de un pasivo y de un patrimonio.

– En los registros contables, se ubica en la parte izquierda.

– Implica la disminución en una cuenta de activos.

– También significa la creación de un ingreso, y el aumento de los pasivos y los patrimonios.

– Se debe poner en la parte derecha de los registros contables.

Costos y gastos: ¿son lo mismo?

Una de las dudas más frecuentes en el mundo de la contabilidad tiene que ver con la relación entre costos y gastos. Para muchos no es claro en qué se diferencian estos dos conceptos y algunos incluso creen que significan lo mismo, ¡pero no es así!

Empecemos por definir qué son los gastos: son recursos que se utilizan para garantizar la operación de una empresa en su conjunto. Permiten tanto la administración del negocio, como la distribución o promoción de los bienes y servicios producidos. En consecuencia, los gastos pueden ser:

  • administrativos
  • de comercialización
  • gastos de ventas

Por otro lado, un costo es el desembolso o pago que se realiza con el objetivo de producir un bien o servicio. Los costos están relacionados con gastos como:

  • materias primas
  • mano de obra
  • costos de fabricación

Lo anterior significa que el costo es un tipo de gasto. Mientras los gastos se refieren al funcionamiento general de la empresa, los costos solo se relacionan con una parte de su operación: aquella directamente relacionada con la producción.

Qué es la partida doble

En contabilidad, la mayoría de transacciones que se realizan implican una operación de entrada y una operación de salida. El método para registrar estas operaciones es conocido como partida doble, el cual implica registrar dos veces cada movimiento, afectando dos cuentas al mismo tiempo.

La partida doble se basa en un principio básico: todo hecho económico se origina en otro hecho de igual valor, pero de naturaleza contraria. Otros de los principios que sustentan este método son los siguientes:

La cuenta T: representación gráfica de la partida doble

La partida doble en contabilidad se utiliza en el libro diario y el libro mayor; también se ve reflejada en los balances, a través de los activos y los pasivos. Para ilustrar la partida doble en los asientos contables, suele utilizarse lo que se conoce como cuenta T, que está compuesta por el debe y el haber.

¿Qué es un activo?

Los activos son los bienes y recursos controlados económicamente por la organización y por medio de los cuales la empresa obtiene beneficios a futuro. Algunos ejemplos de activos son:

  • Tangible y no tangible
  • Corriente y no corriente
  • Real y financiero
  • Diferido y no diferido

Los activos pueden provenir de varios campos o áreas organizacionales, por ejemplo, de Recursos Humanos o de Marketing y Ventas. En otras palabras, los activos tienen un valor independiente y pueden ser tangibles o no.

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¿Qué es un pasivo?

Los pasivos hacen referencia a la cantidad de dinero que debes o los montos de aquellas obligaciones que tienes pendientes por cubrir. El pasivo da cuenta del origen de los fondos que se utilizan para realizar las inversiones totales, dando así, estructura financiera a la empresa.

Las 3 principales clases de pasivos son:

  • Patrimonio neto
  • Pasivo no corriente o deudas a largo plazo
  • Pasivo corriente o deudas a corto plazo

Patrimonio ¿Qué es?

El patrimonio es la totalidad de los bienes, obligaciones, derechos, capital que los socios y directivas de la organización han invertido en ella para lograr los objetivos de la empresa. Este puede ser propio o heredado y dejan ver la situación de los recursos financieros de la misma.

Cuál es la diferencia entre ingreso y egreso

Los ingresos son las entradas económicas provenientes directamente de la actividad comercial que realiza la empresa sumando al presupuesto de la organización y aportando favorablemente al patrimonio de la misma.

Por su parte, los egresos son las salidas de dinero de todas las áreas de la organización. En este sentido, los egresos muestran los gastos y las inversiones, aumentando las pérdidas y reduciendo el beneficio.

Los gastos, por ejemplo, involucran un desembolso financiero por parte de la empresa, mientras que las inversiones se realizan con el fin de que, a futuro, se traduzcan en ingresos.

IngresosEgresos
  • Son valorados con fiabilidad.
  • La empresa recibe los beneficios de la transacción.
  • Consumo – Ganancia.
  • Incremento del patrimonio.
  • El ingreso real mantiene su valor adquisitivo.
  • Salida de dinero.
  • Disminución del beneficio.
  • Gasto – Inversión
  • Disminución del patrimonio
  • La depreciación (disminución) de los bienes materiales e inmateriales de la empresa es un egreso aunque no sea una salida de dinero.

Qué es la amortización

La amortización en contabilidad es la disminución o pérdida de valor, a largo plazo, de los elementos o bienes adquiridos por la empresa. Adicionalmente, es una forma de cuantificar la pérdida y medir el impacto de esta en el presente y rentabilidad de la organización.

Ahora bien, cabe aclarar que, en términos financieros, la amortización corresponde al pago o devolución de dinero de una deuda en un período de tiempo determinado.

Los registros contables: el libro diario y el libro mayor

Registros contables y libros contables son lo mismo. Ambos términos se pueden considerar sinónimos. Básicamente el registro es el dato que se apunta en el libro para dejar constancia de un movimiento económico. Entonces podríamos decir que el registro contable es el contenido y el libro es el documento donde se apunta, pero para mayor facilidad, se puede usar uno u otro término sin problema.

Recordemos que los libros que anteriormente se registraban eran los denominados “libros principales”: libro diario, libro mayor y balance, de inventarios y balances, actas y libro de accionistas.

En el Decreto 19 de 2012, se establece de acuerdo al artículo 28 del Código de Comercio que los únicos libros que deben registrarse ante la cámara de comercio son:

  • libro de registro de socios o accionistas, y
  • libro de actas de asamblea y juntas de socios.

Los tres libros restantes pueden ser llevados como archivos electrónicos con información verídica que no pueda ser alterada.

¿Por qué es necesario inscribir los registros contables?

Porque al estar registrados en la Cámara de Comercio se convierten en documentos públicos que cualquier persona puede ver. Significa que el contenido de tus registros contables es verídico. En otras palabras, que tu empresa lleva la contabilidad honestamente y conforme a la Ley.

Los registros contables se dividen en obligatorios y no obligatorios, donde en unos se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza por día y en los otros establecer el estado de resultados o balance general, respectivamente.

Qué es un cierre contable

El cierre contable y fiscal es el proceso mediante el cual se finalizan o cancelan las cuentas de resultados y el balance final de un ejercicio contable en un período de tiempo determinado.

Este proceso se realiza con el fin de mostrar de forma precisa todas las partidas que hacen parte de un estado financiero de una empresa para determinar sus utilidades o pérdidas. Como se mencionaba anteriormente, las cuentas de resultado del cierre contable muestran los ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción, mientras que las cuentas de balance, por su lado, soportan los activos, pasivos y patrimonio de la organización.

Es muy importante que, dentro de los cierres contables, el contador verifique el marco técnico contable dentro del que se desenvuelve la organización, es decir, bajo qué normatividad se rige.

Recuerda que ahora Colombia entró a moverse en el campo de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) que dividen a las empresas en tres grupos y dependiendo de ello, los registros contables, ajustes, balances y reglamento serán diferentes y por ende la forma de realizar los cierres contables.

Nómina de la A a la Z

Estados financieros: qué son y por qué son importantes

Los estados financieros son la columna vertebral de la contabilidad en una empresa ya que muestran cómo está económicamente, permitiendo que los accionistas, inversores y dueños determinen si la organización está dando buenos frutos o no.

Por ende, los estados financieros, son súper importantes porque permiten crear estrategias encaminadas a conocer el perfil de los clientes y cómo incentivarlos a que paguen oportunamente y compren más. Además, con los estados financieros es posible gestionar y tener control de todos los movimientos de los bienes y servicios que presta la organización, medir el tiempo y la eficiencia para administrar los recursos con los que cuenta y analizar de manera efectiva beneficios e inconvenientes de la misma.

¿Qué estados financieros existen?

Los estados financieros se dividen en 5: Balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos en el efectivo y notas a los estados financieros. A continuación, te contamos más acerca de ellos:

Estado de situación financiera o balance general

El balance general es el informe que se realiza para mostrar la situación real de la empresa presentando los derechos, obligaciones, capital y valores contables como los activos, pasivos y patrimonio neto. Este tipo de estado permite una visión detallada de la organización para que las directivas puedan tomar decisiones concretas de acción, tanto para mantenerla como mejorar si se requiere.

Estado de resultados o PyG

En este caso, se presentan los resultados financieros de la organización en un período de tiempo determinado, exponiendo los ingresos obtenidos, lo gastos realizados y si estos han traído beneficios o disminución del patrimonio empresarial respectivamente.

En otras palabras, el estado de resultados presenta la manera y condición en que una organización llega a un resultado al finalizar el ejercicio, puede, que, como se mencionó al principio, esta llegue con ganancias o que tengas pérdidas.

Estado de cambios en el patrimonio

En este estado se dan a conocer los cambios que se han reflejado en el patrimonito de un período a otro; por lo general estas variables suelen presentarse de forma anual. Es un estado de gran importancia ya que busca analizar y determinar las causas y consecuencias de estas variables dentro de la estructura financiera de la organización.

Estado de flujos de efectivo

Muestra cómo se genera el efectivo de la empresa y como se gasta, esto con el fin de determinar la capacidad que tiene la organización para generarlo; ya que de ello depende que se lleven a cabo las obligaciones y las metas de expansión e inversión.

¿Qué son las notas a los estados financieros?

Estas notas son las explicaciones que deja el contador al momento de realizar el estado financiero con el fin de que sea entendible para la persona que lo recibe y revisa.

Dentro de la información que llevan dichas notas se encuentra:

  • La confirmación del cumplimiento de las NIIF en la organización.
  • Explicación breve de las políticas contables implementadas en el estado financiero realizado.
  • Información de las partidas presentadas en cada estado realizado.
  • Información relevante sobre pasivos, patrimonio, compromisos contractuales, políticas del riesgo financiero, entre otras.

3 consejos finales para tener éxito como asesor contable

Comprender y saber aplicar los conceptos y herramientas que te compartimos en este artículo es muy importante. Pero si quieres alcanzar tu máximo potencial y ser reconocido como un asesor contable exitoso, es fundamental que también respondas a los múltiples retos que afronta un contador en la actualidad. Por eso te sugerimos:

1.    Mantente al día con los estándares internacionales

Para presentar los hechos económicos de una empresa de forma lógica, ordenada y de acuerdo con la legislación vigente, las normas internacionales de contabilidad como las NIIF se han convertido en instrumentos indispensables que cualquier asesor contable debe conocer a la perfección. Así que es fundamental que las estudies y apliques con las empresas que asesoras.

Adicionalmente, el certificarte en el manejo de estas normas le va a dar un plus a tu hoja de vida y te abrirá más puertas a nivel laboral.

2.    Conviértete en un contador 4.0

En los últimos años, la evolución de la contabilidad ha ido de la mano con las transformaciones a nivel tecnológico. Fenómenos como la automatización de procesos y la posibilidad de compartir información en tiempo real y desde cualquier lugar, han hecho que el rol del asesor contable se transforme de forma importante.

Por eso, si quieres seguir siendo competitivo, debes cultivar las cualidades y habilidades que las empresas esperan de un contador 4.0. Te invitamos a indagar más a fondo sobre este concepto y a averiguar si ya tienes las cualidades necesarias para ser considerado un profesional contable de la cuarta revolución industrial:

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3.    Considera la posibilidad de crear tu propia empresa

Fundar una empresa de asesorías contables puede ser el salto definitivo que estabas buscando para evolucionar en tu profesión como contador. Sabemos que la decisión de emprender no es fácil e implica muchos desafíos, pero recuerda que cuentas con una ventaja: no necesitas hacer una inversión muy grande, porque tu recurso principal serán tus conocimientos.

Antes de tomar la decisión de crear tu propia empresa, es importante que definas aspectos clave como:

  • Qué servicios vas a prestar
  • Cuánto y cómo vas a cobrar
  • Si vas a tener o no socios
  • Cuál va a ser tu identidad corporativa
  • Qué tipo de empresa vas a crear

¡Llegaste al final! Esperamos el contenido que acabaste de leer haya sido de gran ayuda para ti. Recuerda que estos son solo los principales conceptos y factores de la contabilidad que no debes olvidar sobre la contabilidad pues siempre te serán útiles en el desarrollo de tu profesión, te permitirán ser el mejor y brindar las mejores asesorías contables a tus clientes.

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