Cómo hacer un control interno exitoso

Sabemos que la tarea de administrar tu empresa resulta desafiante y a veces agotadora. Sin embargo, cuando implementas un buen sistema de control interno, es más fácil estar al tanto de todos los pormenores y diagnosticar los riesgos que siempre están presentes. En este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta para realizar un control interno exitoso. ¡Quédate y toma nota!

Qué es el control interno en una empresa

El sistema de control interno es conocido como una herramienta de gestión que promueve y optimiza la eficiencia, transparencia, economía y trazabilidad de una organización. En otras palabras, es el mecanismo mediante el cual proteges a tu empresa de fracasos y cierres a causa del mal manejo. Además, con el sistema de control mides el rendimiento y la rentabilidad del negocio.

Este instrumento también cuida los recursos y bienes del Estado contra las diferentes formas de pérdida, uso indebido, actos ilegales o deterioro.

El control interno permite que una empresa vaya en la misma dirección que sus objetivos. Por eso, en un trabajo conjunto con la junta directiva y tus colaboradores, debes enfocarte en consolidar políticas y procedimientos que permitan dinámicas acertadas de gestión, evaluación y acción. Conoce cómo lograrlo:

1. Realiza una detallada planificación financiera

Planear financieramente te permite determinar:

• el flujo de efectivo
• el capital de giro
• el crecimiento del negocio

Es importante crear rutas que guíen cada una de las acciones, así como el conocer tus recursos, números y metas. De esta manera das cuenta del alcance de los resultados, mientras trabajas sobre una directriz.2.3.

2. Identifica y mide el riesgo

Cuando sabes qué riesgo manejas en cada una de tus áreas (administración, contabilidad, ventas, recursos humanos, cartera, nómina, entre otras), puedes prever qué impacto tendrá en el logro de tus objetivos, permitiéndote moverte en un ambiente de control para tomar decisiones al respecto. Recuerda, es importante que cada área de la empresa maneje un presupuesto a corto, mediano y largo plazo.

3. Crea una cultura de control y capacita

El éxito de una empresa está cimentado en el factor humano, por lo que es indispensable que te involucres en el desarrollo y crecimiento de tus trabajadores, así como en sus necesidades.  Resulta fundamental que delegues funciones concretas y crees cargos que cubran tareas específicas, que te ayuden a impactar en tus resultados.

Es importante además el tener grupos de profesionales que aporten al crecimiento de tu negocio y al cumplimiento de tus metas organizacionales. De igual manera, debes capacitarlos para enseñarles cómo funciona tu organización y cuál es su propósito.

Lo ideal es que crees actividades de motivación para que tu trabajador se sienta feliz con lo que hace y con la empresa. Esta es una oportunidad de mejora, crecimiento y resultados positivos. Un colaborador feliz trabaja mejor que aquel que se siente frustrado, incómodo o poco productivo. Tu equipo de trabajo es la médula espinal de tu organización, lo que le da vida y movimiento a la misma.

Lo ideal es que crees actividades de motivación para que tu trabajador se sienta feliz con lo que hace y con la empresa. Esta es una oportunidad de mejora, crecimiento y resultados positivos. Un colaborador feliz trabaja mejor que aquel que se siente frustrado, incómodo o poco productivo. Tu equipo de trabajo es la médula espinal de tu organización, lo que le da vida y movimiento a la misma.

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4. Diagnostica y da seguimiento a los proyectos y procesos de cada área

Conocer el estado de cada parte de tu empresa te sirve no solo para tomar decisiones o aplicar medidas correctivas. También te ayuda a controlar el cumplimiento de tus objetivos. Cuando cada área trabaja de forma separada o no sabes cómo funciona tu empresa, es difícil cumplir lo que te propones. Por eso resulta fundamental que acompañes cada proyecto, evalúes y des seguimiento tanto a sus estrategias como a su impacto. De esta manera consigues establecer cuáles son las acciones que van a funcionar para la gestión de tu empresa.

Conocer tu negocio es la clave para poder actuar y establecer nuevos objetivos.

5. Crea e implementa políticas y procedimientos de gestión de procedimientos

Implementar las políticas y procedimientos de gestión de cada área es indispensable para dar continuidad a la primera planeación que elaboraste a corto plazo. Ten en cuenta que estas políticas dan sentido al quehacer de cada área, aportando de manera trascendental a la actividad comercial de la organización y a su desarrollo empresarial

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 Principios del control interno

A continuación te presentamos los principios que debes seguir al pie de la letra para que tu ambiente de control sea óptimo  y puedas tener un panorama completo del estado e información financiera de tu empresa.

1.      Respalda los objetivos organizacionales

Velar por el cumplimiento de los objetivos empresariales se ha convertido en una tarea por la que todos trabajan. Uno de los principios del control interno es justamente el de respaldar los objetivos organizacionales, a través de la gestión de riesgos y el cumplimiento de reglas.

Sin duda, el éxito organizacional está en medir los riesgos e implementar los controles necesarios que apoyen la gestión integral, la toma de decisiones y el rendimiento de la compañía, actuando éticamente y desde el marco legal.

2.      Define funciones y responsabilidades

Definir el rol que juega cada persona en tu empresa y cuáles son sus responsabilidades, no solo permite optimizar los procesos de control interno; además, te da la posibilidad de avalar si el área administrativa o de dirección ha llevado a cabo, de manera idónea, sus responsabilidades.

3.      Motiva a tu equipo a través de la cultura

Para que un trabajador sea feliz, el secreto está en crear una cultura organizacional sólida, que le permita sentir que su labor es clave en el desarrollo de la empresa y para mantener un control interno exitoso.

En este sentido, la cultura organizacional que diseñes e implementes debe responder a acciones consecuentes con la estrategia organizacional.

4.      Comunicación periódica

Debes asegurarte de comunicar constantemente a tu equipo de trabajo:

• Cómo va el sistema de control interno.
• Las decisiones que se tomen.
• Los resultados de cada una de las áreas.
• Las normas del sistema de control interno, asegurando que se han comprendido y aplicado debidamente.

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5.      Respuesta oportuna a los riesgos

No olvides que el control interno siempre debe diseñarse e implementarse en pro de dar respuesta oportuna y satisfactoria a los riesgos, sus causas y consecuencias.

6.      Seguimiento y evaluación

Es fundamental que evalúes y hagas seguimiento constante del sistema de control interno en su totalidad. Esto con el fin de que identifiques las fallas o riesgos que se encuentran fuera de los límites establecidos o que el sistema de control no alcanza a cubrir. Así podrás mejorarlo o cambiarlo.

7.      Transparencia en la rendición de cuentas

Es obligatorio que brindes información constante y real sobre el gobierno de gestión, los riesgos y el control interno, para brindar a las partes interesadas (empleados, socios, aliados, administrativos) seguridad y confianza. Así garantizas procesos transparentes y la solución de los inconvenientes que se presenten.

En conclusión, el control interno actúa como un organismo de gestión empresarial y es responsabilidad de todos los que forman parte de la compañía hacer que se cumpla. Desde su creación, la organización debe basarse en un sistema de control que permita evaluarla y estudiar el mercado, para optimizar eso que funciona e identificar aquello que necesita restructuración.

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