6 razones para dejar de facturar a mano Blog Empresario

¿Qué tan importante es para ti la facturación? Probablemente no  consideres que sea algo super importante porque es  es un simple papel; sin embargo, la factura tienen una connotación de peso pues es el documento que verifica la operación de todo un negocio.

La manera de demostrar que amas tu trabajo y a tu empresa es prestando un servicio de calidad a tus clientes; para ello, es fundamental que vayas al ritmo  tecnológico, estando al tanto de todas las posibilidades, avances, herramientas y estrategias que este mundo trae para tu negocio. Sabemos que, a veces, aterra un poco pensar en cambiar las formas de gestionar y el quehacer, pero sin duda es un paso que queremos ayudarte a dar.  Razón por la cual, hemos preparado este artículo para ti. Te mostraremos las 6 razones para que des el gran salto tecnológico y hagas que tu negocio esté a otro nivel y sea mucho más eficiente a la vez que cumples con un requisito legal.

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1.Tiempo y eficiencia en tu facturación

Hablar de tiempo y eficiencia como parte principal de una organización es un componente que genera mejor productividad en tu empresa, como resultado, vas a tener un constante crecimiento que te obligará a vivir cambios corporativos.

La facturación es conocida como un proceso operativo que se repite con el paso del tiempo. Al hacerlo manualmente, se requiere de mayor precisión y su eficiencia se pierde cuando queda mal hecha. Si llevas un modelo de facturación digital ahorras tiempo e incrementas la eficiencia laboral en otras tareas más importantes. Hacer facturas que pueden perderse, tacharse o dañarse con el paso del tiempo es un riesgo que no deja ver que tu empresa ofrece un producto de calidad.

El crecimiento viene cuando transformas tu mente, de modo que cuando te dispones a vivir cambios, te obligas a renovar tu pensamiento; por ende, ver la facturación como un documento transaccional, no es pensar en crecimiento.

2. Mejor calidad de registros

Con la facturación electrónica puedes analizar y revisar el movimiento de tus gastos, tus inventarios, tu cartera, los saldos a favor, el movimiento de información bancaria y la claridad de tu caja menor; este proceso debe ser constante porque de ello depende el estado de tu empresa.  Facturar electrónicamente es directamente proporcional a mejorar la calidad del registro, es una herramienta  central que te permite potenciar la calidad para ti y tus clientes.

3. Valor agregado para todos

El valor agregado es utilizado en la economía o las finanzas como una acción adicional que tú ofreces para diferenciarte de la competencia. Dar un servicio de buena calidad a tus clientes, yendo al ritmo del crecimiento de tu empresa, te vuelve una empresa competitiva y llamativa. Cuando un cliente va a tu negocio y le haces una factura a mano, ¿Qué confianza le estás dando al cliente? Quizá te pida más descuentos, te haga cambios constantes o tal vez tenga demora en su pago, porque su primer pensamiento es que tu negocio no está lo suficientemente establecido; de este modo estás dando un servicio común que no se diferencia y no tiene un valor agregado.

La facturación a mano dejó de ser un modelo de ejemplo y pasó a ser una tarea operativa que quita tiempo y pierde confiabilidad delante de tus clientes.  El valor agregado para las empresas es transformarse sin perder su identidad.

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4. Riesgo de pérdida de documentos

La eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos es una de las ventajas más importantes de dejar de facturar a mano Tener el control de cada uno de los documentos de tu empresa es tan vital como lo son tus clientes. En ocasiones, los empresarios se preocupan por almacenar y archivar documentos sin pensar en cómo se encontrarán luego, o cómo tener el control de ellos a largo de plazo.

Con la Facturación Electrónica podrás no solamente organizarlas cronológicamente, sino administrarlas con más facilidad cuando requieras consultarlas.  Otras dos de las grandes ventajas de mantener el control de tus facturas y documentos en general es, por un lado, evitar sanciones o multas si en algún momento la DIAN visita tu negocio y, por otro lado, resguardar y esclarecer las pruebas en caso de conflicto o litigio.

5. Mejora la gestión de cobro 

Con la facturación a mano cobrarle a tus clientes es una tarea operativa y desgastante. Ahora con las facilidades que ofrece la tecnología facturar es mucho más rápido y productivo; algunos software permiten que cobres tus facturas en línea automáticamente. Lo anterior, sirve para que el tiempo que gastabas en tareas operativas, lo uses, en acciones más analíticas y para gestionar mejor tu negocio. 

6. Ahorro en costos y contaminación

Llevar tu empresa a la era digital hará que inviertas mejor tus recursos económicos. Dejar de facturar a mano es economizar papelería y a su vez evitar la contaminación ambiental. Gracias a que ya puedes manejar tu facturación online podrás dejar de producir papel y ahorrar costos. Adicionalmente, un gran beneficio de este punto es que las empresas que generan responsabilidad social empresarial (RSE) reciben disminución en el pago de impuestos. ¿Haz pensado alguna vez cuánto podrías ahorrar en un año si controlaras mucho más el costo de impresión y de papelería?

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Lina Marcela Giron autora siigo blog periodista

Escrito por el Consejo de Redacción de Siigo

En este artículo participaron los periodistas de nuestro Consejo de Redacción Siigo y expertos financieros que nos explicaron cuál es la información que podría transformar tu vida.