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La facturación electrónica ya es una realidad en nuestro país y el plazo máximo de vencimiento para su implementación es el 1 de enero del 2019, razón por la cual muchas personas se encuentran buscando un software que les permita adoptar esta metodología para cumplir con la obligación y aprovechar desde ahora todas los beneficios que ofrece emitir facturas electrónicas.

Nueva llamada a la acción

Ventajas de la facturación electrónica

1. Ahorra:

La primera, es que utilizando un software de facturación electrónica una empresa puede ahorrar más del 80% del dinero que normalmente se invertía para generarla, enviarla por correo postal, confirmar su recepción y demás pasos de este largo proceso hasta que finalmente se generaba el pago a la DIAN.

Es decir, que mientras anteriormente el ciclo de vida de una sola factura era de $2633, con la facturación electrónica masificada, es decir, en el momento en que todas las empresas del país ya la estén usando, el valor será de menos de $540 pesos, precio que se puede reducir incluso más dependiendo del proveedor o la empresa de software que cada contribuyente haya elegido para manejar este importante proceso.

FACTURACION ELECTRONICA

2. Sé más productivo:

La segunda ventaja es que las personas que debían supervisar que este proceso se cumpliera de manera personal, como por ejemplo llamando para confirmar la recepción de los documentos, ahora se pueden dedicar a otras labores más productivas para la empresa; lo que adicionalmente vuelve el procedimiento mucho más eficiente y con un rango de error casi nulo.

Esto es especialmente destacable teniendo en cuenta que, con las facturas físicas, fueran hechas a mano o por computador pero que debían ser impresas, eran muy propensas a perderse o dañarse, lo que, a pesar de ser un riesgo bastante probable, tenía serias implicaciones; ya que para la DIAN el hecho de que una factura no se encuentre relacionada en los documentos contables correspondientes puede ser un síntoma de irregularidades que dan lugar a mayor vigilancia y control.

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3. Despreocúpate por los errores:

Cuando tienes que manejar muchos clientes y proveedores en tu negocio es posible llegar a un punto en el que te encuentres sumergido en un mar de documentos que, por más que lo intentes, son muy dificiles de organizar y controlar. Por lo que puede suceder que alguno de ellos se dañe o se pierda, en cambio, al utilizar facturas electrónicas y un software para gestionarlo, puedes tener la tranquilidad de que toda esa información se va a resguardar en la nube y tu o tu contador la podrán consultar cuando lo requieran de forma muy sencilla.

Además, el software de facturación electrónica hace gran parte del trabajo por tí, ya que su diseño tiene predeterminados los campos que debes llenar y el formato cuenta con todas las condiciones técnicas y legales exigidas por la DIAN, que están descritas en el  Decreto 2242 de 2015 y el artículo 617 del Estatuto Tributario.

¿Por qué se tomó la decisión de implementar la facturación electrónica en Colombia?

De acuerdo con María Pierina Gonzáles, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, el principal objetivo de este cambio en el mecanismo para facturar es el de detener la evasión fiscal en el país, práctica que es mucho más recurrente y grave de lo que parece, pues al 2016 se calculaba que de esta forma el Estado dejaba de recibir aproximadamente 14 billones de pesos anuales.

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Adicionalmente, para la DIAN resultaba necesario mejorar los canales de comunicación y pago de los contribuyentes para que el proceso se logre de forma eficiente y no represente un dolor de cabeza para ninguna de las partes. Por lo que la facturación electrónica, con todos sus beneficios logísticos y operativos, se posicionó en el mundo como la opción más efectiva para lograrlo.

No obstante, facturar electrónicamente es una opción que ofrece muchas más garantías y seguridad, tanto para los empresarios, como para los consumidores y la DIAN, ya que cada factura cuenta con un código CUFE, es decir, un valor alfanumérico con el cual se puede rastrear el documento y darle seguimiento.

Si deseas ver la entrevista completa puedes visualizarla a continuación:

¿Cómo funciona un software de facturación electrónica?

Lo que antes era un modelo asincrónico, con un software de facturación electrónica se vuelve un proceso sincrónico, es decir, simultáneo, lineal, directo y en tiempo real. Diferencia que se ve reflejada en la optimización de los canales de comunicación entre los contribuyentes y la DIAN.

facturación electrónica

Anteriormente cuando una empresa generaba una factura debía esperar 48 horas en promedio para concluir el proceso, en cambio, con la facturación electrónica se puede lograr en segundos, ya que la factura se envía simultáneamente al cliente y a la DIAN, tal y como se explica en la siguiente gráfica:

Software de facturación electrónica - Con Siigo como proveedor autorizado directo

Software de facturación electrónica Siigo

Siigo es un software administrativo con su propio sistema de facturación, es decir, que a través de esta plataforma es posible gestionar todas las operaciones de una empresa, incluyendo la de la generación de las facturas electrónicas obligatorias sin tener que adquirir un programa adicional.

Esto significa que los usuarios de este sistema de gestión pueden acatar lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 utilizando el mismo software con el que manejan inventarios, hacen cotizaciones, analizan los centros de costos, generan informes financieros, registran los gastos, monitorean los puntos de venta, liquidan nómina, entre otras funcionalidades albergadas en la nube, es decir, que no requiere de instalación local.

En el siguiente ebook puedes conocer cómo están facturando los empresarios con el software de Siigo y lo que opinan al respecto:

Así facturan los clientes con Siigo Nube 2
Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

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