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Facturación electrónica y ciberseguridad

Para muchas personas puede resultar inquietante migrar todo su proceso de facturación a la web y empezar a manejar documentos electrónicos, ya que con todo lo que se escucha a diario sobre fraudes y captura de datos por Internet, es difícil confiar de manera espontánea en este mecanismo, sobre todo si no se es precisamente un nativo digital.

No obstante, es importante saber que a pesar de los riesgos de violación de la privacidad que pueden existir en internet, también son muchas las garantías de seguridad y mecanismos que se pueden utilizar para reducir al mínimo el temor que puedas llegar a sentir al respecto.

Por eso, en este artículo queremos contarte dos puntos importantes:

• ¿qué es la ciberseguridad?
• ¿cómo funciona la seguridad en la facturación electrónica?

Además, te contaremos sobre las características técnicas de la facturación electrónica y cómo éstas garantizan las condiciones de seguridad necesarias y suficientes para trabajar con tranquilidad, así como prevenir posibles inconvenientes.

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¿Qué es la ciberseguridad?

La ciberseguridad es el conjunto de herramientas, políticas, acciones, directrices, métodos, prácticas y tecnologías usadas para proteger a los usuarios y a los activos de información de una organización que se procesan, almacenan y transportan por sistemas interconectados.

Los activos de información son los datos y/o conocimientos que tienen valor para una organización ya que son necesarios para que esta funcione y se consigan los objetivos planteados por los niveles directivos; esto de acuerdo con la definición dada por la norma ISO 27001.

¿Cómo funciona la seguridad de la facturación electrónica?

La seguridad de la información registrada en las facturas electrónicas es garantizada por tres mecanismos que integran estos documentos como partes fundamentales de su composición:

• el código CUFE
• el formato XML
• la firma digital

Estos son aspectos que individualmente responden a diferentes lógicas y que en conjunto salvaguardan los datos en el proceso de envío y recepción de la factura electrónica.

Aspectos que garantizan la seguridad de la factura electrónica

El CUFE o Código Único de Facturación Electrónica, es una combinación alfanumérica irrepetible que sirve para identificar cada factura electrónica de manera individual y, simultáneamente, reconocer cada transacción de forma exclusiva, con los datos sobre los montos, el objeto social, las empresas implicadas, etc.

El formato XML, sigla que corresponde a las palabras en inglés Extensible Markup Language, es el lenguaje utilizado para decodificar la información de las facturas electrónicas en el momento en que son enviadas a la DIAN y en el momento en que la entidad las devuelve a las empresas.

El formato XML fue definido por la DIAN para tener una estandarización del lenguaje en que debían estar escritas todas las facturas electrónicas, ya que es un formato legible para computadores y personas; este tipo de formato garantiza la portabilidad y la integridad de la información en la web.

Cuando se crea una factura electrónica en el sistema elegido para tal fin, este codifica los datos y lo convierte en un archivo XML, y la DIAN, al recibirlo, lo decodifica usando un código específico para luego timbrarlo y sellarlo. Con este proceso se valida que la persona o empresa que envía la factura es real y que está inscrita en sus registros. Simultáneamente, el sistema verifica que la factura electrónica cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la autoridad antes de reenviarla.

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La otra parte fundamental de las facturas electrónicas que garantiza la seguridad de la información es la firma digital, mecanismo criptográfico que permite conocer la entidad que originó la factura.

Todos estos requisitos aseguran que el proceso sea transparente y que se reduzcan significativamente los riesgos inherentes a la facturación de papel. Como ejemplo, vale la pena mencionar la posibilidad de pérdida de los documentos o el daño de los mismos, que cuando ocurría se convertía en un grave inconveniente para los empresarios, pues esto presume irregularidades a los ojos de la DIAN.

En conclusión, la factura electrónica garantiza la seguridad de la información cuando viaja por la web, además de mejorar los procesos de negocio de las diferentes empresas. Tus dudas e inquietudes en cuanto a la protección de tus datos van a estar totalmente asegurados gracias a los requisitos expuestos anteriormente, por ello, asegúrate de que el proveedor tecnológico que escojas cumpla con los requisitos legales exigidos por la DIAN para la implementación de la factura electrónica.

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