Facturación electrónica y ciberseguridad - Siigo

EMPRESARIO | 5 MINUTOS DE LECTURA

Ciberseguridad

Para muchas personas puede resultar inquietante migrar todo su proceso de facturación a la web y empezar a manejar documentos digitales, ya que con todo lo que se oye a diario sobre fraudes y captura de datos por internet, es difícil confiar de manera espontánea en este mecanismo, sobre todo si no se es precisamente un nativo digital.

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No obstante, es importante saber que a pesar de los riesgos de violación de la privacidad que pueden existir en internet, también son muchas las garantías de seguridad y mecanismos que se pueden utilizar para reducir al mínimo el temor que puedas llegar a sentir al respecto.

Por eso, en este artículo queremos contarte, en primer lugar, qué es la ciberseguridad y cómo funciona la facturación electrónica, así como sus características técnicas específicas que afirman las condiciones de seguridad necesarias y suficientes para trabajar con tranquilidad, así como prevenir posibles inconvenientes.

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¿Qué es la ciberseguridad?

La ciberseguridad es el conjunto de herramientas, políticas, acciones, directrices, métodos, prácticas y tecnologías usadas para proteger a los usuarios y a los activos de información de una organización que se procesan, almacenan y transportan por sistemas interconectados.

Los activos de información son los datos y/o conocimientos que tienen valor para una organización ya que son necesarios para que esta funcione y se consigan los objetivos planteados por los niveles directivos; esto de acuerdo con la definición dada por la norma ISO 27001.

¿Cómo funciona la seguridad de la facturación electrónica?

La seguridad de la información registrada en las facturas electrónicas es garantizada por tres mecanismos que integran estos documentos como partes fundamentales de su composición, como lo son el código CUFE, el formato XML y la firma electrónica; aspectos que individualmente responden a diferentes lógicas y que, en conjunto, salvaguardan los datos en el proceso de envío y recepción.

El Código CUFE o Código Único de Facturación Electrónica, es una combinación alfanumérica irrepetible que sirve para identificar cada factura electrónica de manera individual y, simultáneamente, reconocer cada transacción de forma exclusiva, con los datos sobre los montos, el objeto social, las empresas implicadas, etc.

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El formato XML, sigla que corresponde a las palabras en inglés Extensible Markup Language, es el lenguaje utilizado para decodificar la información de las facturas electrónicas en el momento en que son enviadas a la DIAN y en el momento en que la entidad las devuelve a las empresas. Esto, con el fin de que las personas involucradas en el proceso puedan verlas; sin embargo, para entenderlas es necesario hacer un proceso de adaptación de lenguaje que implica algunas nociones del lenguaje en el que está codificada la factura en este formato.

Cuando se crea una factura electrónica en el sistema elegido para tal fin, este codifica los datos y lo convierte en un archivo XML, y la DIAN, al recibirlo, lo decodifica usando un código específico para luego timbrarlo y sellarlo. Con este proceso se valida que la persona o empresa que envía la factura es real y que está inscrita en sus registros. Simultáneamente, el sistema verifica que la factura electrónica cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la autoridad antes de reenviarla.

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La otra parte fundamental de las facturas electrónicas que garantiza la seguridad de la información es la firma electrónica, mecanismo que relaciona la identidad de una persona con un documento y que tiene el mismo efecto jurídico que la firma hecha manualmente.

Todos estos requisitos aseguran que el proceso sea transparente y que se reduzcan significativamente los riesgos inherentes a la facturación de papel, como por ejemplo la posibilidad de pérdida de los documentos o el daño de los mismos, que cuando ocurría se convertía en un grave inconveniente para los empresarios, pues esto presume irregularidades a los ojos de la DIAN.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 
2018-12-14T14:05:54+00:00Mayo 31st, 2018|Empresario, Facturación electrónica|0 Comentarios

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