¿Por qué contratar a un proveedor autorizado no es suficiente para facturar electrónicamente? - Siigo

EMPRESARIO| 10 MINUTOS DE LECTURA

proveedores tecnológicos facturación electrónica

Implementar la facturación electrónica en una empresa es un proceso que requiere hacer la búsqueda y posterior contratación de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que previamente ha tenido que someterse a pruebas con la entidad para certificar que está en la capacidad de prestar este servicio.

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El contexto de la facturación electrónica

En Colombia, hasta el momento, existen aproximadamente 44 empresas avaladas y reconocidas como proveedoras autorizadas para emitir facturas electrónicas, ubicadas en diferentes ciudades del país; sin embargo, la mayoría de estas compañías ofrecen soluciones tecnológicas enfocadas exclusivamente a cumplir con la obligación de generar facturas electrónicas y no en sistematizar las labores de los negocios que recurren a ellos y pueden sacar provecho de este cambio en su paradigma operativo.

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Para muchos, el hecho de facturar electrónicamente por obligación puede representar un proceso burocrático molesto o engorroso; sin embargo, esta tecnología tiene muchas más ventajas que desventajas y, a la larga, simplifica la elaboración, envío y recepción de estos documentos notablemente.

facturación electrónica

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Razón por la que la facturación electrónica debe ser vista como una oportunidad para modernizar las dinámicas contables de la empresa y emprender un proyecto de sistematización de todas las operaciones de la misma, tal y como ha sucedido en numerosos países del mundo en donde es una realidad desde hace años.

Lugares como Chile, Brasil, Argentina, Dinamarca, Suecia y Finlandia la facturación electrónica es un sistema normalizado que ha dado resultados muy positivos, tanto para las autoridades, como para los contribuyentes; optimizando el canal de comunicación entre ellos y facilitando la legalización de las facturas y documentos equivalentes.

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Lo que debes saber sobre los proveedores tecnológicos de facturación electrónica

De acuerdo con el Decreto 2242 de 2015 en el que se reglamenta la facturación electrónica en Colombia, se describen las características técnicas del mecanismo y se estipula la obligatoriedad para todas las empresas responsables del impuesto sobre las ventas a partir del 1 de enero del 2019.

En el parágrafo 1 del artículo 10 de este documento oficial se explicita que los empresarios deben adquirir soluciones tecnológicas para facturar electrónicamente, o en dado caso, desarrollarlas; caso en el que deben someterse a otros procedimientos de evaluación y aval del sistema.

Entonces, en este punto entran a jugar las empresas proveedoras del servicio que, de acuerdo con el artículo 13, deben prestar, como mínimo, el servicio de generar, recibir y almacenar las facturas electrónicas. lo que en otras palabras significa que, a pesar de que con ello se cumple con la obligación legal, lo ideal es que el servicio sea integral, es decir que se sugiere la sistematización de la empresa.

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Además, en relación con los proveedores tecnológicos debes saber que la autorización de la DIAN es dada por periodos de 5 años, y se debe renovar cuando se cumple este tiempo, por lo que antes de tomar una decisión es importante evaluar minuciosamente la capacidad operativa de esta empresa, para que no corras el riesgo de que en el futuro esta pueda perder su licencia y te veas afectado seriamente.

Posibilidad que es bastante palpable teniendo en cuenta que, según el artículo 14 de este Decreto, los proveedores tecnológicos deben hacerse acreedores de la certificación ISO  27001 sobre sistemas gestión de la seguridad dentro de los dos años siguientes al inicio de su operación y, en el caso de incumplir, no pueden renovar la licencia.

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Las posibilidades que tiene una empresa para contratar a un proveedor tecnológico de facturación electrónica

Como empresa puedes contratar a un proveedor tecnológico que solamente ofrezca facturación electrónica, lo que como mencionamos anteriormente no es ideal porque con esta tecnología se crea la necesidad de manejar documentos electrónicos y si se hacen las facturas de esta forma, pero lo demás no, al final el contador y el empresario deben hacer doble trabajo.

Para evitar este inconveniente lo más recomendable es adquirir un software contable y administrativo que se alinee con la facturación electrónica y empezar a unificar los procesos desde ahí.

Estrategia que tiene innumerables beneficios para un negocio pues, con el uso de un software se simplifican muchos procesos operativos y se centraliza la información de todas las áreas, desde los movimientos que se hacen en el inventario, la facturación y las ventas diarias, hasta la liquidación de la nómina, el cálculo de los impuestos, la contabilidad, entre otros.

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Por lo que en el momento de considerar la implementación de un software contable y administrativo debes percatarte de que éste se encuentre habilitado para facturar electrónicamente, ya que la mayoría de los que se encuentran en el mercado ofrecen el aplicativo pero a través de un tercero.

Lo que obliga a los usuarios a pagar por dos servicios y a entenderse con dos soportes técnicos distintos; situación que resulta innecesaria al tener en cuenta que podrían administrar la empresa y facturar electrónicamente de forma más sencilla y económica con un solo software.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 
2018-12-14T12:51:02+00:00Abril 27th, 2018|Empresario, Facturación electrónica|6 Comentarios

6 Comments

  1. Luz Mery Bello 2 Mayo, 2018 at 12:51 pm - Reply

    La empresa nuestra tiene el software de SIIGO PYME , tenemos claro que la empresa a partir del 2019 estara obligada a facturar electronicamente, pero no tenemos claro que servicio solicitamos a los proveedores tecnologicos autorizados por la DIAN .?

    La facturacion en SIIGO de la empresa esta registrada desde enero de 2018,.
    Si tiene algun beneficio . Muchas gracias. realmente asistimos a una charla en la Dian pero esa claridad no existe, ellos solo hablan a nivel general

    • Adriana Leal 2 Mayo, 2018 at 2:17 pm - Reply

      Hola Luz, queremos agradecerte por leer nuestro artículo ¿Por qué contratar a un proveedor autorizado no es suficiente para facturar electrónicamente? y decirte que entendemos tu preocupación. En relación a tu inquietud, lo primero que debes saber es que tu empresa necesariamente debe adquirir un software o programa de facturación antes de enero del 2019 para acatar la norma, proceso que toma apróximadamente 6 meses si se contrata un proveedor tecnológico genérico, o que se puede hacer en un lapso muchísimo más corto con el software ofrecido por Siigo, ya que como tu misma señalaste, si la empresa ya tiene su facturación registrada en el software la transición hacia la facturación electrónica es casi que imperceptible. Es decir, que si tienen el software de Siigo no se deben preocupar por contratar a un proveedor tecnológico, sino que ya la tienen con nuestra empresa y podrán utilizarla desde el segundo semestre del 2018, contando con el tiempo suficiente antes de que facturar electrónicamente se vuelva obligatorio y el incumplimiento acarree sanciones. Para entenderlo un poco más a fondo te invitamos a leer el siguiente artículo https://www.siigo.com/blog/empresario/siigo-software-administrativo-con-sistema-de-facturacion-electronica-propio/ y a dejarnos tus datos para que uno de nuestros asesores se comunique lo más pronto posible. Saludos.

  2. Adriana Betancourt 17 Mayo, 2018 at 8:41 am - Reply

    Estamos interesados en conocer la oferta que tiene Siigo para facturación electrónica.

    • Adriana Leal 17 Mayo, 2018 at 9:27 am - Reply

      Hola Adriana, gracias por visitar nuestro artículo ¿por qué contratar a un proveedor autorizado no es suficiente para facturar electrónicamente? Respecto a tu solicitud, por favor déjanos tus datos para que uno de nuestros asesores se comunique. Saludos.

  3. Jose 14 Noviembre, 2018 at 8:18 am - Reply

    Estoy interesado en la facturación electrónica, uds ofrecen algún API para conectarme con ustedes? Ya tengo un software para gestionar varias partes de mi empresa

    • Laura Valentina Navarro Olaya 23 Noviembre, 2018 at 3:41 pm - Reply

      Hola José. gracias por utilizar nuestro blog. En este momento Siigo S.A. es proveedor tecnológico pero su funcionalidad aplica para usuarios de Siigo Pyme y de el nuevo Siigo nube. Buen día

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