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Implementar la Facturación Electrónica en una empresa es un proceso que requiere hacer la búsqueda y posterior contratación de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Este proveedor previamente ha tenido que someterse a pruebas con la entidad para certificar que está en la capacidad de prestar este servicio.

En el mercado existe la posibilidad de encontrar proveedores autorizados que además de ofrecer el sistema de facturación electrónica prestan otros servicios. Así que debes evaluar si tu empresa necesita únicamente la Facturación Electrónica o requiere de los servicios de un proveedor tecnológico autorizado integral.

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El contexto de la Facturación Electrónica

Hasta el momento, en Colombia existen aproximadamente 74 empresas avaladas y reconocidas como proveedoras autorizadas para emitir facturas electrónicas, ubicadas en diferentes ciudades del país; sin embargo, la mayoría de estas compañías ofrecen soluciones tecnológicas enfocadas exclusivamente a cumplir con la obligación de generar facturas electrónicas y no en sistematizar las labores de los negocios que recurren a ellos y pueden sacar provecho de este cambio en su paradigma operativo.

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Para muchos de los obligados a facturar electrónicamente puede representar un proceso burocrático molesto o engorroso; pero esta tecnología tiene muchas más ventajas que desventajas y, a la larga, simplifica la elaboración, envío y recepción de estos documentos notablemente.

Es por esto que la Facturación Electrónica debe ser vista como una oportunidad para modernizar las dinámicas contables de la empresa y emprender un proyecto de sistematización de todas las operaciones de la misma, tal y como ha sucedido en numerosos países del mundo en donde es una realidad desde hace años.

En lugares como Chile, Brasil, Argentina, Dinamarca, Suecia y Finlandia la Facturación Electrónica es un sistema normalizado que ha dado resultados muy positivos, tanto para las autoridades, como para los contribuyentes; optimizando el canal de comunicación entre ellos y facilitando la legalización de las facturas y documentos equivalentes.

Lo que debes saber sobre los proveedores tecnológicos de facturación electrónica

De acuerdo con  la Resolución 000042 de 2020 en el que se reglamenta la Facturación Electrónica en Colombia, se describen las características técnicas del mecanismo y se estipula la obligatoriedad para todas las empresas responsables del IVA a partir del año en curso y durante 2020.

Cuando los empresarios no desean desarrollar su propio software, los proveedores tecnológicos están en la capacidad de prestar como mínimo el servicio de generar, recibir y almacenar las facturas electrónicas. Claro está que existen proveedores tecnológicos que ofrecen un servicio con más funcionalidades además de la Facturación Electrónica.

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Además, en relación con los proveedores tecnológicos debes saber que la autorización de la DIAN es dada por periodos de 5 años, y se debe renovar cuando se cumple este tiempo. Así que  antes de tomar una decisión es importante evaluar minuciosamente la capacidad operativa del proveedor tecnológico autorizado, para que no corras el riesgo de que en el futuro esta pueda perder su licencia y te veas afectado seriamente.

Posibilidad que es bastante palpable teniendo en cuenta que, según el artículo 14 del Decreto 2242, los proveedores tecnológicos deben hacerse acreedores de la certificación ISO  27001 sobre sistemas gestión de la seguridad dentro de los dos años siguientes al inicio de su operación y, en el caso de incumplir, no pueden renovar la licencia.

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Las posibilidades que tiene una empresa para contratar a un proveedor tecnológico de Facturación Electrónica

Recuerda que como empresa puedes contratar a un proveedor tecnológico que solamente ofrezca Facturación Electrónica. Esta decisión puede que no sea la ideal puesto que al implementar esta tecnología se crea la necesidad de generar otros documentos electrónicos para mejorar los procesos de la empresa, lo que al final implicaría realizar un doble trabajo. Para evitar este inconveniente lo más recomendable es adquirir un software contable y administrativo que se alinee con la facturación electrónica y de esta manera empezar a unificar los procesos desde esa herramienta.

Esta estrategia tiene innumerables beneficios para un negocio pues con el uso de un software se simplifican muchos procesos operativos y se centraliza la información de todas las áreas, desde los movimientos que se hacen en el inventario, la facturación y las ventas diarias, hasta la liquidación de la nómina, el cálculo de los impuestos, la contabilidad, entre otros.

A continuación te mostramos gráficamente como Siigo es un sistema de integral, pues puedes tener un sistema de facturación electrónica y un sistema administrativo:

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En el momento de considerar la implementación de un software contable y administrativo debes percatarte de que éste se encuentre habilitado para facturar electrónicamente, ya que la mayoría de los que encuentras en el mercado ofrecen el aplicativo pero a través de un tercero.

Lo anterior, obliga a los usuarios a pagar por dos servicios y a entenderse con dos soportes técnicos distintos; situación que resulta innecesaria al tener en cuenta que podrían administrar la empresa y facturar electrónicamente de forma más sencilla y económica con un solo software.

En Siigo somos uno de los proveedores tecnológicos autorizados que te ofrece dos sistemas en uno. Contamos con todos los requisitos exigidos por la DIAN para que comiences a expedir facturas electrónicas y más funcionalidades administrativas que tu empresa necesita.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.