¿Qué ocurrirá con todas las facturas manuales?

De acuerdo con las Resoluciones 000020 y 000030 de 2019, la implementación de la facturación electrónica en Colombia será obligatoria. Es importante conocer que las facturas manuales y las hechas con computador serán obsoletas. Durante el 2019 y 2020 la mayoría de las empresas del país deberán emitir facturas electrónicas de acuerdo con las especificaciones técnicas que estos documentos electrónicos deben tener para ser validados por la DIAN.

Este cambio de reglamentación busca, fundamentalmente, mejorar la comunicación entre la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con los contribuyentes, disminuir la evasión fiscal y fomentar el crecimiento del sector empresarial colombiano. Sobre los beneficios directos e indirectos de estos objetivos hablaremos más adelante.

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¿Puedo continuar haciendo facturas manuales?

Si eres parte del grupo de los responsables del IVA debes saber que según la Resolución 000042 de 2020 estás en la obligación de expedir facturas electrónicas y por tanto, no puedes seguir con el proceso de facturación manual. Las únicas facturas que serán válidas para la DIAN y que, por tanto, cumplirán con los requisitos de ley, son las facturas electrónicas; por lo que las facturas realizadas por computador y las manuales, de papel o talonario, no tendrán validez luego de que se termine el plazo para adoptar esta tecnología.

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De acuerdo con esto, las empresas deben adquirir un software o solución tecnológica con alguno de los proveedores autorizados por la DIAN y asumir el costo por la prestación de este servicio. En el caso de las microempresas, los encargados podrán acceder a una plataforma de facturación como el software de facturación electrónica gratuita de Siigo y comenzar a cumplir con las exigencias que pide la DIAN y expedir hasta 20 facturas por mes.

¿Qué pasa con los comprobantes de compra en papel o tirillas de compra?

Dependiendo del tipo de empresa y de las necesidades específicas de su modelo de negocio, estas pueden utilizar los tiquetes en papel en el caso de que sea pertinente. Este es el caso de los tiquetes o tirillas de máquinas registradoras POS, o “point of sales” en inglés.

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Hasta el momento los obligados a facturar electrónicamente que utilizan el sistema POS pueden continuar con este sistema de facturación, pero si un comprador le solicita factura electrónica de venta debe estar en la capacidad de entregarla. Esto significa que, por ejemplo, una tienda de ropa de mediana escala que entrega facturas con máquina registradora, debe contar con los mecanismos tecnológicos si su cliente le solicita una factura electrónica de venta al momento de la compra.

¿Por qué es mejor facturar electrónicamente que hacer facturas manuales?

1. Ahorro:

La primera ventaja de adoptar la facturación electrónica es el ahorro en términos económicos al que puede acceder una empresa. Según un estudio realizado en el 2016 por el Centro Interamericano de Administración Tributaria (CIAT), el precio promedio de una factura tradicional en ese momento era de $2.600 pesos aproximadamente, mientras que una factura electrónica cuesta alrededor de $540 pesos durante todo su ciclo de vida, es decir, 80% menos.

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2. Eficiencia:

Antes de la facturación electrónica presentar la facturación de productos, bienes o servicios que estaban gravados con el IVA era un proceso dispendioso que generalmente tomaba alrededor de 48 horas. Con el sistema de facturación electrónica este tipo de procedimiento cambia radicalmente y permite a los empresarios mejorar significativamente los procesos de operación de sus negocios.

Ahora, con el nuevo mecanismo, tan pronto como se genera una factura electrónica esta es validada por la DIAN y entregada al cliente. La validación que realiza la autoridad competente, antes de que sea entregada la factura al cliente, sucede en cuestión de segundos, casi que de forma simultánea.

3.Ecología:

Según estadísticas de la DIAN, el uso de facturas electrónicas disminuye el uso de papel en un 82%, cifra que, además de ser el reflejo de una práctica ecoamigable, es especialmente relevante al considerar que en Colombia se talan 14 hectáreas de bosque por hora y que, en promedio, un oficinista gasta 10000 hojas de papel al año, para lo cual se deben talar 7 árboles y se invierten 370 cm3 de agua por cada hoja.

“No es posible resolver los problemas de hoy con las soluciones de ayer” – Roger Van Oech

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