Nómina electrónica: la guía definitiva explicada de la A a la Z

Si te preocupa la implementación de la Nómina Electrónica en tu empresa y quieres evitar sanciones, ¡este artículo es para ti! Aquí encontrarás una guía completa sobre qué es, sus ventajas, requisitos y todo lo que necesitas saber para entenderla e implementarla correctamente.

Quédate y descubre cómo cumplir con la normativa sin complicaciones y aprovechar las ventajas de esta nueva modalidad.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

Es un documento digital que acredita los pagos laborales realizados por las empresas a sus empleados.

Este es generado por la empresa y transmitido a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para su validación, de acuerdo con las regulaciones y formatos vigentes.

En esencia, es la versión en línea de la nómina tradicional que todos conocemos, pero con respaldo y validez fiscal. Esto permite tener un registro más ordenado, transparente y seguro de los pagos, aportando grandes ventajas tanto para las empresas como para los empleados.

¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?

Aunque parece complicado, es una labor muy sencilla y solo en tres pasos puedes lograrlo; te lo contamos:

Paso #1: Habilitación

Este es el primer paso y es obligatorio. Debes ingresar a la plataforma de la DIAN y registrarte como emisor de nómina electrónica. Este proceso te permite seleccionar tu software de nómina, ya sea el de la autoridad tributaria o el de un proveedor tecnológico.

Luego, realizarás un set de pruebas para asegurar que el software cumple con los requerimientos técnicos. Una vez que las pruebas son exitosas, quedarás habilitado para empezar a emitir.

Paso #2.  Generación y transmisión

Una vez habilitado, el software que elijas se encargará del resto. El trámite es el siguiente:

• Ingresas las novedades: registra los salarios, horas extras, comisiones y otras novedades del mes.
• Liquidación automática: el software calcula automáticamente los devengos, deducciones y provisiones de cada empleado.
• Generación del documento: el sistema crea el documento electrónico y genera el CUNE que le da validez legal.
• Transmisión: el software envía automáticamente el documento a la DIAN dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al pago.

Paso #3.  Validación

Cuando envías tus documentos soporte de nómina electrónica, la DIAN genera un documento electrónico que confirma que todo cumple con las reglas de validación.

¿Cómo se reporta la nómina electrónica?

El plazo general para generar y transmitir este documento soporte de pago y sus notas de ajuste es dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a aquel en que se generó la información del pago de nómina. Si se realizan pagos quincenales, solo se envía un único documento soporte a la DIAN con el valor acumulado del mes.

Si es la primera vez que tu empresa realiza pagos a empleados e inicia esta obligación, la DIAN otorga un tiempo límite de 2 meses desde la realización de los pagos para efectuar y enviar el primer reporte. Es fundamental cumplir estrictamente con estos plazos y formatos para evitar sanciones y asegurar la correcta trazabilidad fiscal de los gastos laborales.

¿Por qué es importante la Nómina Electrónica?

Esta es una estrategia clave que va más allá del cumplimiento fiscal. Al digitalizar y automatizar el proceso, puedes reducir hasta en un 85% la carga tributaria y optimizar la productividad de tu negocio. Además, esta modalidad ayuda a evitar errores, asegura la transparencia de los pagos y garantiza el bienestar laboral que exige el Ministerio del Trabajo.

¿Cuál es la normativa que rige la generación de Nómina Electrónica?

• Resolución 042 de 2020 (modificada por la Resolución 000012 de 2021): introduce cambios tanto al sistema de facturación electrónica como al documento soporte de pago de nómina electrónica.
  Aplica para quienes no están obligados a facturar electrónicamente, pero generan empleo, y también para los empleadores que sí lo están, siempre que mantengan una relación laboral o de prestación de servicios personales.
• Resolución de la nómina electrónica 013 del 11 de febrero de 2021: establece la obligatoriedad para los empresarios de generar nómina electrónica con el objetivo de digitalizar los documentos para que puedan ser usados como soporte en temas tributarios.
  Además, la resolución detalla los requisitos para emitir la nómina electrónica, su alcance técnico, los plazos establecidos, su relación con el Sistema de Facturación Electrónica y quiénes están obligados a implementarla.
• Resolución 000037 de mayo de 2021 y 000063 de julio de 2021: modificaron y aclararon aspectos relacionados con las fechas y el calendario de implementación.
• Resolución 028 del 28 de febrero de 2022: surgió como un apoyo a las pymes, permitiendo la transmisión de los documentos de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, hasta el 13 de mayo de 2022.

¿Qué pasa si no envías la nómina electrónica?

No enviar la nómina electrónica a la DIAN dentro de las fechas establecidas puede generar sanciones significativas.

De acuerdo con la normativa vigente, el incumplimiento puede acarrear una multa de hasta 15.000 UVT, dependiendo de los siguientes criterios:

Ten en cuenta que, de cualquier modo, la sanción no puede superar las 15.000 UVT.

Nota

Con este webinar, que hemos preparado para ti, podrás ampliar tus conocimientos sobre el tema y despejarás todas tus dudas. ¡No te lo pierdas! 

¿Qué requisitos se necesitan para implementar nómina electrónica en tu empresa?

Es un proceso bastante fácil y, aunque no lo creas, te vas a ahorrar mucho tiempo y energía. A continuación, te presentamos los requerimientos exigidos por la DIAN que debes cumplir.

• Razón social.
• Identificación y dirección de la empresa.
• Información del software.
• El proveedor que está involucrado en el proceso de transmisión, como lo hace Siigo.
• Período liquidado.
• Fecha de emisión del documento.
• CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).
• Datos del empleado y/o trabajador como identificación, dirección, nombre, código interno.
• Medio de pago.
• Fecha en que pagaste la nómina del empleado.
• Ingresos y deducciones del colaborador.

En este enlace puedes ver cuáles son los elementos de un formato de nómina sencillo.

Características de la nómina electrónica

Mira aquí las principales características para que saques el mejor provecho de esta nueva metodología de pago.

• Manejarlo desde una interfaz sencilla que te permita agilizar la liquidación nominal.
• Firmarlo digitalmente y garantizar su autenticidad y legalidad
• Asignar una numeración consecutiva para cada uno de tus colaboradores.
• Originar y dar seguimiento a los códigos CUNE que se crean al momento de realizar tu nómina.
• Presentarla de manera mensual, aún si haces tus pagos semanal o quincenalmente.
• Gestionarla en tiempo real porque funciona en la Nube y puedes acceder a los comprobantes de pago de nómina en cualquier momento y lugar.

Beneficios de implementar nómina electrónica

Aunque el entorno virtual pueda parecer desafiante, la tecnología se ha convertido en una gran aliada para optimizar los procesos administrativos y contables de los negocios.

Implementar la nómina electrónica no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia y el control interno.

1. Descuentos e incentivos: los pagos realizados a tus colaboradores pueden ser reconocidos como soporte válido para aplicar beneficios fiscales.
2. Accesibilidad total: puedes enviar una copia en formato PDF por correo electrónico a cada colaborador, garantizando que acceda fácilmente a su información desde cualquier lugar.
3. Flexibilidad y corrección de errores: si cometes un error al emitir el documento soporte, puedes realizar cambios mediante notas de ajuste, de manera similar a las notas crédito en la facturación electrónica.

Calendario de implementación permanente

El calendario de implementación permanente establece los plazos para que los empresarios con más de 250 empleados realicen la habilitación como generadores del documento soporte de nómina electrónica y de sus respectivas notas de ajuste.

De acuerdo con la normativa de la DIAN, estos empresarios cuentan con un plazo máximo de 2 meses a partir de la fecha en que se efectúan los pagos para cumplir con la habilitación y transmisión correspondientes.

¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica?

En Colombia, deben generar y transmitir la nómina electrónica todas las personas naturales y jurídicas que tengan trabajadores a cargo y necesiten soportar los costos y deducciones derivados de los pagos de nómina para el Impuesto Sobre la Renta y complementarios. Esto incluye a los contribuyentes que realicen pagos a sus empleados por una vinculación laboral o legal (bajo contrato de trabajo), así como los pagos a los pensionados que tengan a su cargo. En pocas palabras, si tienes trabajadores y deseas deducir esos gastos para el cálculo de tus impuestos, la nómina electrónica es un requisito obligatorio.

Costo de implementación de nómina electrónica en tu empresa

La implementación de la nómina electrónica tiene costos que van más allá del simple precio del software. Para empezar, debes cumplir con la habilitación ante la DIAN, un proceso gratuito pero obligatorio. Sin esta, no podrás emitir la nómina electrónica, lo que podría generar sanciones que afectan la economía de tu negocio.

El segundo precio es la implementación, que es el valor que pagas por el software que te permite generar y emitir el documento. Por lo general, este se paga una sola vez y varía según el proveedor y el tamaño de tu negocio. Adicionalmente, existen algunos proveedores que tienen planes gratuitos o con precios muy bajos para las microempresas.

5 funciones que hacen diferente a Siigo en su sistema de nómina

El Software de Nómina Electrónica de Siigo está diseñado para simplificar la gestión de tu negocio. Su funcionamiento se basa en tres pilares: facilidad de uso, automatización completa e integración total.

Nuestra solución se destaca por sus características únicas que te dan valor agregado y te facilitan las labores de tu empresa.

1. Liquidación automática

Una vez hayas ingresado los datos de tus colaboradores y la información de los conceptos que pagas en la nómina, puedes liquidarla automáticamente.

2. Archivos PILA

Reporta el pago de tus aportes de forma segura, fácil y rápida con el software de Siigo.

3. Envío de comprobantes

Tus colaboradores recibirán su desprendible de pago directamente en su correo electrónico, de forma segura y automática, sin que tengas que hacerlo manualmente.

4. Contabilización

Si ya tienes el software contable de Siigo, tu nómina se integra automáticamente, eliminando la necesidad de reprocesos y reduciendo el riesgo de errores. La información se contabiliza de forma automática.

5. Libro de vacaciones

Mantén el control de los días de vacaciones que cada empleado tiene disponibles para disfrutar, así como de los días pagados. Con esta funcionalidad, la gestión de las vacaciones es más simple y organizada.

¡Llegaste al final! Ahora sabes todo lo que requieres para generar y transmitir la nómina electrónica en tu empresa. En Siigo te brindamos los mejores planes de nómina electrónica para que comiences. Visítanos y descúbrelos.