¿Cómo implementar nómina electrónica? Te damos el paso a paso

Liquidar la nómina de tu empresa puede ser un proceso agotador. Afortunadamente, la forma convencional que se venía utilizando durante años ahora se ha transformado con el nuevo sistema de nómina electrónica. En este artículo te vamos a contar cuál es el paso a paso que debes seguir para implementarla sin morir en el intento. Créenos, empezar a usar nómina electrónica en tu negocio es más sencillo de lo que parece, estos son algunos de los requisitos nomina electrónica. ¡Vamos a descubrirlo!

Paso a paso para implementar nómina electrónica en tu empresa

Como pudiste observar anteriormente, el proceso de pago de nómina es muy largo, operativo y agotador, además corres el riesgo de digitar mal los datos y que tengas que volver a empezar; por eso la mejor opción para tu empresa es optar por un software contable que te ofrezca un programa para nómina electrónica y te permita llevar tu gestión a otro nivel.

A continuación, te presentamos el camino para generar nómina; lo mejor de todo es que lo lograrás sólo en 3 pasos y si facturas electrónicamente entonces el proceso será todavía más fácil porque la implementación del software nómina es muy similar a la de facturación electrónica:

Consulta que es la nomina electrónica

De este modo, el proceso es el siguiente:

 1. Habilitación

• Ingresa al servicio informático de validación previa de la DIAN, seleccionando la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Selecciona los medios de la operación a través de los cuales cumplirás con la obligación de generar, transmitir y validar el documento.
• Informa si el software que elegiste para la generación de nómina electrónica es propio o uno de desarrollo informático a través de un proveedor tecnológico.
• Completa los datos (nombres, apellidos, razón social y NIT del fabricante, nombre y códigos de identificación del software).
• Realiza pruebas para que te asegures que el software cumple con los requisitos de acuerdo a la norma para transmitir exitosamente el documento.
• Confirma el estado de tus pruebas, si son exitosas el sistema se actualizará automáticamente de solicitado a habilitado.
• Una vez habilitado pasará a producción en operación.

2. Generación y transmisión

• La generación la elaboras cumpliendo con todas las condiciones expresas en la Resolución 013 y su anexo técnico
• Una vez hayas verificado que cumples con las condiciones dispuestas debes enviar los documentos soporte de pago de nómina electrónica de cada uno de los beneficiarios  del pago y sus respectivas notas de ajuste si así aplica.

3.  Validación

• Al finalizar el proceso de validación y generación, la DIAN generará un documento electrónico  con la revisión de la reglas de validación
• El resultado puede ser: Documento validado por la DIAN o Documento rechazado por la DIAN según la validación realizada por dicha entidad.

Mira el vídeo que te contamos más:

Nómina tradicional y su proceso de implementación

El documento de nómina tiene validez legal y en él se presenta el salario, prestaciones, deducciones para las obligaciones fiscales y seguridad social de tus empleados.

Ver liquidación de prestaciones sociales

Conforme a lo anterior ten en cuenta que existen varios tipos de contratos laborales Colombia y a su vez, diferentes tipos de nómina categorizados por la periodicidad en que se liquide y el contrato firmado al momento de la contratación, estos son:

• Semanal: cada 7 días.
• Quincenal: cada 15 días.
• Mensual: cada 29-31 días.

Además de los pagos y deducciones que se reciben existen otras bonificaciones, como los valores adicionales por horas extras, subsidios de transporte o alimentación, créditos con la entidad y más.

Conoce aquí las sanciones por trabajar sin un contrato laboral en Colombia

Paso a paso para liquidar de forma tradicional la nómina de tu empresa

1. Determinar salarios y prestaciones: la empresa debe establecer el salario y el porcentaje de prestaciones sociales que cada trabajador va a recibir conforme a su perfil y cargo en la compañía.
2. Esclarecer las políticas de pago: tus empleados deben estar al tanto de la forma de liquidación de su nómina para evitar malos entendidos. Consulta liquidación laboral Colombia
3. Planear calendarios de pago: es fundamental que definas las fechas y periodicidad de pago para que en tus procesos exista claridad y evites inconsistencias e inconformidades por parte de tus empleados.
4. Considerar todos los conceptos de pago: a la hora de liquidar la nómina de pago de  tu equipo de trabajo no olvides tener en cuenta todos los conceptos: salario, deducciones por prestaciones, descuentos, aumentos, bonificaciones extras y más. No dejes escapar detalle para evitar volver a empezar.
5. Calcular la nómina: una vez tengas todos los montos definidos es hora de sumar y restar para que calcules el valor total de la nómina a liquidar.
6. Obtener reportes: luego de tener los cálculos y  contabilidad lista, lista debes empezar a generar los reportes de empleados, la base de datos y sus respectivos recibos de nómina.
7. Efectuar pagos: una vez cuentes con el papeleo correspondiente y los rubros a liquidar estás listo para realizar el pago de nómina a los trabajadores. Recomendamos usar el formato de pago de nomina.

Te recomendamos ver quienes están obligados a nomina electrónica

Como ves, la implementación de nómina electrónica es un proceso fácil y rápido, además, te ahorrarás un montón de tiempo liquidando la nómina de tu empresa y mejorarás la gestión interna de este proceso; recuerda que en Siigo tenemos un software de nómina que será tu mejor aliado para hacer la transición hacia este nuevo modelo exigido por la DIAN.

Consulta el nuevo calendario implementación nomina electrónica