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Antes del lanzamiento de herramientas tecnológicas creadas para desarrollar tareas contables, hacer cálculos y automatizar ciertos procesos relacionados, la contabilidad era manual y los profesionales de esta rama debían encargarse de todo el trabajo; asumiendo una gran responsabilidad frente a las empresas y los clientes que asesoraban, pues toda la información financiera se ponía literalmente en sus manos.

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Riesgos de hacer la contabilidad manual

  • Errores de cálculo:

A pesar de que los contadores se preparan de manera profesional para ejecutar los cálculos relacionados con sus labores y desarrollan apropiadamente estas habilidades a lo largo de su ejercicio laboral, nunca están exentos de cometer un error. Riesgo que se genera por el agitado ritmo en el que tienen que trabajar, sobre todo cuando están próximos a entregar algún informe tributario u obligación que es objeto de monitoreo estatal.

Ya que en esos momentos es cuando la mayoría de los clientes solicitan servicios o asesorías y cargan toda la responsabilidad a los contadores, por lo que naturalmente se pueden cometer equivocaciones propensas a convertirse en problemas notables cuando los informes o las cifras son inconsistentes.

Ahora bien, este riesgo se puede eliminar prácticamente en un 100% al utilizar herramientas dispuestas para generar cálculos de forma automática, conocidas como softwares contables. Programas que están en la capacidad de mecanizar procesos para simplificar las tareas de los usuarios, para que las personas se puedan concentrar en realizar sus labores analíticas y no en actividades meramente operativas.

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El primer programa utilizado por los contadores era Excel, gracias a las facilidades que brindaban las hojas de cálculo para ordenar las cifras y hacer operaciones; sin embargo, el hecho de que Excel no sea una herramienta diseñada especialmente para el trabajo de contabilidad tiene ciertas limitaciones que antes no eran muy visibles, pero que ahora, con los software contables, son muy evidentes.

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Por ejemplo, para utilizar Excel era necesario configurar las celdas y crear fórmulas para generar los cálculos, por lo que en primer lugar se debía tener conocimiento avanzado de esta herramienta; en segundo lugar, tomaba tiempo que se puede emplear más eficientemente software contable y, en tercer lugar, se debía ser especialmente cuidadoso cada vez que se manipularan estas cifras, para que no se fueran a desconfigurar.

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Desventajas que no se le atribuyen a los software contables, ya que tienen funcionalidades predeterminadas que no se pueden afectar por la intervención accidental de una persona y que, además, en el caso de los software en la nube, se actualizan automáticamente de acuerdo con los cambios en la ley.

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  • Perdida de documentos:

Sin la posibilidad de hacer back up, o una copia de seguridad de ciertos documentos como por ejemplo las facturas, siempre se corría el riesgo de que se dañaran o perdieran; posibilidad que de materializarse representaba un problema serio para las empresas, pues la desaparición de estos papeles presupone irregularidades en el manejo contable o la existencia de obligaciones tributarias no declaradas u ocultas, hecho que es causante de sanciones.

No obstante, pensando en esta situación que es delicada y que en la práctica le puede suceder a cualquiera, se han desarrollado soluciones digitales, tales como software, que contemplan la organización y resguardo de este tipo de documentos en su versión electrónica dentro de sus funciones. De modo que se pueden visualizar descargar y enviar por correo electrónico cuantas veces se considere necesario.

Sin embargo, aunque esta tecnología resulta bastante útil, también está próxima a volverse obsoleta en nuestro país, ya que las autoridades colombianas decidieron acogerse al movimiento de los tributos verdes y la reducción significativa en el uso del papel; por lo que desde el 2014 se ha venido trabajando en la implementación obligatoria de la facturación electrónica por parte de todas las empresas que funcionan dentro del territorio nacional.

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Lo cual significa que desde el 1 de enero del 2019 todas las facturas deben ser de tipo electrónico y esta información debe ser enviada a la DIAN también en este formato, eliminando casi que completamente el uso de estos documentos en físico. Reglamentación que obliga a todos los contribuyentes a migrar sus operaciones afines con la retención del IVA y demás impuestos relacionados hacia lo digital, por lo que deben implementar un software habilitado para cumplir con esta función sin excepciones.

 

Aquí puedes encontrar todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica.

 

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Ya que en el caso de que no lo hagan, serían sujeto a sanciones del cierre del establecimiento comercial. Razón por la cual es importante que los asesores contables le adviertan de esta responsabilidad a los empresarios y, al mismo tiempo, conozcan las ventajas de este cambio, tanto para los empresarios quienes se ahorran hasta el 80% del dinero destinado a la facturación durante todo su ciclo de vida; como para los contadores, quienes tendrán acceso de manera eficiente a esta información para generar los informes que necesitan sin tener que cargar con los documentos en físico.

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Adriana Carolina Leal autora siigo blog periodista

Escrito por Adriana Carolina Leal

Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.

 
2018-04-20T12:57:20+00:00 Abril 2nd, 2018|Contador, Software contable y administrativo|0 Comentarios

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