Si te encuentras preocupado por la nueva resolución para la implementación de nómina electrónica y estás pensando qué tan beneficiosa puede resultar, este artículo es para ti. Te daremos un recorrido sobre qué es la nómina electrónica, cuáles son los beneficios, requisitos y más información relevante. Quédate y descúbrelo.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

Es el documento electrónico que soporta los pagos realizados a tus empleados para que estos puedan ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o IVA.

Además, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de tu empresa y si ya facturas electrónicamente  tendrías casi todo listo porque el proceso de habilitación para nómina es similar al de facturación.

Conforme a lo anterior te preguntarás…

¿Cuál es la relación entre nómina y Facturación electrónica? 

Pues bien, la nómina electrónica se concibe desde el mismo momento en que se generó la factura electrónica, en el artículo 116-1 del Estatuto Tributario se expresa que este sistema de facturación es aplicable a otras actividades operativas como el pago de nómina, dejando ver que esta también se manejaría de forma electrónica.

Asimismo todos aquellos empresarios que no estén obligados a facturar electrónicamente pero sean generadores de empleo bajo relación laboral y contrato deben generar nómina de manera electrónica a sus  colaboradores; por otra parte, aquellos que por ley deben facturar electrónicamente y en sus negocios y/0 empresas cumplen con relaciones laborales regidas bajo contrato deben también expedirla.

¿Qué se necesita para implementar nómina electrónica en tu empresa?

Es un proceso bastante fácil y aunque no lo creas te vas a ahorrar mucho tiempo y energía, a continuación, te presentamos los requisitos exigidos por la DIAN, que debes ten en cuenta y cumplir, para el documento soporte de nómina electrónica; entre ellos están:

  • Razón social
  • Identificación de la empresa
  • Información del Software
  • El proveedor tecnológico que está involucrado en el proceso de transmisión, como por ejemplo el software de nómina electrónica Siigo Nube
  • Período liquidado
  • Moneda del país
  • Dirección de la empresa
  • Fecha de emisión del documento
  • CUNE (Código único de nómina electrónica)
  • Datos del empleado y/o trabajador como: identificación, dirección, nombre, código interno
  • Medio de pago
  • Fecha en que pagaste la nómina del empleado
  • Ingresos y deducciones del empleado
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 ¿Cuál es la resolución que decreta la implementación de nómina electrónica? 

Para la implementación de nómina electrónica en Colombia se firman 2 resoluciones que expresan la obligación de toda empresa, con uno o más trabajadores, de expedir un documento soporte el cual respalde el proceso de pago de nómina.

De esta forma conocerás las resoluciones que soportan  la Resolución de nómina de la DIAN:

  1. Modificación de la resolución 042 de 2020 que incluye no sólo algunos ajustes a la facturación electrónica sino también el documento electrónico de pago de nómina para los que no están obligados a facturar electrónicamente pero generan empleo y aquellos que lo están pero son empleadores y mantienen relación laboral ’empleador-empleado’; en la ley también se contemplan aquellos compradores  que deberán emitir factura a sus proveedores desde el 30 de junio de 2021.
  2. Resolución de la nómina electrónica 000013 del 11 de febrero de 2021: Según esta resolución, la nómina electrónica es otro producto importante concebido dentro de la facturación; este obliga a todas las empresas a emitirlo para soportar el pago de nómina de sus empleados y el descuento en los rubros tributarios como la renta y el IVA.
  3. Resolución 000063 del 30 de julio de 2021: esta norma modificó los plazos que se habían establecido en la resolución anterior para implementar nómina. De acuerdo con esta actualización, todas las empresas obligadas a habilitar este servicio informático deben iniciar el proceso a partir del 18 de agosto de 2021.
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Ahora que sabes un poco más sobre qué es nómina y las leyes que la regulan, te invitamos a que vuelvas sobre la Resolución 042 y, según el tamaño de tu empresa, conozcas si debes emitir nómina electrónica en agosto del presente año. Toma el control, no pierdas la sintonía con las normativas para este 2021 y aprovecha el respaldo que te brinda la nomina electrónica Siigo.

¿Cuáles son los beneficios de la nómina electrónica?

A continuación, te presentamos los 3 principales beneficios que tendrás al emitir nómina electrónica en tu negocio:

Modificaciones al documento soporte de nómina 

Ten en cuenta que una vez se emita el documento soporte de pago  puedes realizar ajustes en caso de errores o inestabilidad en el sistema; algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito y nota débito .

¿Cuándo se presenta la necesidad de realizar estos ajustes? 

  • Descontaste algo que no era
  • Hubo errores aritméticos en los conceptos a pagar o la contabilidad de los mismos.
  • Te faltó incluir algún concepto.
  • El programa presentó errores o fallas técnicas.

Para elaborar estas modificaciones el documento debe ya estar validado por la DIAN, por otro lado, el documento para realizar dichos cambios se llama: Notas de ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica y su función es remplazar el anterior, es decir el que se emitió primero.

¿Puedo eliminar definitivamente un documento soporte electrónico de nómina?

Recuerda que el último documento que expidas será el que la DIAN tome como definitivo, es decir, si realizaste un ajuste al primer documento soporte que emitiste, se tomará en cuenta sólo el nuevo documento donde realizaste la corrección.

Esperamos que esta información haya sido de valor para ti y te ayude a comprender de manera más clara el panorama de la nueva nómina que se implementara de forma electrónica.

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