Nómina electrónica: la guía definitiva explicada de la A a la Z

Si te encuentras preocupado por la nueva resolución para la implementación de nómina electrónica en tu empresa y no quieres ganarte sanciones, este artículo es para ti. Te daremos un recorrido completo por el tema, así sabrás qué es la nómina electrónica, cuáles son los beneficios, requisitos y toda la información necesaria para que entiendas e implementes esta nueva modalidad. Quédate y descúbrelo.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

Es el reporte que presentas ante la DIAN por el pago de nómina a tus empleados; esto lo haces a través de un proveedor tecnológico autorizado con el fin de que tus reportes de nómina sean aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar Renta o IVA. A dicho reporte se le conoce como Documento soporte de pago de nómina electrónica.

Además, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de tu empresa y si ya facturas electrónicamente tendrías casi todo listo porque, el proceso de habilitación para nómina es similar al de facturación. Te recomendamos consultar la nómina Siigo.

¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?

Aunque parece complicado implementar nómina electrónica es un proceso muy sencillo y en sólo en tres pasos puedes lograrlo, te lo contamos:

1.    Primer paso: Habilitación

Para ser generador de documento soporte de pago de nómina electrónica lo primero que debes hacer es habilitarte en la DIAN como generador de dicho documento electrónico de la siguiente manera:

• Ingresa a la DIAN.
• Selecciona la opción ‘Documento de Nómina Electrónica’.
• Elige los medios de operación a través de los cuales cumplirás con la obligación de generar nómina electrónica.
• Informa si el software para la implementación de nómina electrónica es propio o de un proveedor tecnológico.
• Diligencia todos los datos (Nombre, apellidos, NIT, razón social, códigos del software).
• Realiza las pruebas correspondientes
• Confirma si el resultado de tus pruebas es exitoso
• Una vez estés habilitado, pasas a producción en la operación.

2.    Segundo paso: Generación y transmisión

Luego de haberte habilitado ante la DIAN ya puedes empezar a generar y transmitir nómina electrónica en tu empresa.

• Cumple con todos los requisitos expuestos en la última Resolución DIAN 063 de 2021
• Verifica que los datos expuestos en la nómina sean correctos
• Envía los documentos soporte de cada empleado.

3.    Tercer paso: Validación

La DIAN genera un documento electrónico, para la validación de tus documentos soporte de nómina electrónica el cual demuestra que cumples con las reglas para su respectiva validación.

¿Cómo se reporta la nómina electrónica?

Según lo reglamenta la DIAN el plazo que tienen los empresarios para realizar y enviar el reporte es de 2 meses desde que hacen la realización de los pagos. Adicionalmente, todos los contribuyentes que ejercen una relación laboral, empleador – empleado, tendrán plazo para implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, si así se requiere, durante los 10 primeros días del mes siguiente al que se generó la información del pago de nómina del empleado.

Ten en cuenta que si pagas la nómina quincenalmente sólo debes enviar un documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN con el acumulado de ambos pagos.

¿Por qué es importante la Nómina Electrónica?

Implementar y transmitir nómina electrónica es una estrategia clave para reducir casi en un 85% la carga de la labor tributaria, optimizar la productividad de las empresas, evitar errores y asegurar el bienestar laboral que el Ministerio de Trabajo promueve y exige.

¿Cuál es la normativa que rige la generación de Nómina electrónica?

Para la implementación de nómina electrónica en Colombia se firman 3 resoluciones que expresan la obligación de toda empresa, con uno o más trabajadores, de expedir este documento.

Conoce las leyes que soportan la Resolución de nómina de la DIAN:

1. Modificación de la Resolución 042 de 2020que incluye no sólo algunos ajustes a la facturación electrónica sino también el documento electrónico de pago de nómina para los que no están obligados a facturar electrónicamente, pero generan empleo y aquellos que lo están, aunque sean empleadores y mantengan relación laboral ’empleador-empleado. En la ley también se contemplan aquellos compradores que deberán emitir factura a sus proveedores desde el 30 de junio de 2021.
2. Resolución de la nómina electrónica 013 del 11 de febrero de 2021: Según esta resolución, el documento soporte  pago de nómina electrónica es otro producto importante concebido dentro de la facturación y obliga a todas las empresas a emitirlo para soportar tanto el pago de nómina de sus empleados como el descuento tributario sobre el impuesto a la renta y al IVA.
3. Resolución 063 del 30 de julio de 2021: esta norma modificó los plazos que se habían establecido en la resolución anterior para implementar nómina. De acuerdo con esta actualización, todas las empresas obligadas a habilitar este servicio informático deben iniciar el proceso a partir del 18 de agosto de 2021.
4. Resolución 028 del 28 de febrero de 2022 la cual surge como un apoyo a las pequeñas y medianas empresas ampliando los plazos para implementar nómina electrónica.

¿Qué pasa si no envías la nómina electrónica?

No enviar nómina electrónica a la DIAN implica que debes responder por una sanción equivalente a las 15.000 UVT según las siguientes situaciones:

Ten en cuenta que de cualquier modo la sanción no puede superar las 15.000 UVT.

Nota

Con este webinar, que hemos preparado para ti, ampliarás tus conocimientos sobre nómina electrónica y despejarás todas tus dudas. 

!No te lo pierdas!

¿Qué requisitos se necesitan para implementar nómina electrónica en tu empresa?

Es un proceso bastante fácil y aunque no lo creas te vas a ahorrar mucho tiempo y energía. A continuación, te presentamos los requisitos exigidos por la DIAN que debes cumplir para poder generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica; entre ellos están:

• Razón social
• Identificación de la empresa
• Información del Software
• El proveedor tecnológico que está involucrado en el proceso de transmisión, como por ejemplo el software de nómina electrónica Siigo Nube
• Período liquidado
• Moneda del país
• Dirección de la empresa
• Fecha de emisión del documento
• CUNE (Código Único de Nómina Electrónica)
• Datos del empleado y/o trabajador como: identificación, dirección, nombre, código interno
• Medio de pago
• Fecha en que pagaste la nómina del empleado
• Ingresos y deducciones del colaborador

En este enlace puedes ver que contiene un formato de nómina sencillo.

Características de la nómina electrónica

Te presentamos las principales características de nómina electrónica para que saques el mejor provecho de esta nueva metodología de pago. El documento electrónico de nómina electrónica se caracteriza porque puedes:

1. Manejarlo desde una interfaz sencilla que te permita agilizar la liquidación nominal
2. Firmarlo digitalmente y garantizar su autenticidad y legalidad
3. Asignar una numeración consecutiva para cada uno de tus empleados.
4. Originar y dar seguimiento a los códigos CUNE que se crean al momento de realizar tu nómina.
5. Presentarla de manera mensual, aún si haces tus pagos semanal o quincenalmente.
6. Gestionarla en tiempo real porque funciona en la nube y puedes acceder a los comprobantes de pago de nómina en cualquier momento y lugar.

Beneficios de implementar nómina electrónica

Aunque el mundo electrónico parezca arriesgado, la tecnología se convierte en una gran aliada para optimizar los procesos de gestión de tu empresa. A continuación, te presentamos los principales beneficios que tendrás al ser generador de nómina electrónica:

1. Tendrás como descuentos tributarios los pagos que realices a tus empleados.
2. Accesibilidad desde cualquier parte, sólo envía por correo electrónico una copia de la nómina a cada empleado en formato PDF para que pueda acceder a ella de manera fácil y rápida.
3. Modificaciones al documento soporte de nómina electrónica, una vez emitas el documento soporte de pago puedes realizar ajustes en caso de errores o inestabilidad en el sistema; algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito.

Calendario para implementar nómina electrónica en tu empresa, ten en cuenta los nuevos plazos

Según lo determina la ley, todas las empresas deben emitir nómina electrónica, a menos que seas empleador y no declares renta, por lo que es fundamental que conozcas los plazos establecidos para cumplir con la obligación y evites contratiempos y sanciones.

La última modificación que realizó la DIAN en las fechas para generar el documento electrónico fue mediante la Resolución No.151 del 10 de diciembre de 2021 en donde se amplía el plazo para que las pymes empiecen con la transmisión de nómina.

Así quedó el calendario según las respectivas modificaciones en la ley y el número de empleados que tengas:

Puedes leer también: Calendario nómina electrónica: Conoce las nuevas fechas para implementarla en tu empresa

Calendario de implementación permanente

El calendario de implementación permanente refleja el plazo que tienen los empresarios, con más de 250 empleados, para realizar la habilitación como generadores del documento soporte de nómina electrónica y sus notas de ajuste correspondientes. La fecha de habilitación para dichos empresarios es de 2 meses desde que hacen la realización de los pagos.

¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica?

Conforme lo establece la ley las personas obligadas a emitir nómina electrónica son:

• Aquellos empresarios que remuneren, a través de contrato de trabajo, la relación laboral (empleador – empleado) de acuerdo a lo que se estipula en el Código Sustantivo de Trabajo.
• Contribuyentes que soportan declaración de Renta o IVA no obligados a facturar electrónicamente pero que cuentan con empleados en su empresa, para así, aplicar a descuentos tributarios.
• Empleadores que remuneran a pensionados.

En otras palabras, todas aquellas personas que sean empresarios y cuenten con empleados, aunque sea sólo 1, bajo contrato laboral deben generar y transmitir nómina electrónica.

Costo de implementación de nómina electrónica en tu empresa

Este costo corresponde al valor monetario que debes pagar para utilizar el software de nómina electrónica. En otras palabras, el costo de implementación es el precio que te cobra el proveedor tecnológico para que puedas generar y emitir el documento soporte desde su software. Por lo general, este valor se paga una sola vez.

Para mayor exactitud, te presentamos el rango de costos de implementación de los principales proveedores de nómina electrónica en Colombia, según el tamaño de tu empresa.

Con base en estos datos, se estima que el costo de nómina por empleado está entre $5.500 y $7.000 pesos. Adicionalmente, existen algunos proveedores tecnológicos que tienen planes sin costo o con precios muy bajos para las microempresas (como las del grupo 4).

¿Qué software de nómina electrónica elegir?

A la hora de elegir un proveedor electrónico que te ayude con el proceso de generar y emitir nómina asegúrate de que sea intuitivo y sencillo con el que agilices el pago de nómina a tus empleados y puedas acceder a capacitaciones sobre cómo manejarlo.

De igual forma es fundamental que sea un software en la nube para que la información de tus empleados esté segura y puedas acceder a ella fácilmente y en tiempo real, adicionalmente, que tenga respaldo tecnológico es clave porque se pueden presentar fallas en el sistema.

Con Siigo tienes la posibilidad de establecer las liquidaciones, generar reportes, personalizar la nómina según los datos de cada colaborador y actualización automática, además, tenemos cubiertos, los cambios en la norma que se puedan generar porque actualizamos cada parametrización según las novedades de la ley.

Las 5 funciones que hacen diferente a Siigo en su sistema de nómina

1. Liquidación automática:

Una vez hayas ingresado los datos de tus empleados y la información des los conceptos que pagas en la nómina puedes liquidarla automáticamente.

2. Archivos PILA

Reporta el pago de tus aportes de forma segura, fácil y rápida con el software de nómina electrónica de Siigo.

3. Envío de comprobantes a tus empleados:

Puedes enviar por correo electrónico, en formato PDF, la nómina electrónica a todos tus empleados

4. Contabilización:

El software de nómina electrónica de Siigo lleva la contabilidad de tu nómina automáticamente evitando funciones operativas.

5. Libro de vacaciones:

Con el libro de vacaciones tendrás el reporte de las vacaciones de tus empleados y lo que pagas por ellas.

¡Llegaste al final!

Ahora sabes todo lo que requieres para generar y trasmitir nomina electrónica en tu empresa. En Siigo te brindamos los mejores planes para que comiences. Visítanos y descúbrelos .