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Cómo administrar un negocio con un software

Administrar un negocio es una tarea que requiere de gran responsabilidad ya que debes velar porque todas las áreas de tu empresa estén perfectamente alineadas y funcionen adecuadamente, de esto dependerá el cumplimento de todos tus objetivos. Sin embrago son muchas tareas al tiempo y debes pensar en todo a la vez. aunque el panorama  parece complejo, hoy existen herramientas que facilitan tu trabajo y te cambian la vida.. un ejemplo claro son lo Softwares en la Nube de gestión y contabilidad.

Los software y las nuevas formas de inteligencia artificial no se alimentan solo de ingresar información constantemente. También es importante analizarla y establecer relaciones entre los datos que se obtienen para sacarles provecho. Teniendo esto claro, te contamos de qué manera puedes utilizar la información que te da tu software para administrar de forma correcta tu negocio.

Empieza con un plan de negocios

También llamado business plan. Para hacerlo es necesario que determines todos tus costos de producción, bien sea de tus servicios o de tus productos. Se trata de analizar cuánto inviertes para luego medir cuál es el porcentaje de ganancia de lo que pones en el mercado.

Si tu software tiene un centro de costos podrás ver la manera en la que se discriminan las cuentas y determinar tu inversión; si no lo tienes, el procedimiento deberás realizarlo de forma manual, con base en el conocimiento empírico que tienes de tus operaciones diarias y de las facturas mensuales.

¿Es sostenible al largo plazo?

Será importante que además de determinar los costos de producción estipules cuál va a ser tu crecimiento a largo plazo; es decir, en qué medida quieres crecer, pero también en qué medida te resulta posible, dependiendo del costo y del margen de ganancia que les pusiste a tus productos; por aterrizar la pregunta imagina si tuvieras que vender un 400 % de unidades más de las que vendes actualmente… probablemente los costos serían mayores, ya que deberías contratar más personal, comprar insumos o materia prima en grandes cantidades para responder a la demanda de tus clientes.

En otras palabras, el plan de negocios que debes crear deberá enfocarse en calcular si al finalizar un determinado periodo eres capaz de responder a las demandas de tus clientes por el precio que inicialmente fijaste. Es decir que si creces un 400 % podrás mantener el mismo precio a pesar de que tus costos se eleven en la misma proporción.

La fijación de precios con base en el crecimiento se debe hacer desde que arranques o replantees tu empresa, es decir que a pesar de que te parezca un precio elevado valdrá la pena luchar por poner tus servicios en el mercado en esas condiciones si haces todo lo necesario por crecer al ritmo que te propusiste.

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Cuánto vas a crecer

Para administrar tu empresa en cada fase es necesario que conozcas cuáles son los objetivos y por eso es importante saber cómo juega el crecimiento en cada una de tus etapas, es decir que tu business plan debe estar fundamentado en las etapas y en la posibilidad del crecimiento; sin embargo, recuerda que administrar un negocio mientras crece no es sinónimo de captar más dinero, sino que también se puede crecer para disminuir el riesgo de sustitución en el mercado, para tener más solidez o para captar la cuota justa de mercado.

El core

Para determinar cuánto vas a crecer es necesario que analices el mercado y pienses hasta qué momento será oportuno, rentable y óptimo exprimir el core de tu negocio. El core hace referencia al corazón de tu empresa, al punto en torno al cual giran todos tus esfuerzos, después de que logres exprimir al máximo el core de tu empresa podrás pensar en productos adyacentes al principal o explorar nuevas formas de satisfacer a tus clientes con productos relacionados, al fin y al cabo crecer empresarialmente es sinónimo de hallar nuevas oportunidades.

Crecer de forma orgánica

Crecer de forma orgánica es invertir en la misma medida en la que ganas, como entenderás es una de las formas más sanas de lograrlo, pero al final, administrar un negocio que crece orgánicamente implica que te fijes en la manera en la que ahorras en costos y para esto es necesario que analices una vez más si tu software te brinda la posibilidad de conocer en qué estás invirtiendo y en qué costos puedes disminuir presupuesto.

Alianzas

Otra de las formas de crecer es pidiendo ayuda o aprovechando las intenciones de alianza que quieran presentarte nuevos socios, si bien no es tan predictible determinar esto en tu business plan, sí podrías considerarlo como una opción de crecimiento a largo plazo de tu business plan.

Un plan de negocios en sí mismo no es suficiente, así que será necesario que lo mantengas actualizado y esto lo logras administrando el cumplimiento de las metas y pensando en qué te falta para que cada vez tu rendimiento sea aún mejor. Los software administrativos te dan la opción de generar reportes de manera fácil, para que sepas cómo va tu empresa y si estás cumpliendo los objetivos de tu plan de negocios.

La administración de personal

El éxito de las empresas está en la forma en como llevan su cultura organizacional; que los colaboradores se sientan a gusto con lo que hacen es clave para el cumplimiento de sus metas y objetivos. Por eso en esta sección te contamos cómo realizar una buena gestión de los recursos humanos.

La selección

Encárgate de encontrar colabores excelentes que cada día le aporten más a tu empresa. Los procesos de selección, a pesar de que son desgastantes en muchos casos, son la mejor forma de encontrar mentes y ejecutivos brillantes que te ayuden a crecer.

Nuestra recomendación es que tardes lo que sea necesario para encontrar al personal idóneo para cada tarea, dentro de las características para administrar a tu personal, ten presente:

1. definir el perfil de forma específica para funciones específicas;
2. realizar pruebas de conocimiento y experiencia puntual;
3. analizar qué puede aportarle al crecimiento de tu empresa;
4. que tu equipo de trabajo debe sentirse motivado con los nuevos integrantes.
5. comprobar los resultados que ha obtenido en empresas anteriores.

La confianza

David Ortiz, CEO de Siigo, asegura que los trabajadores trabajan al 100 % bajo presión, pero lo hacen un 200 % con confianza. Siigo, además de ser una de las empresas más sólidas del país, cuenta con una cultura organizacional en la que les brinda a sus colaboradores todo lo que necesitan para desempeñar su trabajo de manera óptima.

A nivel de instalaciones y gustos alimenticios, los colaboradores disfrutan de variedad de cafés, frutas, gaseosas, galletas, por nombrar algunos y además existe mucha flexibilidad para que los trabajadores desempeñen su trabajo, por ejemplo, trabajo desde casa y horarios flexibles, dependiendo de las necesidades; además, cuentan con planes de medicina, médico en casa y acceso directo a especialistas para que sus colaboradores no tengan pretexto de rendir a ese 200 %.

Probablemente si estás frente a una Mipyme careces de algunos recursos para darles a tus colaboradores muchos beneficios. El modelo de felicidad de Siigo lleva funcionando más de treinta años y la ha llevado a ser una empresa rentable y un paraíso laboral, pero si no tienes recursos, confía en tus colaboradores.

Delega lo que tú también puedes hacer

Una de las formas de administrar bien un negocio implica aprender a delegar. Cuando delegas lo que tú harías estás cediendo autoridad a tus colaboradores y confianza en ellos. Lo notarán y sabrán corresponder a esas grandes responsabilidades.

Decidir

Ricardo Ortiz cuenta que cuando sus colaboradores le preguntan qué hacer, él les responde… “¿usted qué haría?” Sea lo que sea, él les responde… “hágalo”. Si se equivocan aprenden para no volver a cometer errores y si no lo hacen, su decisión se toma como una buena práctica que se perfecciona con el tiempo. De esta manera, los trabajadores aprenden para la empresa y para la vida.
Es lógico, si lo piensas, no necesitas recursos para dejarlos decidir, además el ensayo-error es lo que todas las instituciones, por más pequeñas que sean, necesitan para crecer.
Los software administrativos te permiten tener un registro detallado de todos tus errores para mejorar prácticas y tener información sobre la cual puedes decidir, por eso es importante que a pesar de que sean tus colaboradores los que deciden, tengas registro de lo que haces para saber qué funciona y qué no.

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La supervisión

Por supuesto que no debes dejarlos a la deriva, es necesario que hagas un seguimiento cuidadoso del trabajo de tus colaboradores. Hoy existen programas que te permiten ver en tiempo real en qué están trabajando y cuál es el estado de sus tareas.

Estos programas te permiten sacar adelante tus grandes proyectos por medio de interacciones. A cada persona le puedes asignar un proyecto y  ver en qué etapa va, algunos de ellos son:

1. Trello
2. Wrike
3. Basecamp
4. Smartsheet
5. MS Project

Los cambios

Nada te hace crecer más que los cambios en todo sentido, por eso cuando consideres que un colaborador tiene un ritmo diferente al que tiene el resto de tu equipo será necesario que hagas cambios; estos no necesariamente hacen referencia a que integres a una nueva persona en reemplazo de las que no rinden, sino a que deberás considerar la posibilidad de variar las funciones para que se adapte a nuevos proyectos. Esto te permitirá tener un crecimiento mayor para tu empresa, no dejar que tu equipo caiga en atolladeros profesionales y a tus colaboradores les ayudarás a descubrir nuevas facultades

Administra tu negocio estandarizando procesos

Dejar que tus empresarios decidan es una de las formas más efectivas de estandarizar procesos. Si estás empezando a administrar tu negocio, es importante que los dejes decidir, para saber qué funciona y qué no. Después de que tengas procesos estandarizados te resultará posible medir los tiempos de ejecución y cuál es el orden de cada proyecto.

Par esto también es importante que utilices software de trabajo en equipo, pero esta vez estará bien si eres tú quien especifica qué se hace y en qué tiempos, con el fin de articular a todo tu equipo hacia un mismo objetivo.

Controla tus gastos con un software administrativo

Usar un software es una de las formas más efectivas de controlar tus gastos y este sí que es un aspecto importante para administrar tu negocio. Tener un registro de los gastos te permite calcular cuál es el costo real de tus productos o servicios, te ayuda a analizar de qué manera puedes disminuir costos y cuándo es el momento de dejar de invertir o gastar presupuestos en determinado bien o servicio.

Un software te ayuda a tener tus números en orden

Es importante que tengas tus cuentas de bancos al día, que tus centros de costos estén actualizados, que puedas contrastar los inventarios de tu negocio con la información que te arroja tu facturación y, en general, que todo se integre para que tengas el orden de tus finanzas.

Automatiza procesos para disminuir errores de administración

Los software administrativos y, en general, los programas para las empresas son una buena alternativa para ordenarlas, porque te permiten tomar decisiones no solo a nivel de procedimiento, sino también a nivel de resultados.

Automatizar tus procesos repetitivos es una de las maneras más útiles de restar trabajo operativo para dedicarte a pensar en lo más importante de tu empresa. Cuando implementas este tipo de soluciones en tu empresa logras disminuir los niveles de error y, por consiguiente, los datos son más exactos. Esto te permite saber cuál es el estado real de tu negocio para plantearte nuevos objetivos.

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Tu entorno económico

La última recomendación es que analices de qué manera puedes responder a tu entorno económico. Una buena administración te permitirá crecer y es por eso que las variables internas de tu empresa mantienen reciprocidad con el comportamiento de variables externas; por poner un ejemplo, los objetivos de tu equipo de producción debes plantearlos y administrarlos con base en la demanda  de tus clientes.

Para eso es importante que te capacites constantemente y que analices el mercado en el que estás. Algunas variables, como la competencia, la oferta, la dificultad de posicionamiento, entre muchas otras, serán necesarias para que administres con eficiencia tu negocio.

Para concluir, es necesario que la administración de tu negocio sea una articulación de varios procesos internos, de modo que tengas el control de todas las áreas sin necesidad de hacerlo todo tú mismo; es decir que entre más visión periférica tengas de lo que hace tu empresa, interna y externamente, mejores datos tendrás para administrar.

Por último, puedes descargar los resultados de la encuesta nacional aplicada a los empresarios que usan Siigo para que conozcas de primera mano lo que dicen de nuestro software: