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¿Cómo elegir el mejor programa de nómina para tu empresa?

Un programa de nómina eficiente garantiza el cumplimiento legal y mejora la operación de tu empresa. En esta guía te mostramos el top 5 de software de nómina en Colombia para ayudarte a elegir la mejor opción según tu negocio.

¿Qué tanto te puede servir un programa de nómina?

Un programa para hacer nómina disminuye los errores y evita sanciones por el incumplimiento de las obligaciones legales laborales. El Ministerio de Trabajo ha creado dependencias específicas que se encargan de verificar el cumplimiento de los empleadores. Colabora es un ejemplo de institución que se encarga de velar por el trabajo digno y con las remuneraciones necesarias.

En muchos casos, las irregularidades en el pago de la nómina se generan por errores humanos y por esto surgieron los programas para hacer la nómina en las empresas. Tanto las mipymes como las empresas de más de 10 trabajadores han desarrollado sus propios sistemas o han adquirido un software que les permita disminuir estos errores que cualquier gerente, contador o analista financiero puede cometer.

Siigo lleva perfeccionando su Software Administrativo más de 30 años e incluye un Sistema de Nómina Electrónica que maneja información exacta, que jamás se descuadra, algo esencial cuando se tiene el propósito de cumplir con los salarios de tus colaboradores.

Hoy vamos a darte varios consejos que te pueden servir a la hora de elegir el software de nómina electrónica que te ayude en este proceso y más razones para entender por qué facilita la gestión empresarial.

Características clave del programa de nómina

Un software de nómina eficiente debe ofrecer:

• Cumplimiento legal actualizado: alineado con la normativa laboral colombiana, incluyendo el soporte para el envío a la DIAN.
• Escalabilidad: apto para pequeñas, medianas o grandes empresas.
• Automatización de tareas: cálculo de salarios, prestaciones, deducciones, retenciones y aportes a seguridad social.
• Seguridad de la información: protección de datos personales y respaldo en la Nube.
• Soporte técnico: asistencia oportuna, idealmente en español y con enfoque local.

Funcionalidades del programa de nómina

Más allá de gestionar pagos, un buen programa debe facilitar:

• Creación automática del desprendible de nómina.
• Cálculo de horas extras, recargos, vacaciones, incapacidades y liquidaciones.
• Gestión de novedades mensuales como licencias, comisiones o bonificaciones.
• Generación y envío de nómina electrónica a la DIAN, cumpliendo con las exigencias de ley.
• Integración con otras áreas como contabilidad, recursos humanos y facturación electrónica.

Top 5 de los mejores programas de nómina en Colombia

Aquí te presentamos 5 de los software más destacados por su funcionalidad, soporte y cumplimiento normativo en Colombia:

1. Siigo Nómina Electrónica

Este es un software administrativo robusto con más de 30 años en el mercado colombiano. Su sistema de nómina electrónica está certificado por la DIAN y es ideal para empresas que buscan cumplir la normativa sin complicaciones, especialmente las mipymes.
Especializado en envío de nómina electrónica certificado ante la DIAN.

• Ideal para mipymes.
• Soporte en la Nube y actualizaciones automáticas.
• Cálculo preciso y cumplimiento garantizado.
• Incluye módulo contable y de facturación.

2. Alegra Nómina

Alegra ofrece una solución intuitiva y asequible para pequeñas empresas. Su enfoque está en facilitar el cálculo y pago de nómina de manera rápida, sin sacrificar el cumplimiento legal.

• Enfocado en pequeñas empresas y emprendimientos.
• Interfaz sencilla, permite calcular sueldos, liquidaciones y generar desprendibles.
• Gestión completa del proceso de nómina electrónica.
• Compatible con dispositivos móviles.

3. TNS Payroll

TNS Payroll es una herramienta especializada para empresas de tamaño medio y grande. Ofrece control detallado de procesos de nómina complejos y un enfoque integral para el área de recursos humanos.

• Orientado a empresas medianas y grandes.
• Módulos avanzados para gestión de recursos humanos.
• Automatización de deducciones, incapacidades y vacaciones.
• Generación masiva de desprendibles y archivos XML para la DIAN.

4. Kactus-HCM

Kactus-HCM es un software integral tipo ERP centrado en la gestión humana. Su versatilidad lo hace ideal para compañías con estructuras amplias y necesidades de personalización.

• Software integral con ERP y RR. HH.
• Personalizable para empresas grandes o con múltiples sedes.
• Control exhaustivo de novedades de nómina.
• Alto nivel de seguridad y cumplimiento legal actualizado.

5. Nominapp

Nominapp es una solución práctica y amigable para empresas pequeñas que buscan automatizar su nómina con un sistema fácil de usar, accesible desde cualquier lugar.

• Popular por su facilidad de uso y su plan gratuito para pequeñas empresas.
• Permite el envío de nómina electrónica fácilmente.
• Funcionalidades como control de vacaciones, cesantías y desprendibles en PDF.
• Excelente atención al cliente.

Tipos de programas de nómina según el negocio

Software de nómina para mipyme

En el caso de que sea pequeña, lo que necesitas es un software de nómina que cuente con módulos o herramientas que se ajusten al tamaño de tu empresa; esto se debe a que las mipymes y los pequeños comerciantes no necesitan plataformas de gran tamaño y que cuenten con muchas funciones, porque los procesos generalmente son los mismos y, cuando cambian, es innecesario aplicarlos a cientos de trabajadores de forma masiva.

Si eligieras un programa muy grande para tu pequeña empresa, con seguridad estarías perdiendo dinero; a pesar de que las funcionalidades sean útiles, el desperdicio de dinero sería absurdo, además porque puedes migrar la información sin complicaciones hacia plataformas más robustas cuando tu empresa crezca. Por ahora podrías ahorrar costos innecesarios.

Software de nómina para grandes empresas

Pero si tu empresa es muy grande, será insuficiente un programa de funcionalidades básicas, pues todos los meses se presentan novedades de nómina, periodos de vacaciones para muchos trabajadores, incapacidades, despidos, incentivos económicos, comisiones, entre muchas otras, y será importante que pienses en sistematizar todos estos pagos para evitar inconvenientes con tus trabajadores. No es suficiente con realizar una liquidación de nómina en Excel.

En este tipo de empresas, además de un software robusto, son necesarias muchas manos profesionales que manejen la información adecuadamente, analicen resultados y además te garanticen un adecuado rendimiento, pues un pequeño error puede multiplicarse en el número de tus trabajadores y, peor aún, el número de multas o sanciones.

¿Qué buscar en un software de nómina?

Cumplimiento legal y normativo

El programa que elijas debe seguir paso a paso las normas y leyes establecidas en nuestro país para este tipo de función. Debes tener presente que existen muchos programas internacionales que cumplen con las tareas, pero en muchos casos no cumplen con los requisitos colombianos; esto se debe a que las normas de todos los países son diferentes.

Por esta razón es muy importante que el sistema de nómina que elijas cumpla con todos los requisitos que exige la Ley en Colombia y que se actualice si se llegara a presentar alguna modificación en la legislación.

Te recomendamos ver los requisitos para nómina electrónica

Actualizaciones periódicas

La actualización periódica es una de las ventajas de un software en la Nube, ya que todos los cambios del sistema que puedan provocarse a partir de iniciativas legales se adicionan automáticamente en todos los software. En nuestro caso son gratuitas tanto para el software administrativo como para el software de facturación electrónica.

Funciona así: Siigo hace la modificación en la programación del software y esa actualización se replica en todos los empresarios que adquirieron el software, por eso cumplir con los requisitos legales es tan fácil cuando usas Siigo; a veces, muchos empresarios desconocen la normatividad y se enteran de actualizaciones legales gracias al software.

Enfoque en las funciones de tu empresa

Para el caso de todas las empresas de gran tamaño que cuentan con cientos o miles de trabajadores y que, por consiguiente, cuentan con muchas áreas, el sistema integrado ERP puede ser la mejor solución para ellas.  No obstante, este tipo de programas, por lo general, son muy amplios, lo que hace que en realidad les sirva a empresas de gran tamaño, y a las personas que las dirigen; esto quiere decir, a los jefes de áreas y a los gerentes.

Tener en cuenta herramientas especializadas y otras soluciones alternas, que son más económicas, es ganar terreno en la elección de un programa, ya que además atienden tareas puntuales como las remuneraciones o la facturación electrónica. 

Implementación y funcionamiento fáciles

Un factor al que le debes prestar mucha atención es lo difícil que te parezca implementarlo en tu empresa, la adaptación y su puesta en marcha.

En muchos casos, la instalación de estos tipos y plataformas requiere de bastante tiempo, ya sea varias semanas o meses; esto es algo que las empresas no pueden permitir, ya que obstaculiza el fluir de su operación.

En algunos otros casos es necesaria la presencia y asesoría de consultores especializados que se encarguen de verificar si la plataforma funciona de forma correcta en todos los equipos de la compañía.

Este problema te lo evitas con un software en la Nube al que puedas acceder desde cualquier lugar sin problema y sin necesidad de que esté instalado en un computador específico.

Tipos de sistema de pago de nómina

Aquí resumimos los principales formatos disponibles para gestionar el pago de la nómina. En Colombia, se liquida la nómina de diferentes formas; aquí te enviamos algunas que te pueden ayudar en tu empresa. Solo ten presente comparar el costo-beneficio y la disminución del error.

Archivo de Excel

Este con seguridad es lo primero que se nos aparece en la mente al momento de distribuir y ordenar el pago de salarios. La diferencia entre llevar nómina en Excel y utilizando un software la encuentras aquí: liquidación de nómina en Excel.

Este archivo es bueno para aquellas empresas de pequeño tamaño que cuentan con un número pequeño de trabajadores y que saben que la vida útil de su empresa es inferior a dos años; esto se debe a que permite tener un manejo adecuado de cálculos y cifras, pero considerando que en tu empresa laboren pocas personas y tu proyección sea de menos de 24 meses.

Te recomendamos ver: formato de nómina que debe contener y cómo puedo generarlo.

¿Por qué puede ser complicado llevar tu nómina en un archivo de Excel?

Aunque Excel es una herramienta accesible, no está diseñada para gestionar nóminas con muchos empleados. Requiere fórmulas manuales y no se integra con sistemas de pago, lo que aumenta el riesgo de errores y retrasa el proceso si hay que rehacer cálculos.
Además, no ofrece respaldo legal ni trazabilidad. Todo depende del manejo interno del contador o del área de RR. HH., lo que puede generar desorden y falta de control. Por eso, a largo plazo, no es la mejor opción para cumplir con el envío de nómina electrónica de forma eficiente.

Tipos de sistema de pago de nómina

Sistema de remuneración instalado

• Requiere compra e instalación de licencia en equipos específicos.
• Ofrece privacidad y control interno, pero depende de servidores propios y personal técnico.
• Suele tener tecnología desactualizada. No permite acceso remoto.

Sistema de nómina online

• Accesible desde cualquier dispositivo con Internet.
• Actualizaciones automáticas, sin necesidad de técnicos.
• Permite respaldo en la Nube y recuperación rápida de información.
• Ideal para empresas que buscan flexibilidad, soporte inmediato y cumplimiento con el envío de nómina electrónica.

Sistemas desarrollados internamente

• Diseñados a medida por la propia empresa.
• Total control y personalización, pero alto costo y dependencia del equipo de desarrollo.
• Requiere actualizaciones constantes para ajustarse a la ley.

Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)

• Solución integral con múltiples módulos (RR. HH., finanzas, nómina).
• Costoso y complejo; pensado para empresas grandes con operaciones extensas.
• No es viable si solo se necesita un módulo de nómina.

La elección del programa de nómina ideal dependerá de varios factores, como el número de empleados, el presupuesto disponible, el nivel de automatización que buscas y la necesidad de integración con otras áreas. Lo más importante es que cumpla con la normatividad local, sea fácil de implementar y permita el envío de nómina electrónica de forma segura.

Antes de tomar una decisión, considera hacer una prueba gratuita o consultar al proveedor para validar si la solución se ajusta a las necesidades específicas de tu empresa. Recuerda que una buena elección hoy evitará errores, sanciones y sobrecargas operativas mañana.

Entonces, ¿qué programa de nómina elegir?

No existe una única respuesta correcta: la mejor elección será aquella que se adapte al tamaño de tu empresa, al nivel de automatización que necesitas y a tu presupuesto. Lo ideal es optar por una solución que te ofrezca flexibilidad para crecer, que cumpla con los requisitos legales colombianos y que se integre fácilmente con otras áreas del negocio, como contabilidad y facturación.
Tómate el tiempo para comparar opciones, analizar funcionalidades y, si es posible, probar versiones demo. Un programa de nómina adecuado no solo optimiza procesos, también te brinda seguridad, control y la capacidad de tomar decisiones informadas.