EMPRESARIO | 10 MINUTOS DE LECTURA

Programas para hacer nómina

Un programa para hacer nómina disminuye los errores y evita sanciones penales por el impago de obligaciones legales a los trabajadores. El Ministerio de Trabajo, ha creado dependencias específicas que se encargan de verificar el cumplimiento de los empleadores. Colabora es un ejemplo de institución que se encarga de velar por el trabajo digno y con las remuneraciones necesarias.

En muchos casos las irregularidades en el pago de la nómina (ver que es una nomina de pago) se generan por errores humanos y por esto surgieron los programas para hacer la nómina en las empresas. Tanto las Mipyme, como las empresas de más de diez trabajadores han desarrollado sus propios sistemas o han adquirido un software que les permita disminuir estos errores que cualquier gerente, contador o analista financiero puede cometer.

Siigo lleva perfeccionando su software administrativo más de treinta años e incluye un sistema de nómina que maneja información exacta, que jamás se descuadra, algo esencial cuando se tiene el propósito de cumplir con los salarios de tus colaboradores. Por esta razón vamos a darte varios consejos que te pueden servir a la hora de elegir la herramienta adecuada como el software nomina electrónica que te ayude en este proceso y más razones para entender por qué facilita la gestión empresarial.

¿Qué tanto te puede servir un programa de nómina?

Lo primero antes de todo es considerar si el sistema que vas a elegir es el más adecuado teniendo en cuenta el tamaño de tu empresa.

Software de nómina para Mipyme

En el caso de que sea pequeña, lo que necesitas es un software de nómina que cuente con módulos o herramientas que se ajusten al tamaño de tu empresa; esto se debe a que las Mipyme y los pequeños comerciantes no necesitan plataformas de gran tamaño y que cuenten con muchas funciones, porque los procesos generalmente son los mismos y cuando cambian es innecesario aplicarlos a cientos de trabajadores de forma masiva.

Si eligieras un programa muy grande para tu pequeña empresa con seguridad estarías perdiendo dinero, a pesar de que las funcionalidades sean útiles, el desperdicio de dinero sería absurdo, además porque puedes migrar la información sin complicaciones hacia plataformas más robustas cuando tu empresa crezca. Por ahora podrías ahorrar costos innecesarios.

Software de nómina para grandes empresas

Pero si tu empresa es muy grande, será insuficiente un programa de funcionalidades básicas, pues todos los meses se presentan novedades de nómina, periodos de vacaciones  para muchos trabajadores (ver: formula para liquidar vacaciones), incapacidades, despidos, incentivos económicos, comisiones, entre muchas otras y será importante que pienses en sistematizar todos estos pagos para evitar inconvenientes con tus  trabajadores. No es suficiente con realizar una liquidación de nomina en Excel

En este tipo de empresas, además de un software robusto son necesarias muchas manos profesionales que manejen la información adecuadamente, analicen resultados y además te garanticen un adecuado rendimiento, pues un pequeño error puede multiplicarse en el número de tus trabajadores y, peor aún, el número de multas o sanciones.

Es importante que tu sistema de nómina cumpla con lo que pide la Ley

El programa que elijas debe seguir paso a paso las normas y leyes establecidas en nuestro país para este tipo de función. Debes tener presente que existen muchos programas internacionales que cumplen con las tareas, pero en muchos casos no cumplen con los requisitos colombianos esto se debe a que las normas de todos los países son diferentes.

Por esta razón es muy importante que el sistema de nómina que elijas cumpla con todos los requisitos que exige la Ley en Colombia y que se actualice si se llegara a presentar alguna modificación en la legislación.

Te recomendamos ver los requisitos para nomina electrónica

La actualización periódica es una de las ventajas de un software en la Nube, ya que todos los cambios del sistema que puedan provocarse a partir de iniciativas legales se adicionan automáticamente en todos los software. En nuestro caso son gratuitas tanto para el software administrativo como el software de facturación electrónica.

Funciona así: Siigo hace la modificación en la programación del software y esa actualización se replica en todos los empresarios que hayan comprado el software, por eso cumplir con los requisitos legales es tan fácil cuando usas Siigo; a veces, muchos empresarios desconocen la normatividad y se enteran de actualizaciones legales gracias al software.

Busca un sistema de nómina especializado en las funciones de tu empresa

Para el caso de todas las empresas de gran tamaño que cuentan con cientos o miles de trabajadores y que por consiguiente cuentan con muchas áreas, el sistema integrado ERP puede ser la mejor solución para ellos. No obstante, este tipo de programas por lo general son muy amplios lo que hace que en realidad les sirva a empresas de gran tamaño, y a las personas que las dirigen, esto quiere decir, a los jefes de áreas y a los gerentes.

Tener en cuenta herramientas especializadas y otras soluciones alternas, que son más económicas, es ganar terreno en la elección de un programa, ya que además atienden tareas puntuales como las remuneraciones o la facturación electrónica. 

Ten presente cómo se implementa y funciona

Un factor al que le debes prestar mucha atención es lo difícil que te parezca implementarlo en tu empresa, la adaptación y su puesta en marcha.

En muchos casos la instalación de estos tipos y plataformas requieren de bastante tiempo ya sea varias semanas o meses, esto es algo que las empresas no pueden permitir ya que obstaculizan el fluir de su operación.

En algunos otros casos es necesaria la presencia y asesoría de consultores especializados que se encarguen de verificar si la plataforma funciona de forma correcta en todos los equipos de la compañía.

Este problema te lo evitas con un software en la Nube al que puedas acceder desde cualquier lugar sin problema y sin necesidad de que esté instalado en un computador específico.

Tipos de sistema de pago de nómina

En Colombia, se liquida la nómina de diferentes formas, aquí te enviamos algunos que te pueden ayudar en tu empresa. solo ten presente comparar el costo-beneficio y la disminución del error.

Archivo de Excel

Este con seguridad es lo primero que se nos aparece en la mente al momento de distribuir y ordenar el pago de salarios. La diferencia entre llevar nómina en Excel y utilizando un software la encuentras aquí: liquidación de nomina en Excel

Este archivo es bueno para aquellas empresas de pequeño tamaño que cuentan con un número pequeño de trabajadores y que saben que la vida útil de su empresa es inferior a dos años; esto se debe a que permite tener un manejo adecuado de cálculos y cifras, pero considerando que en tu empresa laboren pocas personas y tu proyección sea de menos de 24 meses.

Te recomendamos ver formato de nomina que debe contener y como puedo generarlo.

¿Por qué puede ser complicado llevar tu nómina en un archivo de Excel?

Llevar tu nómina en un archivo de Excel puede ser complicado a la hora de diligenciar campos, y establecer varias fórmulas en distintas áreas, esto puede llegar a estresarte en el momento que tienes una planilla con decenas o cientos de trabajadores, y con seguridad esta tendrá un tamaño más grande.

Por otro lado, las hojas de cálculo en las que trabajas no cuentan con un respaldo legal, por esta razón quedan en manos de la empresa, del contador o del área de recursos humanos para que haya una supervisión de cada registro. Esto podría generar desorden, gracias a la rotación que sufren los documentos o que se confíen tareas entre personas que al final nadie resuelve.

En el caso de que te equivoques, con seguridad vas a tener que realizar los cálculos de nuevo y, a pesar de que es la herramienta para calcular los pagos, no es posible que se integre con el proceso de pago, lo que acarrea trabajo y tiempo extra.

A pesar de que esta es una herramienta que está al alcance de todos, podría complicarte, más allá de darte soluciones a la hora de pagar tu nómina electrónica.

Sistema de remuneración instalado

Este sistema requiere que compres una licencia por cierto tiempo para que puedas utilizar el sistema de nómina. Luego de que tengas la licencia puedes instalar el programa en los computadores que necesites y luego vas a recibir las respectivas actualizaciones, como se realiza con cualquier programa que se instala en un computador.

Beneficios de estos sistemas

Desarrollo y manejo propio

Su principal beneficio es que cuenta con la posibilidad de que los desarrolladores los operen de forma autónoma, además puedes recibir mantenciones de una empresa que cuenta con una amplia experiencia en esta área.

Privacidad de la información

Otras de las ventajas con las que cuenta es que garantiza la confidencialidad y la seguridad, esto se debe a que los datos son manejados por el mismo cliente. Pero una de sus grandes desventajas es la necesidad de que tu empresa cuente con un servidor propio y con el personal técnico calificado para realizar la mantención.

Las desventajas

1. Código de desarrollo antiguo

Esta es una de las modalidades más utilizadas para el pago de la nómina en nuestro país, debido a que fue la primera en solucionar este problema a las Pyme, pero por esto mismo las empresas que prestan este servicio suelen estar un poco desactualizadas o usar métodos de desarrollo anticuados que no responden a la demanda del mercado y a la hora de generar actualizaciones de sistema operativo se ven limitadas o tardan demasiado tiempo.

2. instalación local

A pesar de esto, la principal desventaja, en comparación con otros tipos de programas más actualizados es que no puedes acceder al sistema desde otro computador que no cuente con el programa instalado, cosa que sí ofrecen los sistemas de nómina online.
Si deseas hacer cambios o trabajar en la realización de tu nómina fuera de tu oficina no lo vas a poder hacer, de esta forma te encontrarás limitado a un lugar determinado y a un computador en especial.

Sistema de nómina online

Estos son los sistemas que se encuentran alojados en servidores de internet, a estos se accede de forma muy fácil, lo único que tiene que hacer es tener una conexión a internet desde tu computador o dispositivo móvil, además cuentan con un soporte técnico, lo que hace que sea muy seguro, funcional y se pueda acceder de forma fácil.

Ventajas de los sistemas de nómina electrónica en la nube

1. Su principal ventaja es que no están limitados a un equipo específico, debido a que se puede acceder a ellos de y a la información desde el lugar que queramos siempre y cuando contemos con una conexión a internet.
2. Otra ventaja es que no vas a necesitar el apoyo de especialistas e informáticos, aunque en Siigo te garantizamos soporte ilimitado sin pagar de más por las inquietudes, configuraciones o limitaciones que puedan presentarse mientras usas tu sistema de nómina.
3. Los datos se encuentran externalizados, esto con seguridad te va a brindar una mayor seguridad y para eso es importante que sepas cómo funciona un software de nómina que está en la nube.

En casos de emergencia, si tienes tu información en línea, el proceso de recuperación de tu información va a ser más fácil en comparación a los casos en los que el almacenamiento es interno, pues cuentas con un equipo de soporte técnico que se encuentra especializado y dispuesto a solucionar cualquier problema que tengas.

Los sistemas de nómina online son los que se están tomando las empresas en Colombia debido a sus grandes facilidades, el soporte inmediato y a sus precios, con seguridad son los que están desplazando otros tipos de sistemas en lo que refiere al pago de los salarios.

¿Pensando en adquirir un software para liquidar tu nómina fácilmente? Descarga el siguiente ebook y sigue las recomendaciones para elegir el mejor:

Sistemas desarrollados internamente

Es una alternativa en donde las empresas mismas son quienes diseñan su propio sistema de nómina, teniendo en cuenta las necesidades que tienen y abarcando desde las funciones más complejas y específicas hasta las más sencillas. Esto te hace responsable de todo el proceso interno de la compañía para conseguir la información de lo que necesitas para desarrollar las funcionalidades y plantillas, así como de la implementación y el desarrollo del sistema.

Si está bien implementado y diseñado no existe algo más beneficioso para una empresa, pero esto hace que la compañía dependa totalmente del equipo de desarrollo y pueden llegar a presentar desventajas a la hora de realizar procesos de cálculo en comparación con las funciones complementarias que brindan los programas de los proveedores especializados en le tema.

Otro tema por considerar es la gran inversión que implica un desarrollo propio y la actualización constante para estar al día con los requisitos de Ley,
Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o también conocido como planificador de recursos empresariales, estos son sistemas que se han creado para las empresas de gran tamaño, debido a que cuentan con múltiples funcionalidades. Aquí puedes ver qué resulta más funcional a la hora de hablar de Sistemas ERP en el contexto colombiano.

Estos sistemas deben ser instalados en equipos o áreas completas, lo que sin duda y en la mayoría de las ocasiones toma mucho tiempo. Pero son capaces de abarcar un gran número de tareas y áreas, en lo que el pago de la nómina es solo uno de los tantos módulos de posibilidades que te ofrecen. Teniendo en cuenta esto es prácticamente imposible que contrates solo un módulo o la herramienta para el pago de los salarios con este tipo de sistema.

Gracias a su gran número de funcionalidades especializadas y específicas y a que puede ser capaz de procesar mucha información de diferentes áreas, cuenta con un precio muy elevado por lo que solo las empresas de gran tamaño logran sacarle todo el provecho sin desperdiciar un recurso.

Tercerización de los pagos de nómina

Los outsourcing es una solución para que puedas gestionar el pago de tu nómina, con seguridad estas empresas utilizan alguna de las modalidades que describimos con anterioridad. Lo que hace que te desentiendas por completo de la tarea operacional y recibas informes de manera periódica para que sepas sobre todos los movimientos de tu compañía.

La tercerización de los servicios de pago de nómina puede presentar varios problemas entre esto se pueden evidenciar la falta de privacidad en tu información, debido a que se entrega a un tercero, y que no vas a contar con la información que necesitas de forma inmediata.

Nuestra recomendación es que tomes el tiempo necesario para decidir cuál es la manera más inteligente de liquidar tu nómina y que, por supuesto se integre con otras áreas de tu empresa, como gastos y facturación para que tengas un control total y detallado que te permita tomar decisiones.